税务公文格式、行文规则及常见错误

税务公文格式、行文规则及常见错误
刘凯凯
公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可缺少的重要组成部分，它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。

公文格式的确定，有其特定的内涵和规律。

目前，在公文处理上我们系统所执行的是2004年国家税务总局印发的《全国税务机关公文处理实施办法》。

一、税务公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。

实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。

不同的机关、不同类型的公文有不同的文面格式。

但是，各类机关的运用公文的格式是大体相同的，虽有差别，但差别不大。

机关通用公文的文面格式由版头（报头）、份号、密级、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章、印发传送范围、附件、主题词、抄送机关、印制版记20个要素组成。

税务机关的公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）眉首（文头）部分。

它包括版头（报头）、份号、密级、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号等8项，位于公文首页上部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。

用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线隔开。

版头（报头）。

即人们通常所称的“红头”。

版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性。

公文版头的主要形式有2种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如：“郴州市国家税务局文件”；一种由发文机关全称或规范化简称，例如，“郴州市国家税务局。

发文机关均用套红大字居中排印在公文首页上部，通称“红头文件”（联合发文可以不套红）。

密级。

秘密等级和保密期限。

涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。

其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

“绝密”是指：含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。

“机密”是指：含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

“秘密”是指：含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文。

“绝密”、“机密”、“秘密”等级应当分别标注在公文首页的右上角。

标注密级时，应当在标注密级程度的同时标注保密期限，具体写法为“密级★保密期限”。

保密期限是指：保守国家秘密的时间界限。

国家秘密的保
密期限，除有特殊规定者外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。

特殊规定是指：发文机关可以对保密范围中的某类事项的保密期限，规定为“长期”或确定保密的最短期限。

如“秘密★6个月”，“机密★5年”，“绝密★长期”。

紧急程度（等级）。

即对公文送达和办理的时间要求。

紧急程度。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

公文的紧急程度应当标注在公文首页的右上角。

如需同时标明密级的公文，密级应当标注在紧急程度的上面。

紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。

“急件”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。

“特急”适用于3日内要办的紧急事项；“加急”适用于5日内要办的较急事项；“平急”适用于10日内要办的稍缓事项。

发文字号。

它是公文的代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，缺一不可。

机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，发文字号一经确定，应长期固定使用，不得随意更改，以保证公文的严肃性。

例如，市局的文件为郴国税发或函。

发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度标注在六角括号内。

发文年度应标全称，不能简写，例如：“[2004]”，不能简写为“[04]”，发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先
后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号，不编虚位（即“1”，不编为“001”），不用“第”。

发文字号。

机关代字应保持相对稳定，不得经常变动。

联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

“国税发”与“国税函”的适用范围，“国税发”适用于：向上级机关请示、报告和提出意见；对税收政策和征管办法的调整与补充，以及执行中重要问题的明确和解释；向下级机关部署全局性的税收工作，制订工作制度，提出指导性意见；下达年度税收计划和税务经费安排；对税收收入及重要工作的完成情况和重大事件的情况通报；对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；机构的设置、变动；转发上级机关的重要文件；与平级机关或有关团体单位的联合发文；其他有关重要事项的通知。

“国税函”适用于：向下级机关部署局部的、阶段性的或临时性的工作；对税收政策和征管办法执行中一般问题的明确和解释；对年度税收计划作局部调整；对税务经费作局部和临时性的安排；对税务日常工作有关情况的通报；一般性的表扬或批评；与平级机关商洽事宜、答复问题或报送需要平级机关核批的事项；转发平级机关与税收工作有关的文件；对下级机关的请示事项予以批复；对人大议案、建议和政协提案的答复等。

签发人。

上报公文（如请示、报告）应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

这主要是强调领导负责制，体现了公文的严肃性和领导人对公文的负责性。

标主公文签发人应注意3点：
一是只有上报公文才标注签发人姓名，如请示、报告等。

二是如果是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

三是签发人是指机关签发公文的领导人中主要负责人，一个单位只标注主要负责人一人的姓名，不一定是终签人。

（二）公文主体部分。

它包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等7项。

标题。

它一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成。

如《郴州市国家税务局关于开展创建学习型系统的决定》，就是由发文机关名称“郴州市国家税务局”、公文主题“开展创建学习型系统”和文种“决定”这样三部分组成的。

在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称均应列出。

二是在有双文种的公文中，批转、转发印发通知为第1文种，被批转、转发、印发的公文文种为第2文种。

上级机关转发下级机关的公文叫“批转”；机关或机关领导受权办公室转发同级机关的公文，叫“转发”；对本级机关的法规性，计划性公文和重要的领导讲话等，用印发。

三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。

主送机关。

即主要受理公文的机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称。

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者约定俗成、为社会所公认的规范化简称、统称。

主送机关应当视公文内容明确具体的发送范围，顶格标列于标题之下、正文的上一行。

在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用“×××国家税务局”，不得使用简称。

在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称。

规范化简称为“×××国税局、”，不得使用“国税、地税，国、地税局，国地税”等。

正文。

它是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方。

不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。

正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（三）文尾部分。

指公文末页的尾部。

它包括主题词、抄送机关和印制版记等。

公文主题词。

公文应当标注主题词。

主题词的作用主要便于查找。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

主题词由类别词、类属词、区域词和文种组成。

标注主题词应当注意以下几点：一是主题词一般应当根据公文内容，参照国家税务总局印发的《税务公文主题词表》标注。

二是标注主题词的顺序依次为类别词、类属词、区域词和文种。

三是标注主题词，最多不超过6个。

四是主题词顶格标注在公文抄送栏的上方。

五是各地报送给当地党委、政府的文件，按当地党委、政府的有关规定标注主题词。

六是未列入《税务公文主题词表》的新的专用名词和新开征的“税种”名称，可以作为自由词标注主题词。

抄送机关。

指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上
级、下级和无隶属关系的机关。

抄送机关应当用全称或规范化简称、统称。

抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置。

抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。

印制版记。

公文的印刷版记一般包括印发机关、印发时间、文件份数、打印、校对人员单位和姓名等。

版记末行可从左到右标明打印、校对人员姓名和文件份数，校对人员姓名之前应当注明主办单位。

主题词，抄送栏，印发机关和印发日期，打印和校对人员单位、姓名四部分，应用横线隔标注在公文最后一页底端。

二、行文规则
行文规则是各级机关制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。

行文应当确有必要，注重效用。

对于可发可不发的公文，即无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺乏可操作性的公文，坚决不发。

对必须印发的公文严格控制发文数量与发文范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。

处理行文的基本原则，总的说是必须根据各自的隶属关系与职权范围来确定，具体要求注意以下几点：一是一般不越级向上行文请示问题。

因特殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的机关，以免引起行文混乱。

二是“条条”一般不对“块块”下命令、作指示，但可在业务管理范围内向下级行文。

三是上行文不必同时抄送下级，下行文如有必要，可抄送上级。

四是上级的公文，未经许可与没有经过一定手续，
下级不能任意翻印、转发。

行文的具体要求如下：
（一）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

这是公文处理工作中实事求是的原则在行文规则中的具体运用，也是的机关行文的总原则。

长期以来，在行文中比较普遍存在行文过多、公文较长的问题，可以说这已成为一种顽症。

有的机关凡事必发文，许多工作都依赖发文，下级机关则层层转发。

于是，产生不少“通知的通知的通知”，“文山”越堆越高，陷入文牍主义的泥坑。

有的发文者忙于制发文件，有的收文者疲于应付，到头来，只有敷衍塞责，不了了之。

这就直接影响到工作效率的提高。

（二）税务机关的行文关系、行文方式以及需要注意的问题。

一般来说，税务行文关系主要是：（1）上下级之间领导与被领导的关系。

例如市局与各县（市、区）局之间就是领导与被领导的关系。

（2）上下级之间业务指导与被指导的关系。

例如市局各科室与各县（市、区）局对口部门间的关系就是业务的指导关系。

（3）平行机关或不相隶属关系的机关。

例如市局与其他市直机关之间是平行关系。

与上述行文关系相联系，根据不同的行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方式。

1、上行文。

即下级机关、组织向上级机关、组织的行文。

通常有一级上行文、逐级上行文；多级上行文和越级上行文4种方式。

一级上行文，是指向直接的上级机关行文，上级机关不需要再向上一级机关行文的公文。

这种公文，如果是“报告”，只需上级机关阅知，不需要再向上级机关呈报，如果是“请示”，则由上
级机关负责批准和答复请示事项。

逐级上行文，即下级机关向直接上级机关请示问题、报告工作。

我们系统实行一级管一级、逐级负责的组织原则。

这有利于集中统一领导，也是正确的行文方式。

有的单位在向上级机关行文时，需同时报送相关的上级机关（如有的县局同时向县政府和市局行文），于是把两个以上上级机关并列。

这不符合关于“向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送”的规定，应当加以纠正。

多级上行文，即下级机关同时向直接上级机关和更高一级机关行文。

这一般适用于遇有突发事件或遭受自然灾害等情况。

为便于更高一级领导机关及时了解情况，更快地给予恰当的处置，在报直接上级机关的同时报告更高一级领导机关。

当然这主要适用于报告情况，请示问题还是要坚持逐级请示的原则。

越级上行文，即下级机关越过直接上级机关向更高一级机关行文。

这主要用于揭发、控告直接上级机关等特殊情况。

不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

对此应当认真遵守。

“请示”是上行文中最常用的也是实际使用过程中存在问题较多的一个文种，这里着重讲一下。

目前在“请示”的行文中存在的问题，从内容方面来说，一是矛盾上交，即在本级机关或本部门职权范围内可以解决的问题也向上级机关“请示”；二是一个“请示”件的内容涉及多个事项、多个部门，增加了办理的难度，影响了办理的效率；三是在“报告”中夹带“请示”事项，在“请
示”中却是报告的事项，喧宾夺主；四是涉及几个部门的事项，事先未充分协商取得一致的意见，就向上级机关“请示”，且在“请示”中不予说明。

从办文程序上来说，一是越级“请示”；二是“请示”公文不经秘书部门而是直接送上级机关的领导同志，形成公文倒流；三是对某些重大问题时，下级职能部门未经本级领导同意就直接“请示”上级业务主管部门；四是主送、抄送机关不明确；五是在上报领导机关的同时就下发。

从格式方面来说，一是文种选用不对，请示问题用报告文种；二是请求批转文件，但不同时报送批转通知的代拟稿；三是有关背景材料不齐全。

请示本是下级机关向上级机关请求指示、批准，帮助解决问题的。

然而，由于上述问题的存在，往往直接或间接增加了上级机关的秘书部门、承办部门办理的难度，有的甚至造成延时误事。

因此，在行文规则中，特别就“请示”的行文单列了一条，强调指出：向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当一件请示中涉及多个问题，也不应当在非请示公文中夹带请示中涉及多个问题；也不应当在非请示公文中夹带请示中涉及多个问题；也不应当在非请示公文中夹带请示事项或越级请示；请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报，未能取得一致意见时，应当在请示中写明；同时，请示件要送上级机关的秘书部门按程序办理，除非领导同志有特殊交代，一般不要直接送领导者个人。

对以上规定一定要严格执行。

这是改进机关作风，提高工作效率的需要。

2、下行文。

即上级机关给所属的下级机关行文。

一般采用一级下行文、逐级下行文、多级下行文（包括直贯到底的行文）的方法。

逐级下行文是指上级机关对直接下级机关行文，例如省局对市局请示的批复。

多级下行文是指上级机关直接行文到下属几级机关。

例如中央将文件直接发到省、地、县委和乡镇党委，甚至传达到广大党员、干部。

中央精神直接同广大党员、干部见面，免去了层层转发，减少了中间环节，有利于提高时效，有利于中央精神的贯彻。

采用何种行文方法，须根据公文内容和工作需要由发文机关确定。

有的公文需要逐级传达，以利于下级机关结合本地实际制定具体实施办法；有的公文采用公开发表的方式，一竿子插到底，便于广大群众遵照执行并监督落实。

在下行文中，要特别注意以下问题：
（1）根据各自的职权范围行文。

各级税务机关应当根据各自的隶属关系和工作需要，在自己的职权范围内行文。

超越职权范围的，应当会签有关单位或者与其他机关联合行文。

税务机关在自己的职权范围内，可以向同级政府各部门和下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（2）部门之间对同一问题未取得一致意见，不得各自向下行文。

（3）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

这是为了便于上级机关了解情况，指导工作。

这主要
是指关系全局的重大决策、工作安排等。

3、平行文。

即同级机关或不相隶属机关之间的行文，一般用函或通知。

在这个问题上，普遍存在的问题是，向有关主管部门请求帮助或解决某问题时，明知应该用函，却用“请示”或“报告”文种。

似乎不用“请示”、“报告”，就是不尊重对方，就解决不了问题。

例如，有的局向行政主管部门申请事项（如办理汽车控购、提高住房公积金上缴比例等），本应用“函”，却用“请示”。

这显然是不符合规定，因为“请示”、“报告”中适用于上下级机关之间的行文。

4、联合行文。

即两个以上平行机关之间就同一事项联合发文。

同级的国税局、地税局机关之间可以联合行文。

当然这要确有必要。

（三）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

这主要是强调各级机关应当严格按规定行文、办文。

这里赋予秘书部门一定的职责，以保证有关行文规则的贯彻落实，促进机关公文处理的科学化、制度化和规范化，提高工作效率。

三、税务计算机公文（ODPS）处理规则
（一）拟稿。

拟稿人在拟稿时，必须首先正确确定发文类型。

“文头纸”标题栏下的各个项目应正确填入，主题词可使用“自动标引”功能，并根据总局关于主题词标引的规定进行调整。

进入“正文、附件”栏后，应先编辑正文，然后编辑附件。

与本文
件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择，建立关联，以便领导和有关人员在审核、签批时参阅。

正文和附件的编辑应由拟稿人输入。

拟稿人经检查确认起草工作完毕后，应将文件发送本科室领导个人信箱审稿。

拟稿人起草的文件凡不属于秘密件和不宜公开的应设定为共享文件，以便全局人员查询。

不共享文件只能由文件流经的人员查询阅读。

主题词不能超过6个。

（二）审稿。

由科室领导负责“初审”。

初审公文，通过“编辑”功能进入计算机文稿，认真负责地审阅，并产生初审版本后在“审批意见”栏明确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。

审批后，审批应在“签名栏”用密码签名，按“确定”键退出。

对需要会签的文件，如属局内部科室会签的应在会签栏中选择会签单位后送文秘室，由文秘室送会签科室会签。

对需外部会签的文件应在发送消息中注明并告知文秘室。

局领导对需要外部会签的文稿审阅同意后，应在“领导审批”栏签署意见（不需要签发），发送给机要室；由机要人员进行外部会签登记，打印局长签发版本清样给主办科室送出会签。

外部会签完毕后，主办科室应先将外部会签文稿送局领导审阅确认，然后将外部会签意见输入计算机文稿，按规定程序送局领导签发。

送外部会签的纸质文稿应送机要归档。

（三）核稿。

公文经科室领导审核后，应发送给本科室部门信箱，由内勤根据文件的类型发送给办公室文秘室初核，办公室文秘人员通过初核后，根据局领导的分工发送给局领导签发。

重
要文稿应送办公室领导复核后发送局领导签发。

办公室核稿后，必须产生相应的初核版本和复核版本，并在“文头纸”上相应的审核栏内用密码签名。

对不需要发文或需要作较大修改的文稿应在写明意见签字后退回科室。

（四）签发。

局领导签发公文，首先要通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生领导签发版本后，在“领导批示”栏中用密码签字，注明批示的内容，然后在“文头纸”的“签发”栏，用密码签名，注明签发意见。

文件经签发人签发后，未经本人同意，任何人不得修改。

（五）公文编号、排版、校对。

签发后的文件由局领导发送给机要室，机要人员在编号前要认真审核计算机文稿的版本，确认初审（复审）版本、初核（复核）版本和局长签发版本齐全的才能予以编号。

编号后的文件由机要人员发送打字室，打字人员排版后，应用密码签名，并打印局长签发版本和文件头纸连同计算机电子文件送起草科室校对。

校对人凭打字室送到的局长签发版本与计算机中的排版版本校对，如发现有错误应修改后请打字室再排版，直至无误后由校对人在校对处签字。

校对人一旦用密码签字后，其文件版本为最后定版。

打字室在印刷后应将发文传送到市局档案室。

（六）公文归档封发。

正文保留科室版、办公室审核版、局长签发版、最后排定版。

其他几版的正文，在公文运转结束后，由机要人员酌情删除。

四、税务公文写作中的常见错误
（一）程序和格式错误。

处理税务公文有着严格的要求，必须按照《全国税务机关公文处理实施办法》规定执行。

在处理税务公文中程序和格式的错误是最常见的，错误的类型也是最多的。

程序错误主要有漏环节（如未经办公室文秘部门审核就交领导签发等）、颠倒环节等。

格式错误也是公文处理最常见的，错误的类型，常见的格式错误有纸张规格错误，字体、字号错误，版式错误，公文要素错误等等。

（二）发文字号错误。

一是搭配虚字。

如：郴国税发字〔2003〕第35号，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。

规范化的用法是。

二是要素颠倒。

发文字号应当按机关代字、年份、序号三要素顺序排列。

个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列。

三是年号不全。

如郴国税发〔05〕8号，这里的“〔05〕”虽然是指2005年度，但与公文处理处理中“年份应标全称”的要求不符。

四是错用括号。

如郴国税发（2003）85号、郴国税发<2003>85号，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”均是错误的。

规范的用法应是六角括号“〔〕”。

五是乱设虚位。

发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“郴国税发〔2003〕008号”，这里的“008号”应改为“8号”。

公文序号不编虚位（如即1不编为001）”。

(三)标题错误。

公文标题是公文内容的概要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。

但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，主要以下几个方面：一是要素不全。

完整的、规。