项目部资料管理办法

工程资料管理办法

为了规范工程项目部文件、施工资料收集、整理、归档工作，确保项目部工程资料能够达到验收的标准，特制定本办法。（以业主要求为准）

1.适用范围

本办法适用于江西东旭市政公司所有工程项目部资料的管理。

2.资料分类

2.1按来源一般分为外部来文、内部文件两类：

2.1.1外部来文：由公司、分公司、监理、甲方等传来的文件，如公司行政文件、监理公司工程联系单等；由此再细分为：①甲方、监理来文（包括各种报验报检文件的批复件）；②政府部门来文；③公司来文；

2.1.2内部文件：由项目部自己产生的文件：①会议纪要；②通知、制度；③专业专项文件（比如现场计量单、苗木检疫证、各种材料合格证等）。

2.2 发文存档主要是保留一个备份文件，按发文方向，一般分为：

2.2.1 内部行文备份件：①普通行政呈请文件；②专业报批文件。

2.2.2 外部行文备份件：①联系函；②专业专项报批文件（各种报验报检文件）、签证单等。

3.管理职责及处理流程

项目部资料管理应遵循统一归划、分级管理、专人负责的原则。

3.1项目部资料原则上由资料员集中统一管理，编制有效文件清单，文件传递有记录，卷内有目录，负责项目部文件资料的报审、整理、归档移交工作。

3.2项目总工或项目经理负责各部种资料的检查与督促工作，确保文件资料的完整准确。

3.3公司成本合同部负责合同等管理资料的提供。

3.4各专业工程师、施工员负责施工图纸、设计变更、会审记录及各种试验报告等质检资料等技术资料的提供。

3.5项目部安全管理员负责工程安全资料的提供。

3.6项目机械设备或物资管理员负责自购物资和材料的出厂合格证明、质保书、苗木检疫证书及钢材等水泥等材料跟踪记录等资料的提供。

3.7 对外发文管理流程，按附件一《外发文管理流程》执行。

3.8收文处理流程：

4.文本资料整理

4.1文本资料编制要求

4.1.1 文件资料一律用激光打印机打印，打印字迹必须清晰，不能存在模糊、断字、错别字等现象。页面应保持整洁，不能有杂线、斑点、水渍、泥点、污迹等缺陷。纸张不能有破损，不能缺角，不能打孔；

4.1.2文件资料确需填写的需字体工整，一律采用黑墨水笔书写、绘制；

4.1.3文件资料书写及打印时左边应留25mm装订线位置，上下空20mm，右边至少空10mm，打印字体一律采用宋体，字形选用常规；

4.1.4文件资料幅面一律采用A4纸,小于此标准的应粘贴到A4纸上。大于A4纸的应折叠成A4纸尺寸；

4.3资料归档

参照附录二《园林绿化工程竣工资料归档目录》、附件三《市政工程归档目录》

4.4卷内目录的编制

4.4.1卷内目录样式见附件四。

4.4.2序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注盒内文件资料的顺序，一个文件一个号，连续编号。

4.4.3文件编号，应填写文件文号或图样的图号。

4.4.4责任者指文件资料的形成单位。

4.4.5文件材料题名指文件资料名称。

4.4.6页号应填写每份文件资料首尾页上标注的页号。

4.4.7日期指文件资料的形成日期。