总承包项目物资合同管理办法

总承包项目物资合同管理办法

目次

前言

1 目的和范围 (1)

2 编制依据 (1)

3 职责 (1)

4 管理内容合同方法 (2)

附录A （规范性附录）XX项目合同评审记录单 (13)

附录B （规范性附录）XX项目合同变更评审记录单 (14)

附录C （规范性附录）XX项目合同设备台帐 (15)

附录D （规范性附录）XX项目厂商信息台帐 (16)

附录E （规范性附录）XX项目付款计划台帐 (17)

前言

根据企业总承包项目管理体系规划，结合企业实际情况与物资合同管理要求，制定本标准。

本标准对物资合同管理的各环节工作内容与要求进行了明确，并对相应的职责分工与管理权限进行了规范。

本版次按照层次管理的原则，对合同管理流程中的权限重新进行了梳理，明确相关人员及部门的职责。

本标准由工程承包分公司提出

本标准由工程承包分公司归口管理并解释

本标准起草人：

本标准校核人：

本标准审核人：

本标准批准人：

本标准适用工作岗位表

本标准历次编制人员表

总承包项目物资合同管理办法

1 目的和范围

为明确总承包项目物资订货合同（包括相关的设备监造、催交、运输和技术服务合同）的管理程序与职责分工、特制定本标准。

本标准适用于项目物资合同的起草、签订、交底、履行、归档等环节的管理。

2 编制依据

ES-A-06-PR-1101 总承包项目物资采购管理规定

3 职责

3.1 工程承包分公司采购管理室/工程项目部物资室

a）负责编制订货合同文本；

b）按照分级评审原则，组织订货合同评审；

c）负责合同登记；

d）负责合同变更及中止执行；

e）负责按照分级评审原则，组织合同变更评审；

f）负责物资订货合同索赔证据搜集及执行；

g）负责物资订货合同索赔资料整理归档；

h）负责组织合同终止后评价。

3.2 工程项目部计财室

负责物资订货合同登记与日常管理；

3.3 工程项目部工程室

负责物资订货合同索赔证据搜集及执行；

3.4 项目部总经理

a）负责批准现场物资订货合同文本；

b）负责审核工程项目部订货合同变更；

c）负责审核物资订货合同索赔处理方案。

3.5 计划发展部、财务管理部、监察审计部

参与合同评审

3.6工程承包分公司总经理

负责批准物资订货合同索赔处理方案

4 管理内容和方法

4.1合同及编号及名称

4.1.1 总承包项目的物资订货合同、监造合同和催交合同的合同编号按照《合同编号管理办法》（ES-A-08-IC-2045）编制。

4.1.2补充合同的编号为：在原合同号后加“补+顺序号”。

4.1.3总承包项目的合同编号中采购管理室使用的顺序号为001—500，工程项目部物资室使用的顺序号为600-999；

4.1.4 订货合同的设备名称与技术协议的设备名称一致，一般为“XX设备订货合同”。

4.2 订货合同的签订

4.2.1 订货合同的编制

4.2.1.1工程承包分公司采购管理室或工程项目部物资室在收到设计和中标厂商签字盖章完全的技术协议书和技术协议书电子版后，在合同范本的基础上依据招标文件及投标文件编制订货合同。

4.2.1.2 订货合同编制完成后，经工程承包分公司采购管理室经理或项目部总经理批准后形成初步订货合同文本；

4.2.1.3工程项目部现场需要编制简易合同的，由工程项目部物资室编制简易合同，经物资室经理审核、项目部总经理批准后实施。

4.2.2 订货合同的评审

4.2.2.1 订货合同或补充合同文本编制完毕后，工程承包分公司采购经理室或工程项目部物资室组织合同评审，评审会议由工程承包分公司总经理或工程承包分公司采购管理室经理、项目部总经理主持，工程承包分公司、工程项目部相关人员参加，运控管理部、监察审计部派员参加，评审内容包括；

a）合同编制的依据；

b）合同标的（物资名称、数量、规格）；

c）合同金额；

d）付款方式及比例；

e）合同交货地点及交货时间；

f）合同条款与招标文件一致（如不一致，需列偏差处）；

g）供货范围与招标文件一致（如不一致，需列偏差处）；

h）合同中未明确定义的事宜（验收、供货数量、交货时间等）；

i）合同条款无遗漏；

j）其他说明解释。

4.2.2.2 合同评审分级评审原则如下：

4.2.2.3评审后，工程承包分公司采购管理室或工程项目部物资室编写合同评审单（见附录A）,评审单由与会人员和评审主持人签字。

4.2.3 合同的签署

4.2.3.1 正式合同文本由授权人和被授权的中标厂商代表签署生效，签署要求如下：

a）双方授权代表在合同封面大签（签全名），逐页小签（签姓）；

b）双方授权代表在合同签字页签字、加盖骑缝章；

c）合同份数必须符合项目管理要求（补充合同的份数须同原合同份数）。

4.2.3.2合同的签订权限限见院《合同授权管理规定》（Z/NW

5.22-T-2006A/0）

a）一般卖方先行盖章后，买方签字，如有特殊情况，买方可以先行签字盖章；

b）应急采购设备的订货合同，双方应共同确认在传真件上盖章有效，但需将双方盖章合同原件保留。

4.3 合同登记和管理

4.3.1合同签字盖章生效后，又工程承包分公司采购管理室或工程项目部物资采购管理工程师将生效合同按照规定份数提交卖方；

4.3.2工程承包分公司采购管理室或工程项目部物资室采购管理工程师将合同及相关文件归档（包括电子文件），包括后续的联络会议纪要、合同变更文件和资料均应及时归档；

4.3.3 集中订货合同由工程承包分公司采购管理室采购管理工程师将合同移交采购管理室合同管理工程师管理，并说明相关合同信息；

4.3.4现场采购由工程项目部物资采购室采购工程师将合同移交物资室和计财室合同管理工程师管理，并说明相关合同信息；

4.3.5工程项目部计财室合同管理工程师管理合同付款事宜，物资室合同管理工程师管理除合同付款之外的相关事宜；

4.3.6下列人员可以在归档后长期合同文件：

a）计财室会计可以节约商务合同副本一份；