电子文件档案化管理研究
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题 的一些方 法 为参 考 ， 合笔 者工作 中的实 际经验 ， 结 总结并 提 出了 电子 档案 管理 的原则和 对策 。
１ 电 子 档 案 的 产 生 及 其 特 点
人 类进 入 ２ 世 纪 ， １ 随着计 算机技 术 的飞速 发展 ， 电子 文件 、 电子 邮件 、 电子 出版 物也急 剧增加 ， 它们 正在 逐步 取代 以纸质 为 介质 的文件 。因此 ， 案工 作也 随之逐步 电子 化 、 档 网络化 ， 这是 时代 的必 然趋势
摘 要 ： 着 电 子 信 息 技 术 的 飞 速 发 展 和 办 公 自动 化 程 度 的 不 断 提 高 ， 量 的 电 子 文件 逐 步 成 为 记 录人 类 社 会 活 随 大 动 的 重要 载 体 ， 就 使 得 电子 文 件 档 案 化 管 理 成 为 档 案 工 作 发 展 的必 然 趋 势 。 回顾 了 电子 档 案 的 产 生 和 特 点 ， 这 分析 了 电 子 档 案 的优 势 和 弊 端 ， 以 国 内 外 对 于 电 子 文 件 档 案 化 管 理 方 法 的研 究 为 基 础 ， 合 实 际 经 验 ， 结 并 结 总
的破 坏 ， 并可 以避免文件漏归 ， 保证 了电子文件 的归档 率和完整 率 。 （） ３ 便于归 档整理 和检索查 阅 。 电子 文件归档后 即为 电子档 案 ， 管理方式 与传统档 案不 同 ， 其 因为 电 子 文 件可 以方便地实 现文件级 管理 ， 以 ， 所 档案 部 门在 接收 到电子 文件 的 同时 ， 可 以马上给 每份 文件 就
（） １ 电子档案存储量 大 ， 形式 多样 。 电子档案 的载体虽小 ， 存储 量却很 大 。 但 以现在流行 的存储 载体
为例 ， 张 Ｄ 一 ＶＤ刻录光盘 的存 储量 大约在 ２ ０Ｇ 之间 ， ～２ 以一 张写满 字 的 Ａ４ 作为基本单 位 ， 纸 这样 一
个光 盘就大约能存储 ４ ６ ￣４ ９６ ０张文字 资料 ， ０９ ｏ ｏ ０ 而其所 占的空间则极 小 。 同时 ， 电子档案 储存 的信息 具有 多样 性 。 信息化时代 的一个重要 特征就是不再 单纯 的以文字作 为处理 对象 ， 而可 以将文 字、 图形 、 图 像、 声音 、 影像等多媒体信 息综合处 理 。 电子档案 一改纸质 档案只 能存储 文字的局 限性 ， 它可 以存储丰 富 多彩 的多媒 体信息资源 ， 得档案信 息更加丰 富 ， 使 也更接 近现实 。 （） ２ 电子文档归档快速便 捷 ， 准确完 整 。 电子 文件可 以在 文件办 理结束后 随时归档 ， 或在某 一时 间周 期 定 期统一 归档 。 电子文件形 成部 门通 过 网络将 电子文件传送 到档案 部 门 ， 采用 电子数码签名 封签认 并 证， 由档案工作 人员接收登记 ， 按事 由原 则给 出档案 分类号 ， 定访 问权 限级别 ， 设 以便分 类保存 和将来用 户 查 找和利用 。随时归档符合 电子文件 自身 的形成 特点 ， 速便捷 ， 快 可有效 防止 电子档 案的流失 和病毒
编 制 唯 一 的文 件 号 和 相 应 的分 类 号 和 档 案 号 ， 时 根 据 上 下 级 行 文 之 间 的 联 系 ， 标 出 相 关 的 文 件 号 ， 同 再
在归 档 的同时 即可进行 电子档 案的主题词标 引 、 录。 著 技术条件 允许 时 ， 还可 以方便地编 制多角度 、 全方
子 文 件信息 以标 准格式通过 网络 传递给档 案部 门， 档案 部 门通过 网络 、 算机 、 计 图文扫描 、 光盘存储 等先
进 技 术手段 ， 各个单 位产生 的电子 文件信息进行 分类 、 对 整理 、 目等 ， 集 中统一 进行 管理 ， 别将 符 编 并 分
合 电子文件 形成部 门要求 的电子文件作 为档 案存储在 相应 的存储 空 间内 ， 由档案部 门负 责对其 进行 维
高速 公路 ” 在我 国尚在起 步阶段 ， 但档 案事业要 注意这方 面的发展 动 向， 超前 拿 出对策 ， 使档案 工作适应 这 一 客观形势 的变化和要 求 ， 使现在 的劳动 电子化 ， 为将来 档案管理 工作全 面深入 的信息化 打下基础 。
２ ２ 电 子 文件 档 案 化 管理 的 弊 端 ．
护 管 理 ， 信息形成单 位和社会 提供查 阅利用服 务 ， 为 并进 行用 户确认 以确 保 电子档 案 的完 整 与安全 ， 从
而 实 现安全 、 高效 、 快捷 的 电子档 案信息管理模 式 。
２ １ 电子文件档 案化 管理的优 势 ．
电子文件档案化是 档案管理工 作的必然趋 势 ， 纸 质文件相 比， 与 电子 档 案 具 有 以下 优 势 ： ］
文件 ”４ 因此 ， 理论 上讲 电子 文档必 须包 括三 方面 的含义 ： Ｌ。 从 一是 电子计算 机存 储 和处理 的文件 ； 二是 必须 是数 字化 的信 息记 录 ； 三是符合 电子文件 的特点格 式 。它 主要包 括 电子文书 、 电子信 件 、 电子抄表 、
电子 图纸 等 。电子档案 与 纸质档 案 比较 ， 有 以下特 点 ： ） 具 １ 电子档 案保 存条 件和 环境要 求 与纸质 档案不 同， 它对 保存 场地 的面积 要求 不 高 ， 而对 环境 的温 度 、 度 、 湿 防磁性 等条 件要 求很 高 ； ） ２ 电子档 案 可 由计 算 机等 现代 办 公设 备迅 速 处理 和传 递 ； ） ３ 电子档 案可共 享利 用 ， 不受 时 间和空 间影 响 ； ） ４ 电子 档案 不 是
收 稿 日期 ： ０ １ ０ — ６ ２ １－２２
作者简介 ： 周
全 （ ９４ ）男 ， 北 随 州 人 ， １８ 一 ， 湖 惠州 蓄 能 水 电厂 助 理 工 程 师 。
６ ２
佛 山科 学技 术 学院 学报 （ 自然科 学版 ）
第２ ９卷
实、 确、 准 快捷 的电子档案信息服 务 。 具体 地说 ， 就是 电子文档形 成部 门定 期或不 定期地把 日常产 生的电
的差 异 ， 一经形成便存 储在办 公信息数据 区 ， 由档案人 员 、 技术 人员等 用户共享 这些信息 资源 。 同的档 不
案用 户 可 以根据 自己不 同的需 求 ， 通过计算 机系统 多角度地对 电子文件 重新进行 自由分类 、 组合 、 整序 ，
电子 档 案 的 原 始 性 难 以 确 定 。
（） ２ 电子档案 的完 整性难维 护 。电子文 件的载体材 料是磁质 物质 和光盘 ， 具有 易热胀冷 缩 、 磨损 、 脱
落、 粘连 、 生霉等缺点 ， 一旦保存不好 ， 会影 响信息再现 ， 而且它们极 易受 到外界磁场 的影 响而导致退磁 、
消磁 。因此 ， 电子档案 载体的保存 寿命要 比纸 质档案载体 短 ５ １ 至 ５年 。
虽然 电子档案具 有许多 纸质档案 不可 比拟的优 势 ， 但是 ， 电子 档案 也具 有一些 弊端 ， 这对 档案 管理 者 提 出 了新 的挑战 。 ］ （） １ 电子档 案的原始性难 确定 。电子 档案不再 是直观 的纸质档案 ， 它是在 办公 自动化 系统 由电子形 式生成、 由实态 变为虚态 的一 种新型档案 。 对每个文本 来说 ， 没有草稿 与印件 的区别 ， 没有正本 与副本 也
第 ２期
周 全 等 ： 子 文 件 档 案 化 管 理 研 究 电
Байду номын сангаас
６ ３
（） ３ 电子档 案 的安全性 难保 证 。损 害 电子档 案安全 的 因素 ， 不仅 有外部 因素 ， 而且 有 内部 因素 ， 还有 非法 因素 。外部 因 素对 电子档 案安全 的损 害 ： 一是 电子 档案 网络环境 不安 全 ； 是 电子档 案载体 材料理 二 化性 质不稳 定 。 内部 因素对 电子 档案安 全 的损害 主要 体现在 电子档 案 内部的 电子数据 易更 改 ， 更改后 且 不 留任何 痕迹 ， 电子 档案 的安 全性 理下 隐 患 ； 为 电子档 案 的利用 者可 以根 据用 户 的需 要 ， 不断地 修 改和 补充 信息 和数据 ， 接损 害着 电子档案 信息 内容 的安全 。 直 非法 因素对 电子 档案安 全 的威胁 表现 为电子数
第 ２ ９卷第 ２期
２ 年 ３ ０１ １ 月
佛 山科学 技术 学院学 报 （ 自然科 学版）
Ｊ ｕｎ ｌ ｆＦ ｓ ａ ｉｅｓ ｙ （ ｔｒｌ ｃｅ ｃ ｄｔ ｎ ｏ ｒ ａ ｏ ｏ ｈ ｎＵｎｖ ｒｉ Ｎａｕａ Ｓ ｉ ｅＥ ｉｏ ） ｔ ｎ ｉ
Ｖｏ ． ． １ ２９ Ｎｏ ２
并 提 出 了 电子 文 件 档案 化 管 理 的 原则 和对 策 。
关键 词： 电子 文 档 ； 档案 ； 案 化 管 理 ； 略 档 策
中 图 分 类 号 ： ７ ． Ｇ２ ０ ７ 文献标志码 ： Ａ
近 年来 ， 着 电子信 息技术 的 飞速发 展 ， 公 自动化 、 随 办 网络化 渐趋完 善 ， 部门用 便捷 的办公 自动化 各 管理 系统代 替 以往手 续繁 杂 的行文 办公 ， 多 日常工 作可 以直接 利用计 算机通 过 网络 办理 。 许 随着 办公 自 动化程 度 的不 断提高 ， 量 的电子文 件逐 步成 为记 录人类 社会活 动 的重 要载体 ， 大 这就使 得 电子档案 管理 成为档 案工 作发 展 的必然 趋势 。本文 以我 国对 电子档案 管理 的主要 研究 为基础 ， 以 国外 解决 此 问 并
具 有 保 存 价 值 的 电子 文 件 ， 须 要 归 档 保 护 ， 子 文 件 归 档 后 即形 成 了 电 子 档 案 － 。２ ０ 必 电 ３ ０ ２年 ， 家 质 量 ］ 国
监督 检验 检疫 总局 发布 的《 电子文件 归 档与管 理规 范 》 电子文 档定 义为“ 数字设 备及环 境 中生成 ， 将 在 以 数码 形式 存 储 于磁带 、 盘 、 盘 等载体 ， 赖 计算 机等数 字设 备 阅读 、 磁 光 依 处理 ， 可在 通信 网络 上传 送 的 并
位 的检 索工具 ， 于检 索查询 电子档案信息 。 便 用户查 阅时 ， 只需 给 出文件 分类号 或主题词 ， 即可 以检 索出
相应 的文件及附件 ， 而大大减 轻了档案工作 人员 的劳 动强度 。 从 （） ４ 有利于信息整 合和开发 利用 。可充分 利用 目前 企业和政 府机关 现有的计算 机资 源 ， 电子档 案 对 信 息 资源进 行信 息整合 和加工 处理 ， 克服手 工信 息加 工模 式从 文 件资 料形 成 积累 到开发 “ 次 文献 信 二 息” 间长的缺陷 ， 时 缩短 信息整合加 工的 时间 ， 提高 了档案 信息利 用的时效 性 。与纸质 档案信 息相 比 ， 电
子 档 案信息 传递更快捷 、 方便 ， 更 因此 ， 建立一个合 理 的电子文件档 案管理 系统 ， 于信息资 源的流通 和 便
信息 价值 的实现 ， 能使 档案信息潜在 的价值得 到充 分发挥 。 （） ５ 有利 于应用新 的信息化技术 。 电子 文件归档后 ， 可使档案 信息顺 利与最新 技术接轨 。 虽然“ 信息
Ｍ ａ．２ １ ｒ ０ １
文章 编 号 ： ０ ８ ０ １ ２ １ ） ２ ０ ６ — ５ １ ０ — １ （ ０ １ ０ — ０ １０ ７
电子 文 件 档 案 化 管 理 研 究
周 全 顾 艳 春。 ，
（。 州 蓄 能 水 电厂 ， 东 惠州 ５ １０ ２ 佛 山科 学技 术 学院 信 息 与教 育技 术 中心 ， 东 佛 山 ５ ８ ０ ） １惠 广 １ ０ ；． ６ 广 ２ ０ ０
直观 纸质 文件 ， 它需 要借 助 现代办 公设 备才 能 阅读 利用 。
２ 电子 文 件 档 案化 管 理 的利 弊 分 析
所谓 电子文 件档 案 化 管理 ， 就是在 传 统档 案管 理经 验和 形式 基础 上 ， 合 电子 文件 自身 的特点 ， 结 采
用 先进 的计 算 机和 网络 技 术 ， 针对 性地 汲取 档案 管理 理论 ， 有 相对 集 中地保 存 和管 理 电子文 件 ， 电子 对 文 件实 行 文件 级 的档 案 管 理 ， 电子文 件 形 成部 门提供 优 质 、 为 稳定 、 全 的存 储环 境 和 空 间 ， 安 并提 供 真
１ 电 子 档 案 的 产 生 及 其 特 点
人 类进 入 ２ 世 纪 ， １ 随着计 算机技 术 的飞速 发展 ， 电子 文件 、 电子 邮件 、 电子 出版 物也急 剧增加 ， 它们 正在 逐步 取代 以纸质 为 介质 的文件 。因此 ， 案工 作也 随之逐步 电子 化 、 档 网络化 ， 这是 时代 的必 然趋势
摘 要 ： 着 电 子 信 息 技 术 的 飞 速 发 展 和 办 公 自动 化 程 度 的 不 断 提 高 ， 量 的 电 子 文件 逐 步 成 为 记 录人 类 社 会 活 随 大 动 的 重要 载 体 ， 就 使 得 电子 文 件 档 案 化 管 理 成 为 档 案 工 作 发 展 的必 然 趋 势 。 回顾 了 电子 档 案 的 产 生 和 特 点 ， 这 分析 了 电 子 档 案 的优 势 和 弊 端 ， 以 国 内 外 对 于 电 子 文 件 档 案 化 管 理 方 法 的研 究 为 基 础 ， 合 实 际 经 验 ， 结 并 结 总
的破 坏 ， 并可 以避免文件漏归 ， 保证 了电子文件 的归档 率和完整 率 。 （） ３ 便于归 档整理 和检索查 阅 。 电子 文件归档后 即为 电子档 案 ， 管理方式 与传统档 案不 同 ， 其 因为 电 子 文 件可 以方便地实 现文件级 管理 ， 以 ， 所 档案 部 门在 接收 到电子 文件 的 同时 ， 可 以马上给 每份 文件 就
（） １ 电子档案存储量 大 ， 形式 多样 。 电子档案 的载体虽小 ， 存储 量却很 大 。 但 以现在流行 的存储 载体
为例 ， 张 Ｄ 一 ＶＤ刻录光盘 的存 储量 大约在 ２ ０Ｇ 之间 ， ～２ 以一 张写满 字 的 Ａ４ 作为基本单 位 ， 纸 这样 一
个光 盘就大约能存储 ４ ６ ￣４ ９６ ０张文字 资料 ， ０９ ｏ ｏ ０ 而其所 占的空间则极 小 。 同时 ， 电子档案 储存 的信息 具有 多样 性 。 信息化时代 的一个重要 特征就是不再 单纯 的以文字作 为处理 对象 ， 而可 以将文 字、 图形 、 图 像、 声音 、 影像等多媒体信 息综合处 理 。 电子档案 一改纸质 档案只 能存储 文字的局 限性 ， 它可 以存储丰 富 多彩 的多媒 体信息资源 ， 得档案信 息更加丰 富 ， 使 也更接 近现实 。 （） ２ 电子文档归档快速便 捷 ， 准确完 整 。 电子 文件可 以在 文件办 理结束后 随时归档 ， 或在某 一时 间周 期 定 期统一 归档 。 电子文件形 成部 门通 过 网络将 电子文件传送 到档案 部 门 ， 采用 电子数码签名 封签认 并 证， 由档案工作 人员接收登记 ， 按事 由原 则给 出档案 分类号 ， 定访 问权 限级别 ， 设 以便分 类保存 和将来用 户 查 找和利用 。随时归档符合 电子文件 自身 的形成 特点 ， 速便捷 ， 快 可有效 防止 电子档 案的流失 和病毒
编 制 唯 一 的文 件 号 和 相 应 的分 类 号 和 档 案 号 ， 时 根 据 上 下 级 行 文 之 间 的 联 系 ， 标 出 相 关 的 文 件 号 ， 同 再
在归 档 的同时 即可进行 电子档 案的主题词标 引 、 录。 著 技术条件 允许 时 ， 还可 以方便地编 制多角度 、 全方
子 文 件信息 以标 准格式通过 网络 传递给档 案部 门， 档案 部 门通过 网络 、 算机 、 计 图文扫描 、 光盘存储 等先
进 技 术手段 ， 各个单 位产生 的电子 文件信息进行 分类 、 对 整理 、 目等 ， 集 中统一 进行 管理 ， 别将 符 编 并 分
合 电子文件 形成部 门要求 的电子文件作 为档 案存储在 相应 的存储 空 间内 ， 由档案部 门负 责对其 进行 维
高速 公路 ” 在我 国尚在起 步阶段 ， 但档 案事业要 注意这方 面的发展 动 向， 超前 拿 出对策 ， 使档案 工作适应 这 一 客观形势 的变化和要 求 ， 使现在 的劳动 电子化 ， 为将来 档案管理 工作全 面深入 的信息化 打下基础 。
２ ２ 电 子 文件 档 案 化 管理 的 弊 端 ．
护 管 理 ， 信息形成单 位和社会 提供查 阅利用服 务 ， 为 并进 行用 户确认 以确 保 电子档 案 的完 整 与安全 ， 从
而 实 现安全 、 高效 、 快捷 的 电子档 案信息管理模 式 。
２ １ 电子文件档 案化 管理的优 势 ．
电子文件档案化是 档案管理工 作的必然趋 势 ， 纸 质文件相 比， 与 电子 档 案 具 有 以下 优 势 ： ］
文件 ”４ 因此 ， 理论 上讲 电子 文档必 须包 括三 方面 的含义 ： Ｌ。 从 一是 电子计算 机存 储 和处理 的文件 ； 二是 必须 是数 字化 的信 息记 录 ； 三是符合 电子文件 的特点格 式 。它 主要包 括 电子文书 、 电子信 件 、 电子抄表 、
电子 图纸 等 。电子档案 与 纸质档 案 比较 ， 有 以下特 点 ： ） 具 １ 电子档 案保 存条 件和 环境要 求 与纸质 档案不 同， 它对 保存 场地 的面积 要求 不 高 ， 而对 环境 的温 度 、 度 、 湿 防磁性 等条 件要 求很 高 ； ） ２ 电子档 案 可 由计 算 机等 现代 办 公设 备迅 速 处理 和传 递 ； ） ３ 电子档 案可共 享利 用 ， 不受 时 间和空 间影 响 ； ） ４ 电子 档案 不 是
收 稿 日期 ： ０ １ ０ — ６ ２ １－２２
作者简介 ： 周
全 （ ９４ ）男 ， 北 随 州 人 ， １８ 一 ， 湖 惠州 蓄 能 水 电厂 助 理 工 程 师 。
６ ２
佛 山科 学技 术 学院 学报 （ 自然科 学版 ）
第２ ９卷
实、 确、 准 快捷 的电子档案信息服 务 。 具体 地说 ， 就是 电子文档形 成部 门定 期或不 定期地把 日常产 生的电
的差 异 ， 一经形成便存 储在办 公信息数据 区 ， 由档案人 员 、 技术 人员等 用户共享 这些信息 资源 。 同的档 不
案用 户 可 以根据 自己不 同的需 求 ， 通过计算 机系统 多角度地对 电子文件 重新进行 自由分类 、 组合 、 整序 ，
电子 档 案 的 原 始 性 难 以 确 定 。
（） ２ 电子档案 的完 整性难维 护 。电子文 件的载体材 料是磁质 物质 和光盘 ， 具有 易热胀冷 缩 、 磨损 、 脱
落、 粘连 、 生霉等缺点 ， 一旦保存不好 ， 会影 响信息再现 ， 而且它们极 易受 到外界磁场 的影 响而导致退磁 、
消磁 。因此 ， 电子档案 载体的保存 寿命要 比纸 质档案载体 短 ５ １ 至 ５年 。
虽然 电子档案具 有许多 纸质档案 不可 比拟的优 势 ， 但是 ， 电子 档案 也具 有一些 弊端 ， 这对 档案 管理 者 提 出 了新 的挑战 。 ］ （） １ 电子档 案的原始性难 确定 。电子 档案不再 是直观 的纸质档案 ， 它是在 办公 自动化 系统 由电子形 式生成、 由实态 变为虚态 的一 种新型档案 。 对每个文本 来说 ， 没有草稿 与印件 的区别 ， 没有正本 与副本 也
第 ２期
周 全 等 ： 子 文 件 档 案 化 管 理 研 究 电
Байду номын сангаас
６ ３
（） ３ 电子档 案 的安全性 难保 证 。损 害 电子档 案安全 的 因素 ， 不仅 有外部 因素 ， 而且 有 内部 因素 ， 还有 非法 因素 。外部 因 素对 电子档 案安全 的损 害 ： 一是 电子 档案 网络环境 不安 全 ； 是 电子档 案载体 材料理 二 化性 质不稳 定 。 内部 因素对 电子 档案安 全 的损害 主要 体现在 电子档 案 内部的 电子数据 易更 改 ， 更改后 且 不 留任何 痕迹 ， 电子 档案 的安 全性 理下 隐 患 ； 为 电子档 案 的利用 者可 以根 据用 户 的需 要 ， 不断地 修 改和 补充 信息 和数据 ， 接损 害着 电子档案 信息 内容 的安全 。 直 非法 因素对 电子 档案安 全 的威胁 表现 为电子数
第 ２ ９卷第 ２期
２ 年 ３ ０１ １ 月
佛 山科学 技术 学院学 报 （ 自然科 学版）
Ｊ ｕｎ ｌ ｆＦ ｓ ａ ｉｅｓ ｙ （ ｔｒｌ ｃｅ ｃ ｄｔ ｎ ｏ ｒ ａ ｏ ｏ ｈ ｎＵｎｖ ｒｉ Ｎａｕａ Ｓ ｉ ｅＥ ｉｏ ） ｔ ｎ ｉ
Ｖｏ ． ． １ ２９ Ｎｏ ２
并 提 出 了 电子 文 件 档案 化 管 理 的 原则 和对 策 。
关键 词： 电子 文 档 ； 档案 ； 案 化 管 理 ； 略 档 策
中 图 分 类 号 ： ７ ． Ｇ２ ０ ７ 文献标志码 ： Ａ
近 年来 ， 着 电子信 息技术 的 飞速发 展 ， 公 自动化 、 随 办 网络化 渐趋完 善 ， 部门用 便捷 的办公 自动化 各 管理 系统代 替 以往手 续繁 杂 的行文 办公 ， 多 日常工 作可 以直接 利用计 算机通 过 网络 办理 。 许 随着 办公 自 动化程 度 的不 断提高 ， 量 的电子文 件逐 步成 为记 录人类 社会活 动 的重 要载体 ， 大 这就使 得 电子档案 管理 成为档 案工 作发 展 的必然 趋势 。本文 以我 国对 电子档案 管理 的主要 研究 为基础 ， 以 国外 解决 此 问 并
具 有 保 存 价 值 的 电子 文 件 ， 须 要 归 档 保 护 ， 子 文 件 归 档 后 即形 成 了 电 子 档 案 － 。２ ０ 必 电 ３ ０ ２年 ， 家 质 量 ］ 国
监督 检验 检疫 总局 发布 的《 电子文件 归 档与管 理规 范 》 电子文 档定 义为“ 数字设 备及环 境 中生成 ， 将 在 以 数码 形式 存 储 于磁带 、 盘 、 盘 等载体 ， 赖 计算 机等数 字设 备 阅读 、 磁 光 依 处理 ， 可在 通信 网络 上传 送 的 并
位 的检 索工具 ， 于检 索查询 电子档案信息 。 便 用户查 阅时 ， 只需 给 出文件 分类号 或主题词 ， 即可 以检 索出
相应 的文件及附件 ， 而大大减 轻了档案工作 人员 的劳 动强度 。 从 （） ４ 有利于信息整 合和开发 利用 。可充分 利用 目前 企业和政 府机关 现有的计算 机资 源 ， 电子档 案 对 信 息 资源进 行信 息整合 和加工 处理 ， 克服手 工信 息加 工模 式从 文 件资 料形 成 积累 到开发 “ 次 文献 信 二 息” 间长的缺陷 ， 时 缩短 信息整合加 工的 时间 ， 提高 了档案 信息利 用的时效 性 。与纸质 档案信 息相 比 ， 电
子 档 案信息 传递更快捷 、 方便 ， 更 因此 ， 建立一个合 理 的电子文件档 案管理 系统 ， 于信息资 源的流通 和 便
信息 价值 的实现 ， 能使 档案信息潜在 的价值得 到充 分发挥 。 （） ５ 有利 于应用新 的信息化技术 。 电子 文件归档后 ， 可使档案 信息顺 利与最新 技术接轨 。 虽然“ 信息
Ｍ ａ．２ １ ｒ ０ １
文章 编 号 ： ０ ８ ０ １ ２ １ ） ２ ０ ６ — ５ １ ０ — １ （ ０ １ ０ — ０ １０ ７
电子 文 件 档 案 化 管 理 研 究
周 全 顾 艳 春。 ，
（。 州 蓄 能 水 电厂 ， 东 惠州 ５ １０ ２ 佛 山科 学技 术 学院 信 息 与教 育技 术 中心 ， 东 佛 山 ５ ８ ０ ） １惠 广 １ ０ ；． ６ 广 ２ ０ ０
直观 纸质 文件 ， 它需 要借 助 现代办 公设 备才 能 阅读 利用 。
２ 电子 文 件 档 案化 管 理 的利 弊 分 析
所谓 电子文 件档 案 化 管理 ， 就是在 传 统档 案管 理经 验和 形式 基础 上 ， 合 电子 文件 自身 的特点 ， 结 采
用 先进 的计 算 机和 网络 技 术 ， 针对 性地 汲取 档案 管理 理论 ， 有 相对 集 中地保 存 和管 理 电子文 件 ， 电子 对 文 件实 行 文件 级 的档 案 管 理 ， 电子文 件 形 成部 门提供 优 质 、 为 稳定 、 全 的存 储环 境 和 空 间 ， 安 并提 供 真