如何做好电子文件的归档和保管工作

如何做好电子文件的归档和保管工作

马燕1 张晓红2（1、孙吴县卫生局，黑龙江黑河 164200 2、孙吴县卫生监督所，黑龙江黑

河 164200）

摘要：电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案由于其种种不同于纸质档案的特性，决定了其在整理、鉴定、保存、维护与提供利用等方面必然有别于纸质档案。

关键词：电子档案；计算机；鉴定；整理；保管

电子文件是指一种能被计算机识别、通过计算机阅读和处理而且符合文件法律定义的，能存

储在磁带、磁盘、或光盘等介质上，可以在网络上传输的数字代码序列。电子文件几乎不占

据物理空间，它的建立、处理、保存都比纸质文件来得方便，如果备份管理得当，也不会丢失，更不会老化。因此，随着电子计算机及网络应用的普及，越来越多的文件将会以电子文

件的形式产生和存储，电子档案的整理与鉴定、管理工作变得越来越重要。

1 电子档案的整理与鉴定

1．1电子档案的整理

电子档案的整理是指在计算机中对文件分门别类、形成一个逻辑系统的过程。从理论上讲，

由于计算机的快速查找功能，在大容量存储介质上，可以从不同角度迅速查找到利用者所需

要的档案，但是在目前的技术条件下电子档案还是需要整理的。首先，从电子文件在其形成、处理、归档、档案馆（室）接收的全过程综合考虑，进行必要的整理有利于各阶段的利用和

管理，对于物理归档（磁盘归档）和逻辑归档（网络归档）方式均有较好的适应性；其次，

目前的计算机文件管理系统不能在根目录中容纳无限多的文件，它要求对文件按照一定的结

构进行分类管理，必要时在各种计算机文件管理系统中可借助经整理而形成的目录结构对某

一部分文件进行加密管理和利用控制。

（1）电子档案的整理原则

根据电子档案的特性及其保管和利用的要求，电子档案的整理原则应是：

a.有机联系原则。文件之间的有机联系性不会因文件介质的改变而消失，电子文件在其形成

过程中产生的“天然联系”对于它的价值仍然是至关重要的。尽管人们可以标引出文件的种种

特征，并借助这些标引项在计算机中实现多元检索，但是无论多么高质量的标引，都不可避

免地带有人为成分，都不可能毫无误差地将文件在形成过程中产生的千丝万缕的历史联系反

映出来。因此，对于电子档案也需要保留反映其形成过程的原始结构和集合方式，以便使后

人从中寻找历史事实的本来面貌。

b.简单性原则。电子档案在整理过程中不需要像纸质档案那样顾及诸如案卷的厚度、排架的

难易等因素，它所承担的主要任务就是建立一个分门别类的文件系统。因此，对电子档案的

整理应立足于简便易行，一般可按照文件形成部门划分类别，并由各部门对自身形成的档案

进行下位分类和文件归类。档案人员没有必要刻意追求逻辑严谨的分类方案而把分类复杂化。机关电子档案的整理，主要包括文件的分类和文件清单、保管单位清单的编制两方面内容。（2）机关电子文件的分类

一般来说，机关电子档案的分类可按以下几个步骤进行：

a.将机关电子文件按其形成规律和自身特点划分几部分，分别整理通常可分为一般文件、科

技文件、数据文件和命令文件四部分。一般文件与纸质载体的文书档案的范围大体相同，基

本上是文本文件，应分门别类加以管理；科技文件中有图像文件（图样）、也有文本文件

（有关说明材料），应根据成套性原则按项目加以整理；数据文件根据其相关性加以整理；

命令文件也需要按其成套性加以整理，例如对于一套软件，应将其程序和操作说明作为一个

整体，以保证其能够正确运行。

b.各部分文件编制分类方案。科技文件、数据文件、命令文件，可根据文件特点分类，这里

主要介绍一般文件的分类方法。实际上，在各种计算机的操作系统中已经为用户管理文件安

排了目录系统，通常采用“树”结构，依目录层次逐级扩展，其中最上位的目录称为“根目录”，以下各级目录均称为“子目录”，每一个目录都有一个“文件夹”，可将相关文件存放其中，这

种“树”结构与纸质档案分类的隶属关系是一样的。通常根目录的数量有一定限制，子目录的

数量和层次是没有限制的。从便于管理出发，各机关应根据本机关电子文件形成机构的分布

情况建立文件分类系统。在机关内各机构使用独立的计算机时，由各机构分别建立自己的目

录结构，归档后作为一个类目纳入机关电子档案分类系统。在使用工作站的机关，由工作站

分配给每台终端一个目录，对于终端使用者来说称为“主目录”或“基目录”，终端一打开便进

入这一主目录中，可根据需要建立子目录，一级类目放在一级子目录下，二级类目放在二级

子目录下，依此类推，文件形成者随时可把新形成的文件放进相应的末端子目录的“文件夹”中。计算机目录系统类似于纸质文件的立卷类目，在内部机构或文件内容发生变化时，可根

据具体情况增设目录或另建目录系统。将电子文件放入各类目的文件夹中类似于平时归卷，

应在文件形成阶段随时进行，这样做既便于平时查考调用，也有利于日后系统归档。

c.目录和文件命名。在计算机操作系统中，目录和电子文件名的长度通常是有限度的，因而

计算机操作系统中的文件名一般不能表达完整的文件题名，而只是文件题名的简称或代称。

为目录和文件命名可以有多种方法，例如选用文件题名中关键字的汉语拼音字头（《1999年

干部任免》用GBRM）；在机构名称代码后加文件顺序号（组织部第三份文件用“ZZ003”）等。因文件名长度有限，重复的可能性较大，无论使用哪种方法都要注意尽量减少重名，特别是

在同一级目录、同一个“文件夹”内不可重复，以减少误检率。

d.编写文件目录系统说明。由于目录和文件的命名不宜使用汉字，而使用拼音或英文命名的

目录使人不易理解其含义，使用起来很不方便，所以有必要编写一份文件目录系统说明，介

绍其结构和目录名称。文件目录系统说明，可按照目录结构层次将每一个目录在计算机中的

名称与实际名称相对应，使人一目了然。

1.2电子档案的鉴定

电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定一样，是对其保存价值的判断和预测。通常，对电子档案

的鉴定是在对电子文件的鉴定的基础上进行的，是对电子文件鉴定的继续和补充。在电子文

件归档时，电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档电子文件的内容进行鉴定，鉴别

电子文件的价值，同时对内容、载体进行检查、检测，确定存舍，对所需的软、硬件环境做

出说明，并根据电子文件的价值划分保管期限，提出保管期限内配套的软、硬件环境要求。

在档案管理过程中进行的电子档案的鉴定，其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审

查鉴定，把失去保管价值的电子档案剔除销毁，避免造成有利用价值的电子档案淹没于无用

的电子档案之中，达到优化馆（室）藏电子档案的目的。

2 电子档案的保管

电子档案的保管，除应具备纸质档案的一般要求外，还需要根据磁、光介质的特性，采用一

些特殊的保管方法。

电子档案的保管条件和要求。电子档案所使用的磁、光介质的稳定性不如纸质材料，对保管

条件具有较高的要求，有关磁性载体档案的保管可参照执行国家档案局颁布的《磁性载体档

案管理与保护规范》中的有关规定。目前，我国尚未颁布有关光盘的保管规范，光盘可根据

其载体性能加以妥善管理。具体内容如下：