一个很实用的方法------设置数据的有效性

数据的有效性----设置输入条件

在很多情况下，设置好输入条件后，能增加数据的有效性，避免非法数据的录入。如年龄为负数等。那么有没有办法来避免这种情况呢？有，就是设置数据的有效性。设置好数据的

有效性后，可以避免非法数据的录入。

下面我们还是以实例来说明如何设置数据的有效性。

1. 设置学生成绩介于0----100分之间。

图6-4-1

假设试卷的满分100分，因此学生的成绩应当介于0----100分之间的。我们可以通过以下几步使我们录入成绩时保证是0----100分之间，其它的数据输入不能输入。

第1步：选择成绩录入区域。

此时我们选中B3：C9 。

第2步：

点击菜单数据―>有效性，弹出数据有效性对话框。界面如图6-4-2所示。

图6-4-2

在图6-4-2中的默认的是允许任何值输入的，见图中红色区域所示。

第3步：点击允许下拉按钮，从弹出的选项中选择小数。（如果分数值是整，此处可以

选择整数）

图6-4-3

选择后界面如图6-4-4所示。在图6-4-4中，数据中选择介于，最小值：0 ，最大值：

100 。

图6-4-4

第4步：点击确定按钮，完成数据有效性设置。

下面我们来看一下，输入数据时有何变化。见图6-4-5所示。

图6-4-5

从图中可以看出，我们输入80是可以的，因为80介于0----100之间。而输入566是不可

以的，因为它不在0----100之间。

此时，点击重试按钮，重新输入，点击取消按钮，输入的数据将被清除。

第5步：设置输入信息

在数据有效性对话框中，点击输入信息页，打开输入信息界面。如图6-4-6所示。

图6-4-6

设置好输入信息后，我们再来看输入数据时，界面有何变化。如图6-4-7所示。

图6-4-7

从图中可见，输入时多了人性化的提示，而这个提示信息就是我们刚刚设置的内容。

第6步：设置出错警告

在数据有效性对话框中，点击出错警告页，在出错警告页我们可以设置警告信息。如图

6-4-8所示。

图6-4-8

设置好后，我们来看一下输入错误时，有何提示。如图6-4-9所示。

图6-4-9

从图中，我们可以看出出错警告也可以人性化设置。

2. 设置性别只能输入“男，女，未知”

详细的设置略，关键地方见图6-4-10所示。

图6-4-10

说明：

1. 允许：序列。

2. 来源：输入“男，女，未知”，标点要求是英文半角状态。

设置好后，不仅能限制输入内容，而且右边还多了一个下拉按钮，下拉列表为这3项。如图

6-4-11所示。

图6-4-11

另外，我们除了可以直接在“数据来源”中输入选中选项数据外，还可以直接引用当前工作表的连续单元格区域作为数据源，其操作方法相同，不再赘述。

3. 控制产品编号的输入

如果用户为了统一产品编号的输入，要求录入者只能输入8位的字母“A”开头的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤如下：

第1步：选择数据源：A3：A8。如图6-4-12所示。

图6-4-12

第2步：打开有效性对话框，并按下图进行设置。图6-4-13所示。

图6-4-13

经过上述设置后，用户在A3：A8区域中输入数据时，只能是“A”开头，并且必须是8位，否则不能完成输入。

注：数据有效性只对用户直接输入的数据有效，而对于复制粘贴、查找替换的数据是无法控制的，因此大家在使用时一定要注意。

用“数据/有效性”功能可以达到目的。

以选择性别为例，制作有男、女选项的下拉菜单：

选中“性别”数据区域；

执行“数据/有效性”命令，打开“数据有效性”对话框；

单击“设置”选项卡，在“允许”栏选择“序列”，“来源”中输入“男，女”（不含引号，用英文单引号分隔）；

单击“确定”按钮。

“在下拉菜单中选择一个值之后能同时在另一个单元格里对应出一个数值或是文字”，这要根据实际情况再加工的哦！

补充事例——

事实上，就是制作二级下拉菜单。

试试、看看，是否所需！

设置“数据”表

A列B列

部门员工

A 张三李四

B 王二郑大

C 刘一王五

D 初一赵钱

……

命名：

选中A列，在“名称框”中输入“部门”，回车确认。

选中B列，在“名称框”中输入“员工”，回车确认。

在“菜单”表制作下拉菜单：

制作一级下拉菜单

选中A1：B1单元格区域；

执行“数据/有效性”命令，打开“数据有效性”对话框；

在“设置”选项卡下，“允许”选择“序列”、“来源”中输入“部门，员工”（不含引号，用英文逗号分隔）；

选中“忽略空值”、“提供下拉箭头”，单击“确定”按钮，完成一级下拉菜单制作。

此时在A1、B1中，单击右侧的下拉按钮进行选择输入。

制作二级下拉菜单

从A2单元格起向下选中单元格区域；

执行“数据/有效性”命令，打开“数据有效性”对话框；

在“设置”中，“允许”选择“序列”、“来源”中输入公式“=INDIRECT(A$1)”；

选中“忽略空值”、“提供下拉箭头”，单击“确定”按钮，完成“部门”的二级菜单制作。

同法制作“员工”的二级菜单。此时“来源”中输入公式“=INDIRECT(B$1)”。

此时在部门、员工下面的单元格中，单击右侧的下拉按钮进行“部门”、“员工”的选择输入。

函数INDIRECT返回文本字符串指定的引用。查粘贴函数帮助即可！

够麻烦吧！

是否对你有所帮助！？

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