医院档案管理制度

医院档案管理制度

为全面反映医院历年经营和管理工作的内容，妥善完整地保存各类重要文件、资料，加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化，制定本制度。一、适用范围

本制度适用于医院各类档案的管理。

二、职责部门

1. 院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。

2. 部门(科室)指派专人兼任档案管理员，负责部门(科室)档案的日常

管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)

负责人。

3. 院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

4. 部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请，其

它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。 5. 机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负

责人审批。

三、档案收集、归档

1. 凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发

文件等)，原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理，发文复印件按

规定由收文部门各自归档。

2. 各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。

3. 一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议，由主办部门(科室)负责收集整理，交院办(人事行政部)归档。

4. 部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收

集、归档。

5. 医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档，并由会议

组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政

部)办理归档手续。

6. 医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动

需将文件归档的，应及时交院办(人事行政部)归档。四、档案立卷

1. 档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷，统

一存放至档案柜中。

2. 档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。

3. 案卷类目编制原则:含医院全称和经办部门全称，按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量，也可以按左(医院全称)、右(经

办部门全称)排版。

4. 案卷类目名称需根据

5.3 款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案

盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。

5. 归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准

确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。 6. 归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。 7. 部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院

每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。五、档案目录编制

1. 档案文件编号原则:A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中 A1A2 为医

院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》)，A3A4 为两

位数年份号，B1B2 为部门(科室)代字(大类)号，C1C2 为文件类

型(小类)号，D1D2 为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其

拼音的首字母表示。例如:山西现代女子医院的行政部为经办部门，归

档文件类型为 2006 年的通知，是此卷中的第 7份文件，则档号为:JX06 —XZTZ—07。

2. 档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件

10.1)。

3. 所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档

案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。

4. 《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文

单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

六、档案保管权限、期限与类型

1. 档案保管权限

,1, 财务部档案由财务部保存;

,2, 人事部档案由人事部保存;

,3, 医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存; ,4, 其它各类档案由院办(人事行政部)保存。

2. 档案保管期限

,1, 财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。 ,2, 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。 ,3, 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、

奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。 ,4, 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、

照片、录音、录像等属永久保存档案。

,5, 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。

,6, 保密文档须于失效当日即刻销毁。

3. 文档的保存形式:

,1, 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

,2, 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文

件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备

存，并保证其真实性。

,3, 机密文档以书面或实物形式保存。

4. 档案类型:

,1, 行政档案，包括:营业执照正、副本，复印件;法定代表人身份证

(护照)(复印件);对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、

《总结》、《报告》等各类正式公文;各项重要活动的组织流程、领

导讲话稿、声像图片等相关资料;各部门(含财务、医务科室)现

行的各项规章制度、规定、流程等;院级会议的会议纪要、决议;

医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;《办公房屋租赁合同》、

或自置房屋产权证等固定资产档案;购置车辆所有权证、购置税证、

保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;对外签订的各类购买(租

赁、服务)性质的合同文件;其它应归档保管的文件、资料。 ,2, 人事档案，包括: 全院员工个人信息资料(花名册);劳动合同及

保密协议;勤打卡数据;工资、社保等薪酬相关资料;招聘表格、

人才库等相关资料;员工绩效考核相关资料;其它应归档保管的文

件、资料。

,3, 财务会计档案，包括:各类审计帐册及报表;各类会计帐册及报表;

固定资产资料;其它须保存文档。

,4, 药械设备档案，包括:设备台帐;设备出厂合格证、使用说明书;