管理沟通之写作

根据您的指示，我前往冷港工业园调查我公司是否可以在
该区择址建一个工厂，现在我非常高兴地提交我的初步报
告。
该工业园区是专门用于建立企业的，位于…… ……
正文部 分（事 实）
尽管存在这些问题，冷港工业园区的厂址在其他方面都非
常符合公司的要求，我觉得公司应该接受这一地点，并马 上开始动工。此致！发展部经理兴趣
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确定目标要点
为什么写这份报告？ 为谁写？ 他们希望你包括哪些内容？ 他们希望以什么方式表述？ 什么时间提交报告？ 以中心思想句概括
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（2）研究和搜集材料（综合阶段）
搜集一手的信息——调查法、观察法、 实验法 a.抽样方法 选择抽样
便捷抽样 系统抽样
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b.调查方法
人员调查：成本高，易受到调查人员影 响 电话调查：受众范围有限 邮寄调查：反馈率低 网络调查：受众有限，受到网速、垃圾 邮件的限制，但成本低，快速
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纲要式报告
5、长篇正式报告的要素
（a）前页 1.扉页（见下例） 2.授权（授权调查范围、区域、目标） 3.目录 4.附表与附图一览表 5.前言、引言 6.致谢 7.摘要
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博达公司
关于在冷港工业园区设立新厂址的报告
提交给：刘总经理
撰写人：李明
地址
发展部经理
联系方式
2004年12月25日
思考：这样的标题布局合理吗？ 海峡
第2节 ……
1.1.1. 1.1.2
……
提纲的思路
第3节
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（4）写作报告初稿
写作内容简介 写作报告的正文 写作最后部分 写作摘要 准备目录、附录等
现在把报告放上一两天，然后再进行 无情而客观的修改。
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（5）修改报告
从整体上看一看你的初稿 考虑标题、目录、简介和结论，以及它们之间 的关系 检查正文 大声朗读，最好找别人作为听众 检查你的视觉辅助材料
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2、成功报告的必备条件
报告内容统一，只涉及一个主题 报告内容应该完整 所提供的信息准确 应按照一定的逻辑顺序、有层次地描述主题内容 内容表述清楚 报告以简单、精练的风格写作 报告对于所有可能的读者来说都应是易于了解的
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3、报告的基本结构
（1）内容简介 要素：主题，报告目的（相关背景信息），
获取信息的方式，简单总结结论、事实 和建议，报告结构 要求：清晰、简单
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三、 商务信函的写作
1.信函是商务沟通的重要工具 信函是商务文书的最主要形式 商务信函关系到形象问题 信函是商务沟通的重要工具
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2.常用的商务函件及示例
（c）附页
1.参考书目和文献 2.附录 3.索引
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附：毕业论文的一般要素
1.摘要 2.目录 3.附图与附表一览表（非必备） 4.正文 5.注释 6.参考文献 7.附录（非必备） 8.致谢
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（1）确定目标 要点：做好受众分析 ——受众对信息的第一反应是什么 ——受众需要多少信息 ——以何种方式编辑信息会激发受众的
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搜集二手信息
a.图书馆 b.报纸、杂志 c.网络
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（3）组织材料和计划报告
步骤：整理分析数据、文字资料 整理组材方式 拟定提纲
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时间顺序 空间顺序 重要性顺序 复杂性顺序 熟悉性顺序 因果关系排序 专题顺序
常见的组材方式
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报告正文全篇主题思想
第1节
小节 1.1
小节 1.2
小节 1.3
正确地吸引读者注意力 与后面内容协调
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（2）正文部分
调查性质 使用方法的详细解释 整个程序 结果 分析
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（3）最后部分
结论 建议 附录
实例分析：CNNIC提供的中国互联网市 场调查报告（网址：)
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4、报告的格式
带有公司名称地址的信头 尊敬的刘总经理：
简介部分（授权调 查范围及过程，主 题）
第八章 WRITING
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内容结构：
◆ 报告的写作 ◆ 商务信函（中文、英文）的写作 ◆ 调查问卷的设计 ◆ 其他商务文书的写作
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一、报告的写作
报告是一种搜集研究事实的人由于某种 目的而要求提交报告的人之间的信息或 建议的交流形式。
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1.报告的常见类型
开题报告 中期报告 工程报告 财务报告 营销报告 事故报告 调研报告 计划报告 评估报告 可行性报告 工作报告 口头报告
该调查是TE资助的一个大型商业发展项 目的组成部分，于2004年夏天进行。调查 的目标是：
…… 背景情况 调研方法 研究的结果 建议 感谢本次调查涉及到的所有国家娱乐器械 有限公司的职员，是他们不惜时间和精力为 14
（b）主报告
1.内容简介 2.事实和讨论 3.结论（如果合适的话，提出一些建议）
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群岛上苹果 树树皮虫 害的影响
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授权调查范围实例
“关于全国互联网络发展调查报告”的调查范 围
我国互联网络上网计算机数、用户人数、用户
分布、信息流量分布、域名注册等方面情况的
统计信息，对国家和企业动态掌握互联网络在
我国的发展情况，提供决策依据有着十分重要
的意义。1997年，经国家主管部门研究，决
定由中国互联网络信息中心（CNNIC）联合
互联网络单位来实施这项统计工作。为了使这
项工作制度化、正规化，从1998年起CNNIC
决定于每年1月和7月发布“中国互联网络发展
状况统计报告”。统计报告发表后，受到各个
方面的重视，被国内外用户广泛引用。本次为
CNNIC第十六次调查。
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引言实例
这次调查是应李明先生的要求，在与中华 大学工商管理学院的教师探讨之后进行的。
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（6）制作报告
留给打印、编辑和校对的时间永远不够！ 密排的版面容易使眼睛疲劳。
一般而言，正文单倍行距，段落之间双倍行距，标 题和其正文之间一倍半行距。但是在列表、数据、 图表、表格周围应有大量空白。
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附：公司年度工作报告的结构
• 第一部分：过去一年的工作回顾。 • 第二部分：提出下年度工作总体思路。 • 第三部分：确定下年度的工作目标和工作任务。 • 第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。 • 第五部分：简要总结，发出号召。
最后部分（结论与建议） 2004年12月25日
信函式报告
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带有公司名称地址的信头 关于新厂址的建议报告
1、授权调查范围 按照刘总的指示，调查在冷港工业园区择址建一个新工厂的可能性，并
提出合适的建议。 2、过程
报告在参观冷港工业园区，分别与…… 3、冷港工业园区
3.1地点和设施 ……
4.结论 ……
5.建议 签字：发展部经理 2004年12月25日