公文写作 第二章 公文格式

文件内容涉及国家秘密的， 应表明密级和保密期限； 机 密★一年 00001 分秘密、机密、绝密。 特急 眉 目的是为了便于统计、登 记和回收；领导机关大批 下发公文时使用，绝密、 首 机密公文应标明。 鄂经院发〔2006〕3号
湖北经济学院文件
传递和办理的时间限度，平件 不必标注。公文分特急、急件。
年份用全称， 用六角括号
不加“第” 不编虚号
（二）主体部分
n
主体部分包括公文标题、主送机关、公 文正文、附件、成文时间、印章、附注 等项。
主体要素是指公文首页红色反线以下至 公文末页主题词以上的各个要素。
n
1、公文标题：一般由发文机关名称（作 者）、文件的主题（事由）及文种（文件 名称）三部分组成。位于文件首页发文字 号之下，可分一行或多行居中书写。
n
n
n
《国家行政机关公文处理办法》规定： “公文标题应当准确简要地概括公文的主 要内容并标明公文种类，一般应当标明 发文机关”
无“发文机关”， 不规范的公文标题 无“事由”
“整顿”前缺少“关于”， 有“发文机关” “报告”前缺少“的”， 1、《通知》 “文种”而无 这种省略， “事由”； 也不符合拟制 2、《XX电力局决定》 公文标题的语法要求。
公文的格式要素划分为 眉首、主体、版记 三个部分。
眉首
主体
版记
（一）眉首部分：包括公文份数序 号、秘密等级和保密期限、紧急程 度、发文机关标识、发文字号、签 发人等项
置于公文首页 红色反线以上 的各要素统称 眉首。
每份公文的顺序编 号。
位置在版心左上角 顶格第1行。
一般来说，应根据公文的份数来决 定编几位，但至少应不少于两位， 即“1”编为“01”，如果单编“1”， 会使人不知其意，以为是误印上去 的。
④公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越 级行文时，应抄送被越过的上级机关。
n
标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格； 最后一个主送机关名称后标全角冒号。
不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类 中间用顿号隔开，末尾加冒号，如 “各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、 各直属机构：”
〖标题〗 ××大学关于予以×× 系学生×××警告处分 的通报
n
2.某省人民政府发文 n 要求所属单位认真贯 n 彻执行国务院关于调 整纺织品价格的规定， 以便保持市场的稳定。
〖标题〗 ××省人民政府关于 认真贯彻执行国务院 调整纺织品价格的规 定的通知
公文的主要受理机关，即答复或办 理公文事项的机关，应当使用全称 或者规范化简称、统称。也叫做 “抬头”。
公文格式的有关模板 /5%E5%8F%91%E6%96%87%E6%9C% BA%E5%85%B3%E6%A0%87%E8%AF %86%E4%B8%8B%E8%A1%8C.jpg发文 机关标识的位置，有两种规定：第一种用于 ☆第二种限于上行文，发文机关标识上边 平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版 缘至版心上边缘为80㎜。 心上边缘为25㎜；
发文字号由发文机关 代码、发文年度、顺 序号。顺序不可任意 颠倒调换。
发文字号的位置：
在发文机关标识下
空2行，红色反线 之上4㎜处。
发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写， 发文年度号标注在六角括号内。 发文年度应标全称，例如，“〔2008〕”不 能简写为“〔08〕”。 发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时 间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号， 不随意编号，不编虚位（即“1”不编为 “001”），不加“第”字。 行政机关之间联合行文，标注主办机关的发 文字号。
标题
主送机关
确立主送机关的注意事项
①标识主送机关要标明主送机关的全称、规 范化简称或同类型机关的统称。
②主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格 的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主 送机关写公文的主送机关时，要用顿号和逗号来分 清受文机关的层次。一般同一类机关之间用顿 号 ，不同类的机关之间用逗号。 各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：
公文的核心部分，除了个别的简短的公文外， 正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。 开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是 制发该文的依据或理由； 主体可以概括为“事”，即什么事情或什么事 项； 结尾可以概括为“断”，就是正文的论断部分， 通常为要求、措施、办法等。
公文正文基本内容显性结构模式
依据 n ↓ n 目的 n ↓ 文种承启语 n ↓ n 事项 n ↓ n 要求
n
n
附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标 注。
公文正文中有一些内容，如图表、名单、规 章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断 公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。 这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文 的附件单独表述。
带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报 告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分， 正文只是转发的说明和要求，这种“附件”其实也 是正件、正文。
☆推荐使用小标宋体字，用红色标识，以醒 目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mm×15mm。
37mm
37mm
62mm
25mm
117mm
80mm
联合行文
主办机关名称在 前，“文件”二 字置于发文机关 名称右侧，上下 居中排布；如联 合行文机关过多， 必须保证公文首 页显示正文。
发文字号是指某一公 文在发文机关一个年 度内发文总号中的实 际顺序号。
发文机关全称或规范化简 称加“文件”，红色标识， 居中，庄严显示文件的法 定性和权威性
反映机关本质属性，避免 与相近机关混淆。通常采 用三种方法：1、机关代 字；2、机关代字加文种 代字；3、机关代字加承 办部门代字。
便于公文查阅、处理、统计。 由发文机关代字、年份和序号 组成。联合发文时只标注主办 机关发文字号
成文日期是指文件落款处的时间。 不是指印刷时间或起草时间，即 公文生效的时间，这是公文的一 项重要内容。确定成文日期一般 有五种情形：
n n
n
n
n n
（1）一般文件，以负责人签发日期为准； （2）经会议讨论通过的文件，以通过日期 为准； （3）法规性文件以批准日期为准， （4）联合发文，以最后签发机关（部门） 的负责人签发日期为准； （5）电报以发出的日期为准。 行政公文的成文时间用汉字书写，要将年、 月、日标全，“零”写为“○”。
（发文机关名称）+（事由）+文种
中共中央 （作者） 关于 恢复沈雁冰同志党籍 的 决定 （介词 ＋ 事由） （文种）
n
n n
例如
中国银行关于发现伪造人民币的通报 发文机关 主要内容 文种
关于召开教师节表彰大会的通知 省略发文机关
通告 省略发文机关、主要内容
n
n
n n
在撰写标题时，发文机关的名称要写全称或规范 化简称，如果文件首页具有制发机关的标识（文 头），其标题中可省略发文机关名称。 事由是标题的主体部分，应准确、简要地加以概 括。文种是公文文体的名称，用以概括揭示公文 的性质与制发的目的。 正确使用文种，有利于及时、准确地处理文件。 发文机关名称之后用介词“关于”引出文件主题， 用助词“的”与文种相连接，以文种为中心词构 成偏正词组。
例如
国发〔 2004 〕40号
机关代字 年号 序号
皖办〔 2003 〕 20号 机关代字 年号 序号
签发人是指代表行政机关批准发出公文的 机关领导人。 签发人是对公文内容负责的一种标志。
签发人标识仅在上报的公文中才出现，标 识签发人姓名，主要目的是为上级单位的 领导人了解下级单位谁对上报事件负责。
3、《XX电信局整顿电信市场报告》
不简要的公文标题
《XX大学关于认真贯 彻中央纪律检查委员 会关于不准干扰大学 毕业生分配工作的通 报精神，做好我校应 届毕业生分配工作的 几点意见》
n
《XX大学关于认真做 好应届毕业生分配工 作的意见》
（一）标题中的标点符号
n
n
《办法》：公文标题中 除法规、规章名称加书 名号外，一般不用标点 符号。 有时候为了避免理解的 歧义才使用一些必不可 少的标点符号。
n
n
n
《关于深化国有企业内 部人事、劳动、分配制 度改革的意见》 文中的人事、劳动、分 配是三项并列且独立的 制度，用顿号分开，避 免理解有误。 用引号标出，表示特殊 的省略语：五一、国庆 等
（二）标题不准确
《关于增拨（或减拨） 经费的请示》
《关于购置（或报废、调换） 1、《XX学校关于经费的请示》 《关于司机王 X私自开车 2、《 XX公司关于小汽车问题的请示》
排印格式
n n n
n
（二）公文页边与版心 公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm 公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)
公文格式的组成要素：
（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号 （3）密级 （4）发文字号 （5）签发人（主要用于请示） （6）标题 （7）主送机关（内发可省略） （8）正文 （9）附件 （10）发文机关署名 （11）成文日期 （12）印章 （13）附注 （14）主题词 （15）抄送单位 （16）印刷机关和印刷时间
成文日期年、月、 日要齐全， 用汉字书写，不能 用阿拉伯数字或阿 拉伯数字与汉字混 用
n
n
6、公文生效标识：印章和签署。
要求“上不压正文，下压年月日”即“骑年盖 月”。 成文时间右距离边沿空4个字，加盖印章；
n
上不压正文、下不离日期、
印章是公文效力 的表现形式，是 公文效力最权威 的凭证。对于公 文来讲，除了会 议纪要以外，都 必须加盖印章。
排印格式
n
n n
n
n
各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件的外 观形式。 （一）用纸 1.国际标准A4幅面尺寸为210mm×297mm，并规 定各裁边的误差为土 3mm。 2.纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复 印纸 3.纸张白度为85％一90，横向耐折度≥15次，不透明 度≥85％，pH值为7．5—9．5