工程部内业管理

工程部内业文档管理

(讨论稿)

一．管理方针

合理分配，简化程序，开源节流，勇于创新，盘活资产，加强管理。

二．目的

规范工程部内业文档管理，使之科学化、规范化、程序化。三．文档管理的依据

1．公司管理规定。2.建设工程文件归档整理规范 (GB/T50328) 3.国家、省、市相关标准规范。

四．内业文档管理的作用和意义

1．内业文档管理能够更好的适应房地产业和建筑业发展，完善建筑工程档案的需要。

2．是提高房地产工程管理面向规范化、标准化的需要，是与国家或国际房地产工程管理工作接轨的需要。

3．进一步提高工程管理工作质量，促进工程管理工作的有效手段。

4．建立内业文档管理工作，能够起到分清工作职责，进一步加强归档文件的有序性和可追朔性。

五．内业文档管理职责

1．对参与工程建设的各单位提供与建设工程有关的原始资料，且资料应真实、准确、齐全。

2．工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签定协议或合同时，应明确工程文件的编制责任、套数、质量和移交时间。

3．对工程准备阶段、过程阶段、竣工阶段和维修阶段形成的文件应按时间

流水分类立卷归档。

4．不定时的组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位文件的形成、积累和立卷归档工作。

5．及时收集和整理勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程文件，按甲、乙类立卷，并具备向档案馆移交竣工档案的条件。

6．工程竣工前，申报的甲类竣工档案应取得档案管理机构验收

认可文件。

7．工程竣工后，应向当地档案馆移交一套符合规定要求的工程

竣工档案。

六．工程归档文件的质量要求

1．归档的工程文件应为原件，乙类档案可以有复印件。

2．工程文件的内容和深度应符合国家有关标准、规范和规程。

3．工程文件的内容应真实、准确，并与工程实际相符合。

4．工程文件应采用耐久性强的书写材料，不能使用易褪色的书写材料。5．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6．工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4 幅面，图纸应采

用国家标准图幅。

7．工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

七．工程归档文件的立卷原则和方法

1．立卷应遵循工程文件的自然形成规律，应保持卷内文件的有序联系和追朔性。

2．工程文件可按建设程序划分为；工程准备阶段文件，工程过程阶段文

件，监理文件，施工文件，竣工文件，保修阶段文件，内部请示报告或批件，企业外部往来文件或函件。

3．工程准备阶段文件分为；方案论证文件，勘察设计文件，招投标文件（施工招投标和材料招投标），申报审批手续文件。

4．工程过程阶段文件分为；过程申报审批文件，内部或外部往来函件，过程控制文件（按专业分类），过程管理文件（现场管理文件、技术

管理文件、合同管理文件、设计管理文件），备忘录或会议记要及

工程图片，批复报告，下达的各项指令等。

5．监理文件（需报送城建档案馆归档）；监理管理文件，监理控制文件（按专业分类为进度、质量、投资、安全、现场文明施工等），审批文件，函件，报告及会议纪要等。

6．施工文件（需报送城建档案馆归档）；按专业分类为技术管理文件（施工组织设计及设计方案、设计变更及技术联系函、质量保证体系文件和安全保证体系文件等），进度管理文件，质量控制文件，材

料、设备及半成品管理文件，隐蔽及功能调试文件，申报文件，函

件，报告及会议纪要等。

7．竣工文件；报竣申报文件，监理归档文档，施工归档文档，竣工审批文件等。

8．保修阶段文件；保修承诺书及协议，维修联系函，维修及信息反馈记录，质量问题记录等。

9．内部请示报告或批件；总部相关文件，领导批示，呈报文件，下达指令等。

10．企业外部往来文件或函件；与工程部相关的外部往来文件或函件。

11．立卷归档资料不应有重复文件。

八．工程归档文件的排列

根据建设工程文件归档整理规范的要求，结合本企业的特点，分为个部分依次排序

1．工程准备阶段文件（立项文件，建设用地文件，勘察设计文件，招投标文件，开工审批文件）（甲类文档）

2．工程过程阶段文件（乙类文档）

3．监理文件（管理文件，进度控制文件，质量控制文件，合同管理文件）（甲类文档）

4．施工文件（技术管理文件，土建工程文件，给排水、消防、采暖、燃气工程，通风与空调工程，电气工程，电梯工程，智能建筑工程，

室外工程）（甲类文档）

5．竣工文件（甲类文档）

6．保修阶段文件(乙类文档)

7．内部请示报告或批件(乙类文档)

8．企业外部往来文件或函件(乙类文档) 九．工程归档文件的基本组成1．建设工程归档文件分为甲、乙类。甲类归档文件是指《建设工程文件归档整理规范

(GB/T50328)»内规定的部分，即；立项文件，建设用地文件，勘察

设计文件，招投标文件，开工审批文件，竣工文件。乙类归档文件是

指上述内容以外的各种文件资料，由建设单位自存的部分。

2．监理管理档案文件分为甲、乙类。甲类归档文件是指《建设工程文件归档整理规范

(GB/T50328)»内规定的部分，工程报竣时报送建设单位，城建档案

馆，共计三份。

乙类归档文件是指上述内容以外的各种文件资料，由监理单位自存

的部分。

3．施工管理档案文件分为甲、乙类。甲类归档文件是指《建设工程文件归档整理规范

(GB/T50328)》内规定的部分，工程报竣时报送建设单位，城建档

案馆，共计三份。

乙类归档文件是指上述内容以外的各种文件资料，由施工单位自存

的部分。

十．城建档案馆归档的文件内容（见付页）十一.工程照片的管理工程照片是工程归档文件的重要组成部分，主要内容；

1．工程管理方面比较典型的事列

2．工程过程控制方面比较典型的事列

3．具有代表性的竣工图片

4．能够反映工程质量、安全事故、重点工序及新工艺、新材料的详细图片。

5．每张图片应按上述内容分项建册，每项建册内按序排列，同时付简单文字说明。

十二.工程相关规范、标准、规定及工艺标准等工具资料的管理