Excel_2003基础知识

Excel 2003基础知识
教学提示：Excel 2003是一款电子表格软件，它有强大的数据处理系统和报表制作功能。

只要将数据输入到Excel 工作表中，就可以利用多种公式进行算术运算和逻辑运算，分类汇总各单元格中的数据信息，并且可以把相关数据用各种统计图的形式直观地表示出来。

利用Excel可以轻松地进行库存管理，建立财政开支、收入状况表和复杂的会计帐目等。

教学目标：本章先来学习Excel 2003的常用操作，例如创建工作簿、编辑工作、管理工作表和设置单元格等，在下一章我们将介绍Excel 2003的高级应用技术，例如：公式、函数、图表等。

第一节启动和退出Excel 2003
一、熟悉Excel 2003工作簿的操作界面：
标题栏：显示目前编辑文档的名称，打开一个新的空白工作簿，标题栏显示Book1，此后再新建工作簿，依次命名为Book12，Book3
菜单栏：包括文件、编辑、视图等9个菜单，和word一样，单击菜单名，可打开下拉菜单，执行Excel提供的各种命令
工具栏：包括[常用]和[格式]工具栏
数据编辑栏：用于向单元格中输入数据、计算公式或函数，左侧的文本框用于显示所选单元格的名称，单元格所在的行用阿拉伯数字表示，列用英文字母表示
工作表：用于输入、编辑和计算数据，工作表是由单元格（Excel中最基本的存储数据单元）组成的
工作标签：用于显示工作表的名称，默认情况下，创建的工作簿包含三张工作表，分别以sheet1,sheet2,sheet3来命名
工作簿、工作表和单元格之间是包含与被包含的关系，在Excel2003中，一个工作簿最多可包含255张工作表，而每张工作表中最多可包含65536*256个单元格
状态栏：在操作过程中或选择选项时，状态栏将提示一些操作信息，如输入（输入数据时显示）、编辑（计算时）等状态信息
任务窗格：如果在页面上无显示，则视图—任务窗格打开任务窗格，在任务窗格上有[开始工作]、[打开]和[新建工作簿]等多个任务窗格，单击各个任务窗格，则打开相应的任务窗
格（开始工作任务窗格有一个下拉箭头）
新建工作簿任务窗格：后面三个其实是超链接
（1）空白工作簿：新建一个空白的工作簿
（2）根据现有的工作簿：单击此任务，将打开[根据现有工作簿新建]对话框，从该对话框中选择所需的工作簿文件，然后单击[创建]按钮，系统就以这个工作簿文件为模板新建一个工作簿
（3）本机上的模板，网站上的模板：超链接，系统将从本机上（Excel2003中自带了许多具有固定格式的模板）或Internet或网上邻居进行搜索，找到合适的模板后来创建新的工作簿
其实：用户使用一些已有的、预先设定好格式的工作簿，当作模板建立新工作簿
二、新建、保存和关闭，启动和退出
第二节编辑工作表数据
一、选定单元格：
要在工作表中的单元格中输入并编辑数据，必须先选中相应的单元格，根据不同的情况可采用不同的选中方法：编辑时更需要选定
1、选中单个单元格：将鼠标（光标）移动至需要选中的单元格上单击即可选中
2、选中工作表中的所有单元格：单击工作表左上角行号与列标的交叉处或Ctrl+A
3、选中连续的单元格区域：先选中需选择范围内左上角的一个单元格，然后按住鼠标左键并拖动所需选择范围的右下角单元格，松开鼠标即可选中拖动过程中框选的所有单元格
4、选中不连续的单元格或单元格区域：按住Ctrl键的同时选定单元格
5、选中整行或整列单元格：将鼠标移动至所需选中行或列单元格的行号或列标上，当鼠标光标变成向左或下箭头时单击即可选中该行或该列的所有单元格
提示：利用键盘上的方向键可选中当前单元格相应方向上的相邻单元格
二、输入数据
（一）一般数据输入
在Excel中数据的类型很多，如文本、数字、特殊符号以及日期时间等。

在Excel中输入不同类型的数据其显示方式也不一样，例如：输入文本后，默认对齐方式为左对齐；输入数
字后，默认对齐方式为右对齐；输入的日期与时间若不是Excel中的日期与时间数字类型，Excel将不能识别其显示结果
1、输入文本：文本是用来解释表格中的数据，选择单元格后直接输入（产品规格、产品价格、产品数量等文本信息）
补充：输入后的内容将同时显示在单元格和编辑栏中，并且可以看到编辑栏上新增加了[取消]按钮×和输入按钮√，单击输入按钮或Enter键确定输入内容，按回车键是垂直移动到下一单元格，而Tab键则是水平移动到下一单元格；输入结束移动到下一单元格时，编辑栏中的输入和取消按钮将消失
提示：单击编辑栏中的取消按钮则将删除单元格中的数据（或输入结束后Delete）。

输入过程中如果发现输入错误，也可按BackSpace 或Delete键删除插入点的前一个或后一个字符
2、输入数字：
在Excel中数字的类型又分为数值样式、货币样式、百分比样式和分数样式等。

输入数字与输入文本的方法相同，只是如果输入不同类型的数字，需要在输入数值前设置数值格式或在输入后对其进行转换，即用单元格格式对话框中的数字选项卡（0.24可转换成24%，但1月3日却不可转换成1/3）
例如：输入产品价格，这是一个数值，20.30，19.25，想保留两位小数，则（在单元格内）格式—单元格，或右键—设置单元格格式，打开单元格格式对话框，数字选项卡中，分类—数值；小数位数数值框中输入小数的位数，或利用为调框
例如：输入1/3这样的分数，则Excel自动默认为是日期型，需要先选择分数
例如：身份证号的输入，在Excel默认情况下，当单元格中输入的数字位数超过11位（不含11位）时，系统将以“科学记数”格式显示输入的数字；当输入的数字位数超过15位（不含15位）时，系统将15位以后的数字全部显示为“0”。

这样一来，如果我们要输入身份证号码（15位或18位），身份证号码就不能正确显示出来了。

这时，在分类中选择“文本”340505************
技巧1：在输入的数字或公式的开头，加上一个英文状态下的“,”，可将输入的内容以文本显示，比如身份证号码的输入
技巧2：如果需要很多单元格输入的格式相同，则可以同时选中所有单元格，设置其单元格格式，或利用格式刷，或是设置完一个后，当鼠标变成小加号时拖动
3、输入特殊符号
在制作表格时，有时需要输入一些特殊的符号，插入特殊符号的操作同word：选中单元格—插入—特殊符号—确定
技巧：在插入特殊符号对话框中，双击需插入的特殊符号，则可直接在选中单元格中插入此特殊符号，其实word同
（二）数据的自动填充
输入数据时，Excel还提供了很多可以快速输入数据的方法，如序列式方式填充，以天数、工作日、年、月、等比、等差等，熟练使用各种提示，会达到事半功倍的效果。

如果连续一列或一行单元格需要输入有序列的数据，可以使用序列填充的方法。

如在一个工作表中输入一列编号（第一个编号为1或1月等）。

方法如下：
1、鼠标左键：在第一个单元格中输入起始数据（初始值），在下一个单元格中输入值以创建模式。

然后选定包含初始值在内的两个单元格，将鼠标移动到选区右下角的控制柄上，当鼠标光标变成“十字”形状时按住鼠标左键并拖动到所需位置释放鼠标，即可完成有规律的数据输入
提示：鼠标左键拖动的话，默认的填充方式是以序列方式填充的（向下、向右是升序排列，向上、向左是降序排列）
技巧—自动填充选项的应用：在左键拖动的过程中，会有一个自动填充选项标记，单击该按钮会打开一个下拉菜单，用户可从其中选择相应的填充方式来进行填充。

这样就不用输入第二个数值（1—序列，1，3—等差，星期一、一月）
2、鼠标右键：前面步骤同左键。

但右键拖动的过程中不是出现自动填充选项标记，而是弹出一个快捷菜单，可以根据需要选择填充的方式（不仅仅是序列填充）（以1月1日为例讲述，以天数填充；以月填充；以工作日填充）
上面两种方法，不管是左键还是右键拖动，都会有一个填充方式的选择，只是左键默认的是序列式，不能进行等比填充，如果仅仅是简单的序列填充，不需要输入第二个数据，直接从标记或快捷菜单中选择即可
3、利用序列命令填充：右键拖动过程中如果从快捷菜单中选择序列命令，或是在初始单元格中输入初始值并选定，然后编辑—填充—序列，则打开序列对话框，在该对话框中就可以进行详细的设置其产生的类型等操作。

比如说1月1日，1月3日，先选中填充单元格起
点和终点，然后执行命令，确定后就完成填充
三、编辑数据
（一）修改数据
1、要修改已输入单元格中的数据，需先选中要修改数据的单元格，然后在编辑栏中输入新的内容（编辑栏中修改适合于对以前内容增加新内容时方便），或Delete删除后输入，或是双击单元格，然后见鼠标指针变形后更改
2、或是利用清除或删除——右键或编辑弹出：需要指出的是清除和删除是不同的命令，清除是删除单元格中的内容、格式或批注（右键只能清除内容，而编辑—清除命令，弹出的子菜单可以清除全部或部分）；删除是删除的单元格，并且通过调整周围的单元格来填补删除后的空缺
（二）移动和复制单元格数据
1、剪切—粘贴命令的移动数据
（1）选中要移动的单元格或单元格组（单元格区域），（2）执行剪切命令：编辑—剪切（或Ctrl+X组合，或常用工具栏上剪刀，或右键—剪切）——这时会出现一个虚线框组成的选取框表明这些单元格将被移动，（3）单击要将数据移动到的其中的单元格（如果正在移动一组单元格，在激活<单击>要将数据移动到其中的区域的左上角）（4）执行粘贴命令提示——鼠标直接移动：也可以在选定要移动单元格后，用鼠标指向所选定的单元格区域，当鼠标指针变成“四个方向箭头”形状时，按下鼠标左键拖动到目标位置，完成移动操作
2、复制—粘贴命令的复制数据
同移动同，只是使用复制命令，另外，如果按下Ctrl键的同时移动则复制数据
第三节设置单元格格式
一、设置单元格数字格式
我们知道在默认的情况下，数字数据在单元格中右对齐，但是数字类型包括很多种类型数据，下面就介绍如何使用单元格格式对话框，根据数据的实际意义设置格式：
1、使用数字格式对话框设置数字格式
（1）选中需要设置的单元格或单元格区域
（2）格式—单元格；或右键—设置单元格格式；或格式工具栏上设置单元格格式按钮（图形似一个手捉表格）；打开单元格格式对话框，切换到数字选项卡
（3）在分类列表框中根据需要选择数据的格式，如制作产品价格表，选择货币选项，在小数微调框中输入2，还可以设置货币符号（人民币还是其它形式）
（4）单击确定按钮，为选中的单元格或单元格区域设置了货币的数字格式，这时如果输入数值，则自动前面加货币符号，且两位小数，如是已有数据，在转换格式为设置的单元格格式，还有其它的格式，不详细讲述
2、使用工具栏设置数字格式
使用格式工具栏上的按钮，可以快速设置数字格式
（1）货币样式：单击该按钮，则将选中的单元格的数据设置成货币样式
（2）百分比样式：将选中的单元格中样式设置成百分比的形式 0.24—24%
（3）千位分隔样式：将数据设置成每隔3位就用逗号分隔，在财务上经常使用这种格式，如54，500
（4）增加小数位位数：单击一次该按钮，小数点位数增加一位，如0.24—0.240
（5）减少小数位数：单击一次该按钮，小数点位数减少一位
二、设置单元格的字体、字号、颜色
默认情况下，单元格中的字体是12号，如果要特别突出某些文字，可以为、它们设置不同的字体、字号
1、使用格式工具栏设置字体、字号、颜色
（1）选择要改变字体的单元格或单元格区域
（2）在格式工具栏中字体下拉列表中选择需要的字体；在字号下拉列表中选择需要的字号；在字体颜色下拉列表中改变字体颜色
2、使用单元格格式—字体对话框设置字体
（1）选择要改变字体的单元格或单元格区域
（2）格式—单元格或右键—设置单元格格式或格式工具栏上设置单元格格式按钮，打开单元格格式对话框，切换到字体选项卡，进行更丰富的设置
提示：可以利用格式工具栏上增大字号和减小字号按钮来调整字号，还可以利用格式工具栏按钮进行加粗、倾斜或下划线
三、设置单元格对齐
1、设置单元格数据对齐方式
（1）选中单元格或单元格区域
（2）格式—单元格或右键—设置单元格格式，打开单元格格式对话框，切换到对齐选项卡，设置水平方向和垂直方向的对齐方式格式工具栏按钮
提示：对于水平对齐方式，也可以选择格式工具栏上的对齐按钮（3种对齐）
2、设置单元格文字的方向
单元格中的文字方向不仅可以水平排列，垂直排列，还可以旋转排列
在单元格格式—对齐选项卡中，方向栏中，选择文本指向的方向（直接用鼠标点击指针刻度盘），或在微调框中输入一个角度数
四、设置单元格边框
在Excel 2003中，默认情况下，表格线都是统一的淡虚线，这些淡虚线在打印时是没有的，如果想让这些表格线在打印时出现，要进行单元格边框设置
1、使用格式工具栏中的边框按钮设置单元格边框
使用边框按钮是一种较为简便的设置单元格边框的方法，操作如下：
（1）选定要添加边框的单元格或单元格区域
（2）在格式工具栏中单击边框按钮右边的下三角按钮
（3）从下拉列表框中选择所需的类型
2、使用单元格格式对话框设置单元格的边框
如果在设置边框格式的同时，还需要设置边框的线型和颜色等，则需使用对话框
（1）选定要添加边框的单元格或单元格区域，并打开单元格格式对话框，进入边框选项卡
（2）在预置选项组中通过单击预置选项、预置草图或草图旁边的按钮，如外边框、上边框、左、右边框等添加边框样式
（3）在样式列表框中设置线型的样式；颜色下拉列表框中选择边框的颜色
提示1：先设置线型和颜色，然后在设置边框样式，从预览中查看
提示2：草图旁边的按钮显示的边框线，单击一次是添加，再单击则删除；如果要删除单元格中所有边框线则，预置选项组中无按钮
五、设置单元格填充颜色和图案
如果希望单元格背景填充颜色，简便方法就是使用格式工具栏中填充颜色按钮
如果希望为单元格背景填充图案，则要使用单元格格式对话框中图案选项卡
（1）在颜色区域选择单元格背景的颜色
（2）如果希望为单元格的背景设置图案，则打开图案下拉列表，选择图案
（3）如果希望设置图案的颜色，则可从图案下拉列表中选择颜色
六、合并和居中单元格
通常在设计工作表时，为了使表格看起来更加专业和美观都需要合并一些单元格，如表格的标题或特殊的表头，最简单的方法就是格式工具栏中合并及居中按钮，或是单元格格式—对齐—文本控制—合并单元格
七、插入和删除单元格
当在Excel中录入数据过程中，发现输漏或多输入一些数据，则（1）选中相应的单元格，（2）选择插入—单元格命令；或编辑—删除命令，（3）在打开的插入对话框和删除对话框中选择合适的选项这些命令象word中行、列、单元格插入
提示：选中相应的单元格右键—插入/删除，打开对话框
八、隐藏行和列单元格
1、隐藏：由于保密需要或是方便操作，有时需要将一些行和列单元格隐藏
（1）选择需要隐藏的行和列单元格选中行或列中的任一单元格或选中整行或整列应用格式—行/列—隐藏；都可以实现隐藏
（2）格式—行/列—隐藏命令
提示：如果选中的是整行或整列，则右键—隐藏，直接将行或列隐藏；如果选中的是单元格，则只能利用命令来隐藏
2、取消隐藏
选中隐藏的行和列（选中隐藏的行或列周围没被隐藏的行或列），右键—取消隐藏，或者格式—行/列——取消隐藏
九、调整单元格行高和列宽
由于单元格中数据的长度不同，所以有时候行高和列宽显得不是很合适
1、用鼠标改变行高和列宽
在默认情况下，单元格的列宽会使用默认的宽度，如果不够时，最简便的方法
（1）将鼠标指针移动到要调整宽度的列的右边框，鼠标指针变成“一竖线向左右方向的箭头”时，按下鼠标左键拖动，拖动过程中出现的虚线指示右框线的位置，同时指针的右上角显示列宽的纤细数值
（2）调整行高方法类似，鼠标指针移动到行的下边框且在行标上灰色区域，“一竖线向上下方向箭头”
2、用菜单命令改变行高和列宽
如果要进行精确的设置行高和列宽，利用菜单命令
（1）选中要调整列宽的列中任一单元格；（2）格式—列—列宽（或标准列宽）命令，打开列宽或标准列宽对话框；（3）在列宽或标准列宽文本框中输入数值
提示：使用列宽对话框调整的是选中单元格所在的列的宽度；而标准列宽对话框调整的是整个工作表的列宽
（）选中要调整行高的行中任一单元格；（2）格式—行—行高命令，在行高文本框中输入数值
提示：如果选中的单元格分布在多个行，那么会同时改变多行的行高讲述时合并一个单元格，然后调整行高
十、给工作表添加背景图案
有时为了美化工作表，需要设置整张工作表的背景图案
（1）选中要添加背景图案的工作表（选中单元格或就是在工作表标签上点击）
（2）格式—工作表—背景命令，打开工作背景对话框
（3）在指定的文件列表中选择一个图形文件，然后插入同word文档中插入图片
提示：如果要删除工作表的背景，选定带有背景图案的工作表，格式—工作表—删除背景命令
十一、自动套用格式
要做出漂亮美观的格式往往不是很容易，幸好Excel 2003提供了大量的格式，省去格式化工作表的麻烦，而且套用表格格式，可以减少工作量
（1）首先选定工作表中的单元格区域，如果没有选择区域则默认是整张工作表；然后格
式—自动套用格式命令，打开自动套用格式对话框
（2）在列表中选择一种套用格式的样式，如古典2，单击选项按钮，弹出要应用的格式选项组。

在该选项组中可以选择只应用某些格式到所选定的表格上，如选中边框复选框，则只将边框格式应用到所选定的表格上。

Excel默认的是全部选中。

确定即可完成自动套用（讲述时需要设计一个表格）
第四节管理工作表
当用户打开一个新的工作簿时，Excel会在工作簿中自动产生三个工作表，当工作表不满足需要时可向工作簿中加入新工作表，还可以为每个工作表设置名称等
一、切换工作表
一个工作簿中具有多张工作表，他们不可能同时显示在一个屏幕上，所以要不断地在工作表中切换，以完成不同的工作。

一般利用工作标签就可以快速的在不同的工作表之间切换。

在要切换的标签上单击鼠标，可以切换到该工作表中
提示：按Ctrl+Page UP或Ctrl+Page Down，可以切换到该张工作表的前一张或后一张工作表
二、添加和删除工作表
1、添加工作表
通常在一个新打开的工作簿中含有三张默认的工作表，它们分别以sheet1、sheet2、sheet3命名。

用户也可以在工作簿中插入新的工作表。

如在sheet3前面插入新工作表，其操作：（1）右击sheet3工作标签，从弹出的快捷菜单选择插入命令，打开插入对话框
（2）在该对话框中选择常用选项卡，单击工作表图标，再单击确定就完成
提示：也可以插入——工作表命令
2、删除工作表
如果确认该工作表中的数据不再使用，可以将其删除
（1）右击要删除的工作表标签，从弹出的菜单选择删除命令，如果当前的工作表已经编辑内容，将会弹出一个提示对话框，单击删除按钮
三、重命名工作表
用户可以通过改变工作表的名字来有效管理工作表
资源来自网络格式转换：IT教师论坛
右击需要重命名的工作表标签，从弹出菜单选择重命名命令；或双击要重命名的工作表标签，这时屏幕上会看到屏幕上工作表标签反黑显示，输入新的名字确定
提示：选择格式—工作表—重命名命令也可以进行重命名操作
四、移动和复制工作表
1、同一工作簿中移动和复制工作表
在一个工作簿中可以调整工作表的次序。

单击选中的工作表标签，按住鼠标拖动选中的的工作表标签达到新的位置，松开鼠标即可将工作表移动到新的位置。

在拖动过程中，屏幕上会出现一个黑色的三角形来指示工作表要插入的位置
提示：按住Ctrl键拖动选中的标签到达新的位置，即可完成复制工作表的任务
2、在不同工作簿中移动和复制工作表
（1）在源工作簿中单击要移动的工作表标签，然后选择编辑—移动或复制工作表命令，或右击需要移动或复制的工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令（2）打开移动或复制工作表对话框，在工作簿下拉列表中选择要移动到的工作簿文件名，在下列选定工作表之前列表框中选择要移动到的位置（移动后的位置）
提示：如果同时选中建立副本复选框，则实现的是复制该工作表
五、隐藏工作表
除了隐藏一行或一列单元格外，也可以隐藏一个工作表
（1）选择需要隐藏的工作表标签，使之成为当前的活动标签
（2）选择格式—工作表—隐藏命令，可隐藏当前的工作表
提示：如果要显示被隐藏的工作表，那么可以选择格式—工作表—取消隐藏命令，然后从取消隐藏工作表列表中，选择要取消隐藏的工作表
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