企业级物资管理系统设计方案

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（2）业务流程 物资管理系统的业务内容包括：物料 需求计划的制定，采购计划的编制；采购 合同的编制；采购合同的签订与执行；物 资出入库登记；库存管理与分析；材料消 耗的统计与分析；报表编制。其主要业务 流程描述如下：
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a. 物资管理系统的第一项工作，是根据生 产计划和产品材料定额编制物料需求计划； b. 在考虑现有实际库存量、合同预计到货 量及订货提前期的基础上，编制物料采购计 划； c. 根据市场价格、供应厂商信息，选择供 应厂商，签订供货合同，汇集整理合同文档； d. 据此检查合同执行情况；
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采购管理的三层数据流图
D1 物料需求计划
计划部门 D2 物料采购计划 物料需求 计划编制 P1.1.1 物料采购 计划编制 P1.1.2 D4 库存明细文件 技术部门
生产部门
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行政主管
D3
合同文件
D7
汇总文件
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库存管理二层数据流图
D2 物料采购计划 入库处理 P2.1 出库处理 P2.2
生产部门
供应商
D5
入库单文件 D6
出库单文件
技术部门
D3
合同文件
库存管理 P2,3
D4 库存明细文件
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（4）三层数据流图 对二层数据流图进行分解与细化，得 到物资管理系统的三层数据流图。下页图 图给出了采购管理的三层数据流图，该图 是编制计划的进一步分解。
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出现这种现象的原因不仅在于物资管理部门 对实际库存掌握不准，还有其它各种因素，如： 1.突发性需求：企业接受一项紧急订货后，为安 排紧急订货的生产所需的原材料是一种突发性需 求。 2.工艺更新：技术部门在更改生产工艺，采用新 材料时，造成某些原材料的积压和短缺；生产过 程中的反工、报废，也会造成原材料的短缺。 3.管理模式：若依据年度生产计划或凭经验编制 物料需求计划，就容易发生原材料在数量上或时 间上与生产系统脱节，造成原材料短缺或积压。
案例分析：某企业物资管理系统的分析
在一般的工业企业中，物资管理是企业管理信 息系统中很重要的一个子系统，该系统的主要目标是 保证生产急需的原材料能够及时、保质、保量地供应 到位。由于原材料种类、规格、型号繁多以及物资出 入库频繁，使得仓库每天需要处理大量的信息，在手 工条件下，不能及时给出所有原材料的实际库存量， 造成物资管理部门采购生产所需的原材料时，会发生 生产急需、仓库有缺料的原材料没有及时采购，而生 产不需要或不亟需、库存量大的原材料反而采购了。 最终造成一方面某些原材料短缺，另一方面某些原材 料又积压在库的现象。
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e. 供应厂商根据合同将物料发运到厂时，仓库根 据发票、运单等按照合同规定，验收入库； f. 修改库存情况； g. 记录合同执行结果； h. 在生产过程中领料部门凭领料单到仓库领用； i. 仓库按领料限额发送物料，使得物资管理系统 最基本的功能得以实现； j. 根据收、发料单进行库存分析；物资消耗的统 计与分析；编制统计报表等。
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原材料占用企业大量的流动资金，原材料的 结构性超储和短缺是造成企业流动资金紧张，资 金周转不灵的主要原因，严重影响企业的生产和 经营活动。开发计算机物资管理系统，可以动态 反映生产所需原材料的采购、库存信息，保证合 理库存，降低库存水平，可以有效减少库存资金 占用。据统计，采用计算机物资管理系统可以降 低库存资金占用20%以上，可以取得明显的经济 效益。 通过对原材料收、发、存信息的统计分 析，可以为管理决策提供有效信息，提高管理水 平。
库存文件
库存分析 入库单 分析结果 输出
技术管理 领料部门 输出
材料消耗 统计分析 统计分析 结果
报表生成 报表 输出
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2. 分层数据流图
根据系统调查的结果，得出物资管理系统 的分层数据流程图。 （1）顶层数据流图 下页图给出物资管理系统的顶层数据流图。 该图中描述系统的外部项，输入端的外部项中计 划部门向系统提供年度生产计划，生产部门提供 月度生产计划及用料计划，技术部门提供产品结 构、工艺流程、材料定额等数据，供应厂商提供 供货合同、发票、运单等系统运行后将采购请款 传送到财务部门，将统计分析结果报上级领导， 同时将产生的报表报送行政主管。
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物资管理系统的一层数据流图
D2 物料采购计划 计划部门
供应商
D4 入库单文件 生产部门 采购管理 P1 库存管理 P2 D5 库存明细文件 D6 领导单文件 技术部门 统计分析 P3
有关领导
行政主管
财务部门
D3
合同文件
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(3)二层数据流图 对上图中的采购管理、库存管理及 统计分析等加工过程进一步分解，得出二 级数据流图如下：
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综上所述，开发计算机物资管理系统 可以有效提高物资管理水平， 降低库存， 减少资金占用。
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实现步骤 1. 系统调查 （1）组织结构 一般工业企业，其物资管理是由计划 编制，采购、仓库与统计等职能部门所组成。
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物质管理部门组织机构图
物资管理部门
计划编制
采购
仓库
统计
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各部门主要职能
计划编制部门：物资需求计划，物资采购计 划的编制； 采购部门：物资的定购，采购及合同管理； 仓库：物资的收、发、存管理； 统计部门：有关统计数据的收集，计算和分 析，编制有关统计报表。 不同企业物资管理的组织结构可能不尽相同， 但其管理职能是基本相同的。
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计划部门 财务部门 生产部门
物资管理 信息系统 P
上级领导
技术部门 行政主管 供应商
物资管理系统的顶层数据流图
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（2）一级数据流图 物资管理系统的一层数据流图是对顶 层数据流图分解的结果，反映物资管理系 统的采购管理、库存管理和统计分析三个 主要功能。它们之间通过数据流有机地联 系在一起，体现了数据的流动关系。
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采购管理和统计分析二层数据流图
管理分析 P3.2
D1
物料需求计划 D2
物料采购计划
有关领导
计划部门 D4 库存明细文件 生产部门 编制计划 P1.1 材料采购 P1.2 库存管理 P2 D5 D6 技术部门 财务部门 合同管理 P1.3 供应商 发出汇总 P3.3 入库单文件 出库单文件 报表生成 P3.1
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物质管理系统业务流程图
计划管理 生产管理
物料 需求计划 年度 生产计划 月度 生产计划 产品 结构 材料 定额 工艺 流程 前导期 物料 采购计划
供应厂商 签订合同 合同文件
物料需求 计划编制
物料采购 计划编制
市场价格 等查询
合同 管理
合同 执行 供应厂商
修改库存
修改库存
入库 发票运单
出库 领料单