医院档案管理存在的问题及对策

医院档案管理存在的问题及对策

作者：蒋楠

来源：《办公室业务（上半月）》 2020年第5期

文/山东省淄博市张店区人民医院 ?蒋楠

【摘要】医院档案管理是医院管理的重要组成部分。通过医疗技术的进步和医院设施的逐

步完善，如何更好地为医学科研服务是当今发展的新课题。目前，医院科学管理的基础是拥有

一个好的档案管理系统部门。本文分析了医院档案管理中的一些问题，探讨了如何改变医院档

案管理的现状，寻求提高医院档案管理水平的有效途径。

【关键词】医院档案；存在问题；对策

医院档案是医院在医疗等活动中形成的各种文件、书籍、图表、录音录像等形式的历史记录。市场经济飞速发展的现代社会，档案在医院管理中的地位和作用日益得到认可。如何适应

新时代的要求和医院的发展，充分发挥其应有的作用，值得我们讨论。

一、医院档案管理的重要性

档案资料记录了医院的整个发展历程，其重要性主要体现在三个方面：第一，档案资料的

记载和医院的历史记录。档案管理的主要目的是保存和继承医院发展过程中的各种信息和数据，使后人能够了解和获取相关信息。这也是文件管理最基本的功能。第二，档案是历史的参考。

通过档案，可以了解医院从开始到现在，人们都可以从中汲取宝贵的经验。第三，档案数据能

促进医院的系统化、科学化发展。由于档案记录了医院的过去和现在，对人们来说是一次丰富

的经验，医院未来的发展和规划离不开这些数据，这些数据可以促进医院系统和科学的发展。

但档案管理中存在档案管理意识淡薄、管理体制不健全、管理人员缺乏、管理方法落后等问题，医院应正视这些问题，并采取相应的推广策略。

二、医院档案管理存在的主要问题

（一）档案管理人员专业素质较低。对大多数医院来说，他们更注重医疗技术人员的素质，似乎并不关心档案管理人员的素质。因此，容易造成医院档案管理人员质量不均匀。他们在文

件管理方面的专业知识不足，他们的知识也相对狭窄，甚至他们的教育水平也很低。由于缺乏

专业素质，在特定的文档管理过程中容易出现问题或各种错误。

（二）缺少完善的文件管理系统。目前，许多医院都按照自己的主观观念来管理档案，没

有相关管理系统的限制。由于缺乏完整的文件管理系统，一些医院的文件管理效率不高。例如，某些医院使用相对简单的文件管理方法，文件管理不够详细，导致许多有用的信息丢失。找到

相关信息需要很多时间。例如，一些医院并没有明确界定文件管理的权威和责任，这很容易导

致文件管理不完善。在与一些医院档案工作者的访谈中，许多档案工作者认为我院档案管理系

统并不健全，对档案管理的效率有一定的影响。

（三）管理意识弱和档案利用率低。首先，由于医院中心的工作是医疗工作，医院档案的

管理主要集中在如何重视医疗质量，医院档案的管理很少关注。其次，在医院工作人员和档案

管理人员上，档案工作意识薄弱，认为档案工作是可选的，医疗文件等医疗相关资料可以保存

作为参考，也没有认识到档案管理的重要性和必要性。

（四）忽视档案室的硬件投入，无法形成现代化的管理模式。在许多医院的发展规划中，

往往侧重于基础设施、发展规模、人才结构、医疗水平等方面的规划，而对档案管理仓库和管

理设备的投资较少。此外，医院的病人在计划中需要更多的用于临床工作，因此档案的面积也

会相应地受到限制，再加上旧的硬件设备，使得即使有先进的管理系统也不能有效地工作，也

限制了文件存储和处理的狭窄领域，不利于医院档案的使用和保存。

（五）管理人员文化水平较低，业务能力滞后。目前，中医医院档案工作人员主要来自行政、护理、医疗技术、后勤等部门。存在档案专业人员少，知识结构不合理，学历低等问题，

难以适应现代档案管理发展的需要。医院的引进和培训计划通常需要引入临时档案专家并培养

现有人员的素质，从而导致现有档案管理人员的专业素质普遍较低，难以满足现代档案管理的

发展要求。

（六）档案管理信息化建设程度低。行业非常清晰，文件信息管理可以实现，文件可以更

高质量地存储在光盘或硬盘上，也可以存储在局域网的云中。该方法且效率高，使用方便。并

对相关文件信息进行检索，方便了档案管理人员的管理。一旦学生或患者需要获取相关数据，

能够快速移动。简而言之，实施档案信息管理已成为未来发展的必然趋势。不幸的是，大多数

医院，尤其是小型医院，都没有注意到档案管理中信息管理的繁重结构以及档案管理中信息管

理的替代。

三、完善医院档案管理存在问题的对策

（一）提高档案人员的素质。医院管理、创造性档案管理的需要越来越重要，档案工作人

员也提出了越来越高的要求，档案工作人员应继续学习，定期培训，了解业务部门的性质和范围，深入了解临床医学研究部门档案的需要，不断提高其工作能力，进一步完善档案工作。

（二）加强档案管理制度。为了提高实际工作的可操作性，医院档案的规定比较混乱。根

据医院的具体情况进行一些调整和补充，应与单位档案工作的要求相结合。建立健全的工作制度，在工作中完善档案的借阅、查阅和保密工作，使员工遵守工作制度，防止工作失误。工会

的设立，职工代表和有关人员应当进行公开检查，对档案进行不定期检查，检查内容是不是真实、全面、及时，是不是符合相关法律法规的规定和员工的问题是不是得到了相应的解决。

（三）提高管理意识和档案资料利用率。医院档案管理的最终目标是更好地利用档案资源。因此，档案工作者应加强管理意识，通过多种渠道开发档案信息资源，提高档案数据的利用率，使医院档案在临床、医学、教学、科研等方面服务于更多的实践研究。

（四）重视档案室硬件投入，采用现代化档案管理设备。“工欲善其事，必先利其器。”

医院档案管理水平的提高不能从各种现代设备的投入中分离出来。增加了足够的资金来购买更

现代的设备分类和存储文件室内文件，整理文件区和布局，建立更先进的存储仓库，文件室防盗，防火防虫措施升级，不同类型的信息，如对象、文字、图像等电子数据分类和存储。同时，根据实际工作需要购买一定数量的摄像机、扫描仪、计算机等电子设备，对原有设备进行维护

和升级配置。现代档案管理部门的建设有利于高级档案管理模式的顺利进行和后续运作。

（五）加强人员培训，提高管理者水平。随着医院档案管理工作的不断发展，对档案工作

人员的要求越来越高，需要一大批具有较强专业素质和管理能力的高层次人才。因此，医院一

方面要加强引进，增加专业知识，增加档案人员，提高档案管理队伍的素质，以提高档案服务

水平；另一方面，通过专业培训，加强对现有档案管理人员的培训和培训，邀请专家讲课、派

员学习等方式提高他们的专业知识水平。此外，档案工作者还应充分发挥自己的能动性，主观

认识各类医院人员对档案资料的需求，进一步提高自身素质，做好医院档案工作，促进档案工

作的发展，提高档案动态管理水平。

（六）加强档案管理信息化建设。档案管理信息化建设关系到医院档案管理效率的提高。

因此，由于基层医院档案管理信息化建设或档案管理信息化建设尚未实施，今后应继续加强档