浅谈监理资料的管理

浅谈监理资料的管理

摘要：随着我国经济的迅速发展，各类工程建设在近年来都得到了很大发展，但是在各项工程建设中，相关参建部门往往注重施工安全、质量、投资、进度等方面。其实在工程施工建设的过程中，监理部门所收集的各种监理资料对工程建设同样有很重要的意义，同时监理资料也是监理工作的有效体现，因此对监理资料的管理与归档对整个监理工作来说非常重要。本文先分析监理资料在监理工作中的重要性，之后将对档案管理中的资料分类以及归档等方面进行相关的研究讨论，希望能够为监理资料的管理人员提供帮助。

关键词：监理；资料；管理

1监理资料管理具体内容

项目监理相关部门需要制定完善的资料管理体系，以此清晰界定资料管理的具体内容及其直接责任人员。必须要说明的是资料管理不但是资料员的工作，必须要发动所有人员参与到资料管理中来，且所有人员都应该在规章制度的基础上来完成监理资料管理工作，严格根据相关流程来整理或提交资料，避免出现资料散失问题。

1.1监理资料类型。建立过程中所产生的监理资料有着较多的特点，比如牵涉到的专业较多、综合性较强、同时还比较分散且复杂等。因此监理部门必须针对众多的监理资料进行合理分类，提出有效方案。监理资料的分类方法有很多，比如可以根据机构、分部或者专业等进行分类，也可以根据名称、问题类型进行分类。在具体实践过程中往往是将上述两种分类方式进行综合使用，分类过程中务必体现下述原则：①包容性。可以将所有的监理资料全部包容进去，确保每一份监理资料都能够找到合理的归属；②可扩展性。随着工程项目的推进，监理范围通常也会随之逐渐发展，那么监理资料所包含的内容就会越来越多，因此在制定分类方案时必须将该因素考虑其中，避免后续出现新的监理资料类型时无法找到归属，进而重新分类的问题；③相对稳定性。在研究分类方案过程中必须思维细致，综合考虑，确保分类方案的有效性、科学性以及合理性，使之可以长期保持好的稳定性。

1.2文件编号。进行文件编号时必须要基于资料分类来执行，文件编号务必准确描述出资料层次之间的关系。工程项目施工质量验收时相关表格的编号就是非常好的借鉴，可以用到监理资料编号中来。

1.3监理基本表式。工程项目在施工过程中监理资料的表式有着严格的规定，共分成A、B、C三种。所有工程建设参与单位在资料交流时均必须使用规定的监理基本表式，已达到高效沟通的目的。

1.4资料立卷。也可以将资料立卷称之为组卷。资料立卷所涵括的具体内容有很多，下面对资料立卷过程中需要注意的问题进行简单描述：①文件甄别中需要将下属文件排除：上级或者建设单位下发的并非关于监理工程项目的文件；出现重复的文件；没有参考意义的普通事务性或者临时性文件；普通文件修改稿或者校对稿，亦或是没有正式签发生效的文件。②资料立卷、排列方法：进行资料排列时必须以“件”作为单位。比如一份报表、图册、名册或者监理日志等都可以视为一件，包括附件。③立卷必须要在资料分类的基础上进行，相同系列案卷宜通过相同方法进行组卷，特殊情况下也能够综合两种甚至多种方法来组卷。不管是采取什么方法都务必真实准确描述案卷之间的密切关系，同时还应该反映出案卷特点。④装订装盒要求：根据类目来针对案卷编号，通常情况下案卷资料厚度应

该在3cm范围内，如果是成册资料则应该维持原状直接装盒。如果是散装监理资

料则需要对其进行装订处理，确保装订的整齐性、牢固性以及便捷性，必须方便

查阅和保管。⑤监理资料的移交与归档：在完成监理项目所有工作内容以后，根据有关要求认真整理资料并将这些资料提交至档案馆、建设单位及相关监理单位

进行归档。

2工程监理资料管理应注意的问题

2.1加强总监的重视

《建设工程监理规范》中第7章中明确了监理文件资料的管理。提出项目监

理机构应建立完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。总监作

为项目的全权代表，应加强对资料管理的重视。只有总监利用相应的权利，采取

相应的措施，通过各种渠道进行明确、要求、督导，才能引起大家的重视，才能

及时有效的管理好工程监理资料。

2.2加强监理人员的监理资料业务培训

项目监理部在项目组建时要配置合格的资料员，对工程较小的项目，应安排

监理人员对资料进行兼职管理，明确其职责。对新进公司的职工，企业首先应组

织新员工进行岗前培训，对监理资料的编写、归类整理要有基本的了解。公司应

对总监进行要求，要求总监对到项目部的新员工要进行监理资料的管理培训，对

有条件的企业公司也可组织员工参加外部的资料管理培训。

2.3加强沟通，避免返工

工程开始前，监理项目负责人应组织资料管理人员与业主档案管理人员、施

工单位资料员进行沟通，明确档案管理人员的要求，避免返工。并在第一次工地

例会上提出相应的要求。

2.4加强检查，及时改进

总监应定期对项目监理资料进行检查，发现问题及时纠正，对电子版或其他

重要资料要另外备存，以防丢失。监理公司应制定相应的资料管理规定，对项目

监理资料的检查、记录、归档进行明确要求。公司在平常考核中，在年中和年终

考核中要对资料的记录、保存等管理工作进行重点检查。

3工程监理资料管理的建议

3.1明确职责，加强重视

鉴于监理资料管理的重要性，只有在项目组建前就明确分工，落实责任，加

强重视，才能避免出现资料管理的缺失，确保到达预期效果。监理项目部是监理

企业的重要组成部分，总监是监理单位在该项目的全权代表，行使监理合同赋予

的所有权利和职责，所以项目监理资料的管理职责应由总监负责。

3.2加强及时性和真实性

《建设工程监理规范》中第7章中提出监理机构应及时整理、分类汇总监理

文件资料，并应按规定组卷，形成监理档案。规范中明确了监理资料的及时性和

真实性。只有及时有效的真实监理资料才能反映项目的实际情况，资料才具有可

追溯性。

3.3争取各参建方的支持

由于各参建方对资料的了解、重视程度不同，对工程建设监理的资料看法不同。对工程影响最大的建设单位往往注意的是工程的建设进度，工程质量和安全，而忽视工程资料的重要性。只有不断加强与业主的交流沟通，争取业主的理解和

支持，才能做好监理资料的管理工作，否则资料管理工作很难得到很好的落实。

3.4加强对旁站记录的监管