运用过程方法编制审核计划

运用过程方法编制审核计划

刘宗斌博士

QQ:248918060

一、过程方法对编制审核计划的重要作用

审核计划的编制，是整个审核过程中的一个重要环节，决定着现场审核过程的展开。是否依照“目标——策划——实现——测量与监控——改进”的过程方法编制审核计划，则决定着现场审核过程中，能否关注到受审核方的过程之间、职能部门之间的接口，以及对重要过程业绩、有效性、薄弱环节的评价和判断，并影响到对体系运行情况的系统评价和判断。

但从对大量审核计划的评审情况来看，有相当一部份审核计划的编制，只满足于按受审核方质量手册中的职能分配表编制审核计划，是一种“要素模式”思路，而未能体现过程方法的要求。这样的审核思路，对受审核方的各个过程、各个职能部门都只能分别孤立地看待，而看不到过程之间、职能部门之间的有机联系。

例如，在现场审核中，常会发现这样的情形：审核“质量目标”条款时，发现建立的是有关产品质量优良率的目标；但审核“产品监测”条款时，发现只有产品质量合格的判定标准和相应的检验记录，而没有产品质量优良的判定标准及相应的监测记录；进一步审核“数据分析”条款时，提供的是有关产品质量稳定性的统计分析，而没有产品质量优良率的统计分析资料。也就是说，单独审核每一个条款，似乎都已按标准要求开展了活动，也没什么不对的地方。但用过程方法串起来一看，就发现这些活动之间缺乏逻辑一致性，也难以评价过程绩效和体系有效性。

因此，如何运用过程方法编制审核计划，就成为一个需要讨论的话题。

二、过程方法的关键是确定过程的顺序和相互作用

过程方法，做为系统地识别和管理过程的基本方法，其关键在于识别、确定过程之间的顺序和相互作用。但在现有的文献资料中，几乎没有关于如何确定过程之间顺序和相互作用的展开论述，或是语焉不详，因此有必要在这里做些说明。

质量管理体系的所有过程，按照与产品质量形成的相关关系，可以分为两类。一类是与产品质量形成直接相关的过程，大致包括标准第7章、第8章所涉及的过程，称为直接过程；另一类是与产品质量形成间接相关、起着支持性作用的过程，包括标准第4、5、6章所涉及的过程，以及检测设备控制、内部审核等过程，称为支持过程。

1．直接过程之间的顺序和相互作用

通常情况下，直接过程又分为生产管理、供应管理、营销管理、设计控制等四类管理过程。按照产品质量的形成过程，这四类管理过程相互之间有着一定的顺序和相互输入输出关系。例如，营销过程往往先于生产过程，向生产过程输入顾客要求，而生产过程则为营销过程输出产品和服务。

同时，在每一个直接过程内部的各个业务活动之间，存在着“目标——策划——实现——测量与监控——改进”PDCA模式的顺序和相互输入输出，见表1。

2．支持性过程之间没有直接联系

质量体系的各个支持过程之间，虽然有着资源意义上的相互支持作用，但相互间并没有直接的输入输出关系。例如，“文件控制”和“人力资源管理”这两个过程之间，并没有直接的输入输出关系。因此，在安排审核计划时，对于支持过程的条款，不必考虑这些条款之间的联系。

质量体系直接过程之间的顺序和和相互作用图示表

表1

需要说明的是，上述关于质量体系过程之间顺序和相互作用的分析，仅是一种通常的模式。而不同行业、不同规模的组织，其过程的顺序和相互作用是不一样的，需要具体分析、具体对待。

但无论如何，识别和确定过程的顺序和相互作用，是过程方法的关键所在。因此，需要在编制审核计划之前，通过对质量手册的审核和必要的提前沟通，不仅了解受审核方的部门职能分工，还需要明确部门之间的关系。唯有在识别和确定了受审核方的过程之间顺序和相互作用的基础上，才能在审核计划中明确合理的审核分工、审核路线，并明确审核过程中审核组成员之间需要沟通、协调的内容，从而保证过程方法在现场审核中的进一步运用，提高审核有效性。

三、运用过程方法编制审核计划的基本思路（结合案例分析）

现在，假设审核组长A接受对某生产制造企业的认证审核任务，审核组组成情况如表2所示，企业的职能分工情况如表3所示，要求在2个审核人日内完成现场审核。

审核组组成情况表

表2

某生产制造企业的职能分工表

表3

结合上述审核案例中各个职能和岗位的分工情况，审核计划编制的基本思路

可做如下考虑；

1.以直接过程为基准确定审核分工，并适当考虑审核工作量的均衡；

应根据审核组中专业审核员的人数，首先确定直接过程的审核分工。并以直接过程的审核分工为基准，确定审核组内部审核分工安排。

在本文这个审核案例中，只有一个实习资格的专业审核员，因此考虑把B、C两人合为一个审核小组，主要审核直接过程；A为一个审核小组，主要审核支持过程。另外，出于审核工作量均衡的考虑，把营销过程交给A组审核。

这样，确定安排B、C小组审核生产管理、供应管理两个管理过程，涉及生产部、质检部、车间、物流部（包括库房）等职能部门。由A组审核营销管理过程及领导层、行政人事部所涉及的支持过程。

2.按产品质量形成过程，确定直接过程审核路线

应按照产品质量形成的“营销管理—设计控制—生产管理—供应管理”顺序，以及各个直接过程中的职能分工，或正向或逆向地确定直接过程的审核路线。

在本文案例中，该企业删减了标准7.3条款，不涉及设计控制过程。

3.尽可能安排同一个审核小组对管理过程实施全过程审核

对直接过程的各类管理过程，如生产管理，应尽可能安排同一个审核小组对管理过程实施全过程的审核，这是因为：

首先，每一个管理过程都是一个较为完整的“目标—策划—实现—测量与监控—改进”PDCA循环过程，涉及标准的多个条款。安排全过程审核，便于审核员按照“PDCA”过程编制检查表，建立清晰的审核思路；便于在现场审核时，按过程的开展获取客观证据，通过相互对照，评价和判断证据之间是否保持逻辑一致；也便于审核结束后对管理过程的业绩、有效性做出完整评价。并在此基础上，对质量体系的业绩和有效性做出系统评价。

其次，每一个管理过程的完成往往涉及多个职能部门，如本文案例中的生产管理涉及生产部、质检部、车间等(见表4)。安排全过程审核，便于审核发现不同职能部门之间的过程接口是否清晰，信息传递是否及时、完整。

生产管理过程职能分工表

表4

4．以过程的顺序和展开为思路，按部门编制审核计划。

需要注意的是，尽管前述强调了过程顺序和相互作用的思路，但在具体编制审核计划时，仍然是以职能部门为主，集中一个时间段把某个职能部门所涉及的标准条款全部审完。

在个别文献中，认为过程审核是按照过程的顺序在部门之间来回穿梭，造成部门的重复审核，这种把过程审核和部门审核对立起来的观点，是不正确的。

根据上述思路，具体审核计划安排见表5。