关于加强公司档案管理工作的通知

关于加强红淖三铁路有限公司档案

管理工作的通知

公司各部室：

为了加强并规范公司档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规范》、《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）等规定，结合目前公司档案工作管理现状，现就加强公司档案管理工作提出如下要求。

一、成立公司档案管理领导小组

根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》和广汇能源股份有限公司要求成立档案管理领导小组的要求，公司决定成立档案管理领导小组。

组长：任齐民。

副组长：肜森、齐永祥、蔡端沅、曾明、周效勤。

组员：黄秉俊、史春雷、张锦辉。

领导小组的主要职责：

1、负责对公司档案工作的领导，使档案工作适应公司快速发展的需要。

2、把档案工作列入公司发展规划，列入领导议事日程和目标职责制。

3、听取档案部门工作汇报，讨论审核公司档案工作年度计划、经费预算、帮助解决档案管理工作中需要解决的重大问题。

4、组织公司员工学习、宣传、贯彻国家、行业、广汇能源开发公司有关档案工作的法规、办法等，不断强化公司员工的档案法制意识。

5、适时对公司各部室档案归档情况进行检查、指导、考核，并提出奖惩意见。

二、组建综合档案室，实行集中统一管理

1、组建公司档案室，暂设2人，负责公司档案管理工作，隶属综合部管理。

主要职责：

㈠负责制定公司档案工作中、长期发展规划、年度档案工作要点，各项管理规章等。

㈡负责对各参建单位及公司各部室收集保管的建设项目竣工文件编制、收集、归档工作进行检查、指导，适时开展业务培训。

㈢负责接收公司各部室形成、积累、并已整理好的应归档文件，入库上架，进行科学保管，并做好档案的提供利用工作。

㈣实施档案信息化管理，运用档案管理信息系统软件，

对各门类档案进行计算机管理。

㈤协助、指导各部室搞好当年形成文件的平时立卷工作，为下一年归档工作奠定基础。

㈥参与公司建设项目档案静态验收工作。

三、加强档案管理工作的几项任务与措施

㈠红淖三铁路建设项目档案管理工作

1、为规范公司铁路建设项目档案管理工作，确保建设项目档案的完整性、真实性、客观性和系统性，公司档案室抓紧制定《红淖三铁路建设项目竣工文件编制立卷归档管理办法（暂行）》，明确竣工文件的归档范围及内容、编制责任、提供套数、质量要求和时限。

2、建设项目竣工文件实行谁形成、谁收集整理的原则，各部室应积极做好对项目文件的形成、积累、收集、整理、归档工作，须指定一名同志作为兼职档案员负责本部门项目文件的收集、整理和归档移交工作。档案室对各部门移交的项目文件，按照组卷要求进行整理、组卷、归档。要求各部室于8月8日前将兼职档案员人员名单、联系电话报综合部档案主管汇总。

3、自8月15日起，公司档案室将与各部门兼职档案员进行对接，根据公司各部室管理职责，按照建设项目资料编号及归档内容，逐一核查各部室项目文件的收集、整理情况。对工程中实际发生，且已列入归档范围而缺失的项目文件抓

紧催要，力争做到项目文件的形成、收集和整理工作与工程进度同步，确保应归档的竣工文件齐全完整。

㈡其它档案门类的管理。

1、除了建设项目档案外，公司各部室还形成了许多应归档的文书、科技、会计、声像、实物档案，这是公司档案工作的重要组成部分，缺一不可。档案室应尽快制定各门类档案的管理办法，明确归档范围、内容和保管期限，使公司档案工作逐步实现标准、规范化管理。

2、目前，考虑到公司档案库房面积小，档案装具容量小，暂时不具备集中统一管理公司全部档案门类的基本条件。现阶段除文书、科技（建设项目）档案交由档案室集中统一管理外，其它档案门类由各部室指定专人按照档案管理要求暂时代为保管，待公司档案室具备接收条件时，再统一移交，实行集中统一管理。

3、为了科学、有序管理档案，档案室近期将在各部室安装档案管理信息系统软件，凡代为保管档案的部门，要求兼职档案员按照管理要求录入相关信息，打印归档目录，文件装入档案盒保管。查（借）阅档案须严格审批手续，建立登记制度，防止文件丢失。

㈢对散失在部门、个人手中的重要文件进行抢救式收集、归档

新疆红淖三铁路有限公司成立于2011年11月21日，先期控制性工程也于2012年3月底开工建设，但从目前归档情况看，许多应归档文件资料，尤其是反映各职能部门工作内容的归档资料（包括铁路公司公务活动、铁路工程建设、反映企业文化等方面的照片、视频文件以及动力机械、办公设备档案资料等）非常少，有些甚至是空白，如不抓紧收集、整理、及时归档，一旦遗失，将会对公司造成无法弥补的损失。

《中华人民共和国档案法》明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。当前，亟需开展以下收集工作：

1、各部室抓紧清理个人手中留存的，自2012年12月31日以前围绕公司主要职能、公务活动及工程建设重点工作形成的，具有保存利用价值和凭证作用的各种载体的档案资料。指定专人收集，登记造册，于2013年9月1日起开始向档案室办理移交归档。收集归档情况纳入部室工作考核。

2、公司人员花名册、党员花名册、聘用人员花名册（含专家）、上级领导来公司辖区视察照片、公司领导班子成员合影照片、公司荣获的各种荣誉证书、锦旗、奖状、奖牌、奖杯等实物，也属此次收集范围。

㈣扎实做好文书、财务、人事档案基础工作，迎接股份公司对我单位档案分级检查考核

接股份公司通知，今年九月末十月初，公司将对我单位进行档案分级检查考核，综合部、财务部、人力资源部依据《股份公司档案分级管理考核制度》所附考核标准，逐一对照，整改存在的问题，做好基础台账，力争取得较好成绩。

新疆红淖三铁路有限公司

二○一三年七月三十日