(项目管理)项目监理部监理文件资料资料整编管理规定

项目监理部监理文件档案资料整编、管理规定

1工程监理文件档案资料的收集、整理、归档，是项目监理部的一项重要工作。为规范项目监理部监理文件档案资料的管理，特制订本规定。

2工程建设监理文件档案资料，是项目监理部在监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的原始记录。监理文件档案资料管理是否规范，是公司对项目监理部工作考核的主要内容之一。各项目监理部必须按公司统一要求认真做好此项工作。

3项目监理部监理文件档案资料的管理由总监理工程师负责,落实专人具体实施。

4为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。

5监理文件档案资料的日常管理应做到：注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。

6日常管理中监理资料的具体分类如下：

6.1合同文件

6.1.1监理合同（包括招投标文件）；

6.1.2施工合同；

6.1.3分包合同和其他合同；

6.1.4合同变更协议文件；

6.1.5费用索赔和工程延期文件。

6.2监理文件

6.2.1监理大纲；

6.2.2监理规划；

6.2.3监理实施细则；

6.2.4会议纪要（例会纪要、专题会议纪要、其他与工程监理相关的会议纪要）；

6.2.5监理阶段性总结报告；

6.2.6监理月报；

6.2.7监理日志/日记；

6.2.8监理旁站记录；

6.2.9监理工作联系单、监理工程师通知单；

6.2.10监理工作总结。

6.3工作联系文件

6.3.1建设单位联系单；

6.3.2施工单位联系单；

6.3.3政府部门函件；

6.3.4设计变更文件。

6.4施工单位报验资料（一）

6.4.1开工文件；

6.4.2施工组织设计及方案；

6.4.3总包单位（分包单位）资质资料；

6.4.4人员上岗证；

6.4.5工程量申报及付款报告；

6.4.6试验室资质报审资料。

6.5施工单位报验资料（二）

6.5.1建筑材料、构配件、设备报审表；

6.5.2——报验申请表；

6.5.3工程质量问题处理记录及质量事故处理报告；

6.5.4工程测量放线报审文件；

6.5.5工程进度计划报审文件。

6.6工程验收文件

6.6.1工程桩基、基础、主体结构工程等中间验收文件；

6.6.2设备安装专项验收记录；

6.6.3工程竣工预验收报验表；

6.6.4人防工程验收记录；

6.6.5消防工程验收记录；

6.6.6单位工程验收记录；

6.6.7工程质量评估报告；

6.6.8竣工移交证书等竣工文件；

6.6.9工程照片及声像资料。

7.日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签，首先，应由资料员审核该表格的使用是

否符合要求，填写是否规范，无误后交专业监理工程师。专业监理工程师主要审核填写内容是否符合工程实际和有关标准、规范要求，确认签字后返还资料员，资料员将签认过的资料保留一份，其余返还施工单位。

8.监理文件档案资料应在各阶段监理工作结束后，由资料员负责及时整理归档。

9.工程竣工后，向建设单位、城建档案馆、公司移交的工程监理文件档案的归档和移交执行《施工阶段监理文件归档和移交规定》。

施工阶段监理文件归档和移交规定

总则

1为提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的整编、移交和归档工作，制定本规定。

2本规定适用于2003年1月1日后开工的新建、扩建、改建建设工程施工的监理文件。

3本公司建设工程监理文件的归档除执行本规定外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）等规范或文件的规定及地方城建档案部门和合同要求。

4为使监理文件档案资料符合有关规定和要求，要求在项目开工前，项目监理部应与建设单位取得共识，同时应主动与城建档案部门进行联系，明确具体要求。

基本规定

1 项目监理部应将工程监理文件的形成和积累，纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。

2由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理立卷工作。

3工程部应对项目监理部监理文件的整编工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程监理文件进行预验收。

监理文件的归档范围及质量要求

1监理文件的归档范围

1.1对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷后归档；

1.2工程监理文件的具体归档范围应符合本规定附录A、B的要求。

2归档监理文件的质量要求

2.1公司归档的工程监理文件应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）；

2.2工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。

2.3工程监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

2.4工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使

用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

2.5工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

2.6工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅。

2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

2.8其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。

工程文件的立卷

1名词解释

1.1立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

1.2案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.立卷的原则和方法

2.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2.2一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。

2.3立卷可采用如下方法：

2.3.1单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；

2.3.2建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。

2.4立卷过程中宜遵循下列要求：

2.4.1案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

2.4.2案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

3.卷内文件的排列

3.1文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

3.2既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

4.案卷的编目

4.1卷内目录的编制应符合下列规定：