文件记录管理.ppt
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程序、作业指导书等。 外来文件：
指客户在订购合约或供货商所提供的图面、规 格书与检验规范及自公司外所取得的各类文件，以及 视需要保存官方发布的环境、职业健康安全法律法规 及其它要求、函文等。
公司文件等级区分？
A级：影响公司重大权益之技术性资料（机密） 例如：体系手册、体系程序手册、工程规范 (TSN) 、技术资料等
参照：TS05-02-001 《TSN编号系统规定》
一、二阶文件作业流程
负责单位
制订者 制订者 制订单位主管 品质保证部/人资/ CRT 厂长/GPM厂长 管理者代表
最高管理者 技管 资料中心
流程
文件编号（依编号原则）
制订、修订、废止
NG
核对 OK NG
审核
OK
NG
审核
NG
核准
OK NG
确认/发 行
记录填写规范
各项记录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确， 记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性
记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入 正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正 液
各单位主管应指派专人作TMS记录之保存、管理， 建立管理登记表
记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗失 或资料模糊不清 ，存放方式应便于取阅
B级：对公司技术能力累积有帮助之资料 例如：设备操作、保养、安装手册等
C级：一般普通资料。
公司文件管理要求
A级资料禁止影印、禁止携出 禁止将旧版、作废等文件私自销毁，须缴回文管
中心由文管专责人员销毁TMS要求形成文件的程 序 文件须由专责人员妥为保管，不得任意乱涂乱画 背面再生纸使用须标明清楚，例如：在背面画“×” 以利区分
件时，对这些文件进行适当的标示
提问：看看身边是否有未受控的文件
什么是记录？
记录：Record 是文件的一种 阐明所取得的结果或提供所完成活动的
证据的文件 公司文件和记录管理的程序文件：
TM2-007《文件、资料管理程序》
提问：看看我们身边都有哪些记录？
TMS文件包括哪些？
TMS方针、目标和指标 手册 TMS要求形成文件的程序 组织为确保其过程的有效策划、运行和控
OK
复印、分发
修订/废止
资料中心
制订/修订
记录/管制
旧版回收 销毁
三阶文件作业流程
负责单位
制订者 制订者 制订单位主管
相关单位（非制订单位） 品质保证部 管理者代表
技管 资料中心
流程
文件编号（依编号原则）
制订、修订、废止 NG
核对
OK NG
会签 OK NG
审核
NG
核准Fra Baidu bibliotek
OK
NG
确认/发 行
OK
复印、分发
修订/废止
资料中心
制订/修订
记录/管制
旧版回收 销毁
四阶文件作业流程
负责单位
流程
各单位
表单编码（依编码原则）
各单位 单位直接主管
单位主管 文管中心
制订、修订、废止
OK NG
核对
OK NG
核准
OK NG
确认发行
单位责任人
列管
TMS文件如何制定
实际OA上操作演示。
讨论：ISO主旨精神与文件管理的关系
制所需的文件 标准要求的文件、记录。
讲解：一阶、二阶、三阶、四阶文件是什么？
体系文件的架构
指导 关系
12篇
手册
提供方向
程序
40篇 由谁、何时、何种情况、 怎么做
作业指导书 相关表单
4000多份 具体如何做
支持
关系
说明你曾做过
公司文件都有哪些？
内部文件： 内部有关全面管理体系文件如全面管理体系手册、
文件管理
Document Manage
什么是文件？
文件 Document 信息及其承载媒体
示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准 样品，或它们的组合。 注2：一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“Documentation”。 注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范 （如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。
人能够得到适宜的、有效的信息。
TMS文件如何控制？
文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准 确保文件的更改和现行修订状态得到识别 确保在使用处可获得适用文件的有关版本 确保文件保持清晰、易于识别 确保外来文件得到识别，并控制其分发 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文
文件编号规则
TMS管理手册-----TM1-XXX(流水号) TMS管理程序-----TM2-XXX TMS作业指导书-----TXXX(大分类)-XX(中分类)-XXX(流水
号) 中央幕僚TSN编号原则：TS(S代表：STAFF) CRT厂TSN编号原则：TC(C代表：CRT厂) TV厂TSN编号原则：TV(V代表：TV厂) GPM厂TSN编号原则：TG(G代表：GPM厂) 玻加中心TSN编号原则：TH(H代表：玻加中心)
提问：我们公司都有哪些是文件？
为什么要控制文件？
因为文件表达了确定的信息，能使人们沟 文件有可
通意图、统一行动。
作用，为
通过使用文件，也就是利用文件上的信息，
什么要控 制文件
可以使大家知道怎么做，还可以把文件作为培
训的材料，达到步调一致。此外，文件也能为
活动提供证据或依据。
控制文件的目的也就是能让使用文件的
ISO主旨精神
写我该做 做我所写 记我所做
记录填写规范
各项记录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确， 记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性
记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入 正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正 液
各单位主管应指派专人作TMS记录之保存、管理， 建立管理登记表
记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗失 或资料模糊不清 ，存放方式应便于取阅
指客户在订购合约或供货商所提供的图面、规 格书与检验规范及自公司外所取得的各类文件，以及 视需要保存官方发布的环境、职业健康安全法律法规 及其它要求、函文等。
公司文件等级区分？
A级：影响公司重大权益之技术性资料（机密） 例如：体系手册、体系程序手册、工程规范 (TSN) 、技术资料等
参照：TS05-02-001 《TSN编号系统规定》
一、二阶文件作业流程
负责单位
制订者 制订者 制订单位主管 品质保证部/人资/ CRT 厂长/GPM厂长 管理者代表
最高管理者 技管 资料中心
流程
文件编号（依编号原则）
制订、修订、废止
NG
核对 OK NG
审核
OK
NG
审核
NG
核准
OK NG
确认/发 行
记录填写规范
各项记录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确， 记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性
记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入 正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正 液
各单位主管应指派专人作TMS记录之保存、管理， 建立管理登记表
记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗失 或资料模糊不清 ，存放方式应便于取阅
B级：对公司技术能力累积有帮助之资料 例如：设备操作、保养、安装手册等
C级：一般普通资料。
公司文件管理要求
A级资料禁止影印、禁止携出 禁止将旧版、作废等文件私自销毁，须缴回文管
中心由文管专责人员销毁TMS要求形成文件的程 序 文件须由专责人员妥为保管，不得任意乱涂乱画 背面再生纸使用须标明清楚，例如：在背面画“×” 以利区分
件时，对这些文件进行适当的标示
提问：看看身边是否有未受控的文件
什么是记录？
记录：Record 是文件的一种 阐明所取得的结果或提供所完成活动的
证据的文件 公司文件和记录管理的程序文件：
TM2-007《文件、资料管理程序》
提问：看看我们身边都有哪些记录？
TMS文件包括哪些？
TMS方针、目标和指标 手册 TMS要求形成文件的程序 组织为确保其过程的有效策划、运行和控
OK
复印、分发
修订/废止
资料中心
制订/修订
记录/管制
旧版回收 销毁
三阶文件作业流程
负责单位
制订者 制订者 制订单位主管
相关单位（非制订单位） 品质保证部 管理者代表
技管 资料中心
流程
文件编号（依编号原则）
制订、修订、废止 NG
核对
OK NG
会签 OK NG
审核
NG
核准Fra Baidu bibliotek
OK
NG
确认/发 行
OK
复印、分发
修订/废止
资料中心
制订/修订
记录/管制
旧版回收 销毁
四阶文件作业流程
负责单位
流程
各单位
表单编码（依编码原则）
各单位 单位直接主管
单位主管 文管中心
制订、修订、废止
OK NG
核对
OK NG
核准
OK NG
确认发行
单位责任人
列管
TMS文件如何制定
实际OA上操作演示。
讨论：ISO主旨精神与文件管理的关系
制所需的文件 标准要求的文件、记录。
讲解：一阶、二阶、三阶、四阶文件是什么？
体系文件的架构
指导 关系
12篇
手册
提供方向
程序
40篇 由谁、何时、何种情况、 怎么做
作业指导书 相关表单
4000多份 具体如何做
支持
关系
说明你曾做过
公司文件都有哪些？
内部文件： 内部有关全面管理体系文件如全面管理体系手册、
文件管理
Document Manage
什么是文件？
文件 Document 信息及其承载媒体
示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准 样品，或它们的组合。 注2：一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“Documentation”。 注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范 （如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。
人能够得到适宜的、有效的信息。
TMS文件如何控制？
文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准 确保文件的更改和现行修订状态得到识别 确保在使用处可获得适用文件的有关版本 确保文件保持清晰、易于识别 确保外来文件得到识别，并控制其分发 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文
文件编号规则
TMS管理手册-----TM1-XXX(流水号) TMS管理程序-----TM2-XXX TMS作业指导书-----TXXX(大分类)-XX(中分类)-XXX(流水
号) 中央幕僚TSN编号原则：TS(S代表：STAFF) CRT厂TSN编号原则：TC(C代表：CRT厂) TV厂TSN编号原则：TV(V代表：TV厂) GPM厂TSN编号原则：TG(G代表：GPM厂) 玻加中心TSN编号原则：TH(H代表：玻加中心)
提问：我们公司都有哪些是文件？
为什么要控制文件？
因为文件表达了确定的信息，能使人们沟 文件有可
通意图、统一行动。
作用，为
通过使用文件，也就是利用文件上的信息，
什么要控 制文件
可以使大家知道怎么做，还可以把文件作为培
训的材料，达到步调一致。此外，文件也能为
活动提供证据或依据。
控制文件的目的也就是能让使用文件的
ISO主旨精神
写我该做 做我所写 记我所做
记录填写规范
各项记录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确， 记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性
记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入 正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正 液
各单位主管应指派专人作TMS记录之保存、管理， 建立管理登记表
记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗失 或资料模糊不清 ，存放方式应便于取阅