高校人事档案管理现状与对策研究

高校人事档案管理现状与对策研究
【摘要】针对高校人事档案管理现状，提出高校人事档案管理应采取以下对策：解放思想，提高认识，主动服务；丰富档案内容，开发特色信息；提高素质，科学管理；半封闭式管理，激活档案信息；实现管理服务现代化，提高档案利用率。

【关键词】高校人事档案管理现状对策
一、高校人事档案管理现状
（一）对人事档案管理重视不够、认识不足。

高校对人事档案管理重视不够，主要原因是认为人事档案管理是一项辅助性工作，不是学校的中心、重心工作，与教学、科研没有直接的联系，不能为学校创造直接经济效益，因此在思想上不够重视。

另外，因为档案管理意识淡薄，对人事档案管理认识不足，认为人事档案管理只要能应付干部外调或提拔时的调档和查档工作就行，所以，有些高校的领导往往容易忽视人事档案管理工作。

如，配备的人事档案管理人员综合素质不高、办公设备配置低且不齐全、管理制度不完善等，淡化了人事档案管理的地位和作用，“人力、财力、物力”的配备相对薄弱，出现了“说起来重要、做起来次要、忙起来不要、用起来需要”的状况，导致人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

（二）人事档案内容不完整。

人事档案是个人参与社会各方面活动的
记载和个人自然情况的真实反映，是组织人事部门选拔使用人才的重要依据。

过去，高校人事档案工作重组织轻个人，侧重为组织、为政治历史服务，忽略了为个人、为个体发展服务。

人事档案过于强调固定模式，千人一面、千篇一律，每个干部的十类档案材料中，侧重记载和反映个人的社会经历、政治面貌和思想表现等方面的内容，而体现档案主体对象的个性特色材料则十分缺乏。

如，教师在学术上获得的成就、成果奖，发明创造、专利技术、论文专著、进修学习等方面的材料。

随着改革的深入，以人为本理念的提出，要求我们解放思想，开拓创新，与时俱进，凸显人事档案的个性，深化档案主体特质，彰显档案内容活力，从而提高人事档案的质量和价值，为组织发现人才、使用人才、发挥人才提供更优质的服务。

（三）缺少高素质的专职档案管理人员。

由于部分高校领导重视不够、认识不足，把人事档案管理这个重要岗位作为安置岗，或配备身兼数职的兼职人员，或缺少对专职档案人员的培训提高。

作为安置岗的档案管理人员责任心不够、素质不高，而兼职人员精力有限、无暇顾及，专职人员缺少培训、现代管理水平低，导致了档案质量不高、管理落后的局面，影响了档案的利用，制约了档案的发展。

（四）传统的封闭式管理模式面临严峻挑战。

长期以来，高校人事档案在管理过程中，奉行高度保密的政策，实行全封闭式管理模式，人事档案不对本人开放。

《干部人事档案工作条例》（以下称《条例》）第三十一条规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档
案。

”因此，普通职工难以接触到自己的档案，甚至人事档案管理人员自身的档案也要另行保存，不能与本人接触。

这些严格的规定使人事档案蒙上了神秘乃至异己的“面纱”，充满“官僚”的色彩，缺乏应有的公开透明度，给一些别有用心的人利用，出现档案丢失、失真、篡改、编造假材料等情况，甚至为了个人小利益铤而走险、违法乱纪，使有关人事档案的纠纷、争议甚至诉讼屡见不鲜，致使人事档案管理面临严峻的挑战和考验。

（五）管理手段落后、利用率低。

当前，人事档案管理遵循的是《条例》、《干部档案整理工作细则》等规章制度，以纸质为主，立足手工操作，没有把网络信息化纳入视野，只注重档案的收集、整理、保管工作，忽视了档案的服务、利用和开发功能。

但这些制度都形成于20世纪90年代，是根据当时的情况制定的，已经不适应当前科学、高效管理的实际需求。

由于限于手工操作和纸质材料，人事档案的利用方式也只能手工检索和纸质查询，致使检索效率和利用率低下。

利用者往往要不辞辛劳到档案室查阅，且来回翻阅反复拆装，对档案材料的原貌造成不同程度的破坏，也有损于档案的完整和安全。

二、对策分析
（一）解放思想，提高认识，主动服务。

随着高校人事制度改革的深入，解放思想、科学发展思潮的冲击，各种新问题、新情况的出现，高校领导和广大教职工对改革创新渴望的日益迫切，对人事档案管理工作的重要性应当有了新的、全面的认识和提高，更能了解到人事档
案管理工作对高校的发展及教职工切身利益的密切关系。

在“人才强校”的今天，人才的发现、人才优势的发挥、人才潜能的挖掘，使人尽其才，物尽其用，这不仅是对人才的尊重，也是大自然的发展规律。

高校领导要真正把人事档案管理工作纳入重要议事日程，摆上重要位置，配备综合素养高、科学管理能力强的专职人员，变被动工作为主动服务，转变档案工作从侧重管理为服务至上的理念，转变过去侧重为政治服务为现在侧重为教学科研和教育事业发展服务的观念，由管理者变为服务者，主动收集有特质、有个性、有价值的档案材料，为学校选拔、使用人才提供最真实、最可靠、最有力的凭据。

（二）丰富档案内容，开发特色信息
高校人事档案管理工作是高校人事组织工作的重要组成部分，是学校教育教学管理工作不可缺少的一部分，在改革创新的新形势下，干部档案原有的十类内容已经不能满足全面地、准确地反映教职工真实面貌的需要，人事档案工作要多角度、多层面地反映教职工的全面素质：德、能、勤、绩、廉全方位情况，挖掘体现个人的技术专长、教研成果、业绩评定、专业培训等特殊品质、潜在能力的材料内容，使人事档案更有血有肉，有亮点、有个性、有活力，从而丰富充实特色信息，达到“观其卷、知其人、用其才”的目的，凸显人事档案鲜活的生命力。

（三）提高素质，科学管理。

高校人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作，既涉及国家、组织又涉及个人的切身利益，这就要求档案管理人员必须具备忠诚于党、思想正派、秉公办事
等优良的职业道德，同时还需具备一定的政治理论素养、人事管理和档案专业知识，懂得计算机基本理论和操作技能等。

培养具有“创新型、复合型”一专多能的高素质档案管理人员，使人事档案管理工作更科学、更实用、更高效，同时也更好地保护了人事档案原始材料的安全性和真实性，推动人事档案管理科学化和现代化，为学校人才的选拔、使用提供更优质的服务。

（四）半封闭式管理，激活档案信息。

由于历史原因，人事档案一直实行全封闭式管理，这种封闭是一种不科学的管理，但开放也是不现实的。

我们可以变全封闭式管理为半封闭式的管理模式，适度公开人事档案信息。

如，三龄一历、年度考核等个人填写部分、组织填写经本人认可部分、组织根据本人真实情况填写部分，根本没有对本人保密的必要，允许档案当事人及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，实行有条件的部分公开，使档案信息流动起来，变“死档案”为“活信息”，激活人事档案，顺应科学发展、以人为本和建设民生档案的理念，推动人事制度跨越式发展。

（五）实现管理服务现代化，提高档案利用率。

随着现代化管理技术的快速发展，人才需求量、流动量的日益加大，使得人事档案的数量、信息量和种类也随之增多起来，单一、重复、枯燥的传统手工操作，效率低、工作量大、费时费力，已经不能适应现代档案管理工作的需要。

加强高校人事档案现代化、信息化建设和管理，成为高校人事档案管理的有效途径和发展趋势。

一方面可以将档案管理人员从繁杂琐
碎的手工操作中解放出来，有更多时间来学习和提高专业技能和科学的管理水平，另一方面现代化管理的计算机检索、统计等功能，为人事档案的利用提供了方便高效的服务，从而提高了档案的利用率和社会价值。

总之，高校人事档案管理工作应当顺应时代发展的要求，从“解放思想、与时俱进”的视角，转变传统的思想观念和管理模式，以“以人为本、科学管理、服务民生”的理念，创新探索高校人事档案事业的未来，在保持原有的人事档案原则基础上，遵循时代的发展规律，抓住机遇，迎接挑战，全力推进高校人事档案管理新跨越。

【参考文献】
［1］陈懋晔.市场经济条件下对高校档案质量问题的思考［J］.兰台世界，2012（10）
［2］陈桂英.人事档案管理工作中的问题和对策［J］.商品与质量，2012（11）。