董事会会议文件制作的标准(完整版)

-----集团成员企业董事会会议文件制作标准

（完整版）

一、目的与适用范围

（一）为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。

（二）本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。

二、董事会文件内容要求

（一）-----集团所属企业董事会会议文件包括但不限于以下文件：

1.会议通知；

2.委托其他董事代为出席的授权委托书；

3.会议签到簿；

4.会议议程；

5.议案及其附件；

6.董事会会议纪要及决议。

（三）授权委托书（参见附件三）应当载明：

1.委托人和受托人姓名、身份证号码；

2.授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；

3.授权时效；

4.委托人签字。

（四）会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

（五）会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

（七）议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。

（八）会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：

1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

3.会议议程；

4.议案汇报人的汇报意见；

5.董事发言要点；

6.每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；

7.列席监事与列席总经理的意见；

8.其它需要记录的情况。

（九）董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：

1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

3.决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。

董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。

决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。

董事会临时会议决议的命名在每届董事会内依次连续排序（参见附件九）。

（十）纪要与决议的区别

纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：

（十一）提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。

（十二）签署

于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。

注意事项：

1.文件为数页，须页签。

2.受他人委托代行签字的，应署【受托人名字】+“代”字样，并附授权委托书。

3.

三、会议命名规则

各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如

四、董事会文件制作与归档要求

（一）####集团对所属企业董事会会议文件制作的基本要求：

内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

（二）会议文件页面基本参数设置采用Microsoft Office Word 2003软件默认设置参数：

1.纸张大小：A4；宽度21 cm/高度29.7cm；

2.页面设置：页边距上2.54cm/下2.54cm/ 左

3.17cm/ 右3.17cm；行距1.5倍；

3.装订线：0cm，装订线位置为左侧；

4.方向为纵向；

5.页眉距边距：1.5cm 页脚距边距：1.75cm；

6.两端对齐，段前0行，段后0行，行距1.5倍，段落间不空行，段落间距为零，不

加任何背景色；

7.字体：宋体。

（三）除“标识”或特殊要求及用途外，文件所有文字一律采用黑色、简体字。

（四）在不影响议案的完整性和不致引起阅读不便的前提下，提案人可以采用相互引证的方法，对各相关部分的内容进行适当的技术处理，以避免重复和保持文字简洁。

（五）议案正文应以文字说明为主，表格、图片展示为辅。图纸、图片、照片、表格、可独立存在的文件等不便于在正文显示的，可做成附件。

（六）附件的制作要求如下：

附件中的图表如规格超出A4纸页面范围的，在装订时，应在不影响阅读的前提下，将其折叠在A4纸页面范围内，以保持会册外观整齐规范；如果附件较多，也可以另行装订成册。装订成册后的附件，其封面可以比照会册封面样式制作，并在封面中央加注“附件”字样。

（七）会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。

（八）每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。

（九）企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。方请报送办公室统一管理。

（十）公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

五、执行时间

本标准自颁发之日起执行。

附件一、会议通知

附件二、回执

附件三、授权委托书

附件四、会议签到簿

附件五、会议议程

附件六、董事会会议议案

附件七、会议纪要

附件八、会议决议

附件九、临时会议决议

附件十、会册封面

附件十一、目录

附件一

关于召开_______________公司

第_____届董事会第_____次会议的通知

各位董事：

兹决定召开_______公司第__ _届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下：

一、主持人：

二、召开时间：_____年__ 月____日

三、召开地点：

四、参会人员：[人员名单]

五、列席人员：

（一）监事：[人员名单]

（二）会议记录人员

（三）公司邀请的其他人员

六、拟审议事项：

（一）[议题描述]；

（二）[议题描述]；

（三）[议题描述]；

（四）[议题描述]；

（五）[议题描述]；

（六）[议题描述]；

（七）[议题描述]；

（八）[议题描述]；

（九）[议题描述]；

（十）……

七、注意事项：

（一）本次会议应由董事本人出席，如因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。

（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。

（三）请填写《回执》、《授权委托书》（需授权董事签名）并在召开会议时交回会议联系人。

（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董事能提前审阅会议的所有议案，并尽可能在会前形成一致意见。

八、联系方式：

姓名：

地址：

电话：

传真：

特此通知，敬请准时出席会议。

_____ ________公司

召集人签名：

_____年___月___日

附：

一、《会议回执》；

二、《授权委托书》。

附件二

回执

_____________有限公司：

关于公司召开第届董事会第次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。

签署：

日期：二〇年月日

附注：

一、请用正楷书写中文全名。

二、首次出席会议的人员，请附上身份证复印件。

三、委托代理人出席的，请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。

附件三

授权委托书

兹委托先生/女士（身份证号码：）代表本人，出席公司第届董事会第次会议，并代为行使表决权。

本授权委托书自本人签字后起生效，至上述会议结束时终止。

委托人签名：

委托日期：二〇年月日

附件四

_______________________公司

第___届董事会第___次会议签到簿

附件五

会议议程

会议时间：______年____月____日

会议地点：

会议主持：

参会人员：董事会成员

列席人员：

（一）监事：

（二）董事会秘书：

（三）公司邀请的其他人员：

议程及安排：

一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。

二、主持人介绍到会人员，宣布大会开始。

三、主持人宣读董事委派函、监事委派函（如有）。

四、审议《关于的议案》[发言人]

五、审议《关于的议案》[发言人]

六、审议《关于的报告》[发言人]

七、审议……

[发言人]

八、与会董事签署会议决议和会议记要。

附件六

议案______

关于__________的议案

各位董事：

提议，……(希望董事会做出某种行动：听取报告；批准预算、拨款；任免人事、修改章程、委托事项……)。

（概述事由，支持资料或文件作为附件并予以注明）。

以上，请予审议。

附：1、支持资料或文件

二〇年月日议案______

_______年度工作报告及______年经营计划

各位董事：

提议，批准以下年度工作报告及年经营计划。

一、上年度董事会决议执行情况

(针对上一年度企业董事会（包括定期会议和临时会议）作出的重要决议，逐项说明执行情况……)

二、主要经营指标完成情况

（以文字形式简要分析增长或减少的原因……）

三、重大事项报告

(对年度公司在安全生产、工程建设、财务管理、用户发展、客户服务、制度建设、人力资源等方面发生重大事项作出说明……)

（一）工程项目建设情况

包括：管理制度存在的问题、改善计划及执行情况；

人员素质培训存在的问题、改善计划及执行情况；

年度计划完成情况，管网改造、建设项目及运行管理年度计划及执行情况、在建工程

运行管理工作情况总结；

（二）财务管理工作情况

……

四、存在的主要问题

(分析企业所处的市场环境现状和即将发生的变化，分析公司在安全生产、工程建设、用户发展、客户服务、制度建设、人力资源等方面存在哪些不足和需要改进的地方……)

五、20 年度经营计划

（一）经营目标

（二）20 年度的工作安排

（为达成以上目标，企业将在安全生产、财务管理、工程建设、市场拓展、客户服务、制度建设、人力资源等方面采取哪些配套措施……）

以上，请予审议。

二

〇年月日议案______

关于制定__________制度的议案

各位董事：

提议，批准《制度名称（草案）》，并授权_____签署后发布。

概述《制度名称（草案）》重点内容。具体内容请参阅附件。

以上，请予审议。

附：1、《制度名称（草案）》

二

〇年月日

议案______

关于任命（职务名称）的议案

各位董事：

提名________先生/女士（身份证号码：）担任（职务名称）。

（概述事由，如：前任离职或新增职位）。

________先生/女士的基本情况如下：（或先生/女士基本情况请参阅附件。）以上，请予审议。

附： 1、《先生/女士简历》

二〇年月日

议案______

关于免去______先生/女士（职务名称）的议案

各位董事：

提议，免去_______先生/女士（职务名称），即时生效。

（概述事由）。

以上，请予审议。

二〇年月日

议案______

关于批准组织机构设置和岗位编制的议案

各位董事：

提议，批准以下组织机构设置和岗位编制方案，并授权签署后发布。

一、组织架构图

……

二、部门职责（概述）

……

三、岗位分类与职级划分（概述）

……

四、人员编制（概述）

公司编制为名。其中：高级管理人员名。

具体内容请参阅附件方案（包括设置和调整前后的对比说明）。

以上，请予审议。

附：1、《组织机构设置及岗位编制方案》

二

〇年月日议案______

关于批准公司______年度工资总额的议案

各位董事：

提议，批准公司_____年度工资总额预算，并授权签署后执行。

公司_____ 年度工资总额预算为元。预计_____ 年在岗正式员工人，较上一年度新增人。工资总额的项目构成如下：

备注：其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。

（预算编制说明）

以上，请予审议。

二〇〇年月日议案

关于批准发放年度奖金的议案

各位董事：

提议，批准发放年度奖金元，其中：经营班子发放元，员工发放元。

公司20 年度实现净利润元，较上年增长元。

以上，请予审议。

二〇年月日议案

年度财务决算报告

各位董事：

．．．．．．，向董事会报告年度财务决算情况，请审议。

一、主要经营指标

二、盈利情况

（一）销售情况分析

3

（二）成本情况分析

（以文字形式简要说明最近两年的单位成本变动的原因……）

（三）费用分析

年，公司共发生费用总额万元，较上年增（减）万元，较预算比超支（节约）__%。

（对变化较大或超出预算较大的项目作出文字说明……）

（文字说明本年用户发展和单位报装价变化情况，分析各项因素对报装利润的影响比率……）

（五）利润完成情况

（20××年，完成净利润××元，与上年实际、本年预算相比，增（减）%，影响利润较大的因素是……）

三、资产及负债情况

（一）资产负债状况：

1、总体状况分析

（简要分析公司总资产、净资产、总负债增减金额、幅度，说明变化的主要原因……）

2、主要项目分析

四、现金流量情况

20××年年初货币资金余额××万元，年末货币资金余额××万元，增加（减少）×× 万元，增加（减少）的主要原因为：

1、经营活动现金流量净增额××万元。对金额较大的主要事项作出说明…….

2、投资活动现金流量净减额××万元。对金额较大的主要事项作出说明…….

3、筹资活动现金流量净增额××万元。对金额较大的主要事项作出说明…….

五、财务制度执行情况

（逐项检查审计建议的整改情况与集团颁布的有关财务制度落实情况，对执行情况较差的说明原因。如果会计师事务所对本年度财务报告出具了非标准无保留意见的审计报告，则需要对审计报告所涉事项详加说明……）

六、重大事项申请

（对年终财务决算中的待处理帐务，如资产盘点损益、坏账核销及资产处置等问题提出处理意见，将“坏账核销申请表”、“存货盘点表”或“资产报废申请表”附件，请董事会审批……）

以上，请予审议。

二〇年月日

附：

1、审计报告

2、资产负债表

3、损益表

4、现金流量表

5、所有者权益（股东权益）变动表

6、报表附注

7、销售明细表

8、费用明细表

9、坏账核销

10、存货盘点表

11、资产报废申请表

议案

年度财务预算报告

各位董事：

……，向董事会报告20××年度财务预算情况，请审议。

一、预算编制依据

（一）报表主体范围（如果合并报表范围变化，需说明）

（二）产品销售价格变化假设，如：气价维持与年的水平，或较年增（减） %；

（三）根据业务部门的预测分析，年的销气量、开户数……将比年增长（减少）×％；

（四）……（如采购、信用政策、新投资项目投产等对下一年度经营状况产生重大影响的预测）

二、收入预算

（一）天然气销售目标

20 年预计销气量万M3，实现销售收入万元，比20 年增减 %。......。

（三）其他收入

如配套费收入、政府补贴、投资收益……

三、成本费用预算

（一）销售成本

（预测年销售成本，并从销气量、销售价格的变动等方面说明对销售成本变动的原因……）

（二）报装成本

（以文字形式简要说明下一年度预计发展户数、单位报装成本和总成本……）

（三）费用预算

预计年度期间费用总额为××万元，较年实际数增（减） %。

四、利润预算

（预计年度可实现净利润总额万元，同时，对除上述收入、成本费用分析外影响损益的税收、资产处置损益等因素进行说明……）

五、资本性支出预算

（一）固定资产及无形资产购置计划

（二）投资计划

根据公司整体发展规划，年拟安排投资项目项，总投资额万元。其中：续建

六、融资计划

（根据以上预测，预计年度资金缺口为万元，因此，计划向股东贷款万元、向商业银行贷款万元……）

七、现金流量预算

２０年初现金余额为万元，预计年末余额为万元，详情如附件3“预算现金流量表”。

八、其他重大事项说明

分析影响下一年度公司财务状况的重大事项，如：

（一）金融危机影响公司发展

（二）国内政策

（三）……

以上，请予审议。

二〇年月日附：