使用协同办公系统的会议讲话

使用协同办公系统的会议讲话

同志们：

企业随着不断的发展，进入了网络时代，信息化管理的需求大大增加。传统的办公模式已经不能够满足日常工作的需要。为了适应企业管理和业务发展的需要，经公司深入调查、仔细研究后，决定加快信息化建设，通过建设协同办公系统这类综合性的信息管理平台，来提高办公效率、增强部门协作、畅通高效沟通，以解决目前遇到的问题。下面，我就做好协同办公系统运行和管理工作讲几点意见：

一、强化意识，充分认识做好协同办公系统运行工作的重要意义

使用协同办公系统，是现代化企业发展到一定的程度必须要考虑的问题。随着社会的进步，随着科技的发展，人们进入了信息化时代。对于一个企业来说，传统的办公管理模式已经不能满足日常工作的需要，信息化的管理势在必行。

协同办公系统的使用，对于解决企业目前工作的混乱、无序、推诿、低效及浪费等问题，有着极大的帮助，能够使所有的工作规范化、条理化。其内在的指导、监控机制，又能让每个人知道自己的职责，避免了责任相互推诿、扯皮等现象，增强了约束力，达到人尽其责的目的。

目前，我们公司每天都有许多流程要处理，有时相关人员外出或不在，导致许多需要审核审批的工作不能及时办理，耽误正常工作。而现在通过电话或电子邮件审核审批的方式不但麻烦，还缺乏约束力，经常会造成不必要的损失。现在我们公司使用协同办公系统，能很好的解决这一问题，所有需要审核审批的工作，都可以在协同办公系统上进行，可以随时随地的通过电脑或手机进行审批，大大的提高了办公效率。

总之，协同办公系统的应用，是解决目前我们企业所遇到问题的一种重要手段，它的应用将会大大提高我们企业的办公质量和办公效率。所以，协同办公系统的应用，势在必行。

二、强化措施，保障协同办公系统安全正常运行

协同办公系统对我们来讲是一个新生事物，以前没有接触过，对它的学习和应用，也是一个长期而艰苦的过程，虽然我们前期做了大量的准备工作，但在具体运行中可能还会遇到一些问题，这就需要我们在具体实践中不断摸索和完善。当前，我们要重点在用好、管好、维护好系统上下功夫，确保系统的安全正常运行。

（一）继续加强培训。协同办公系统的应用需要抓好四类人员的培训工作，即企业领导、办公室工作人员、系统管理员和各部门实际操作人员。前期，明星软件公司已经对各部门和车间的操作人员进行了一次简单的培训，也让我们对协同办公系统有了一个初步的认识。以后，将会有多次那样的培训，培训期间，所有人必须全部到位，使我们尽快的熟悉并掌握协同办公系统的使用方法。在这里，我说明一点，协同办公系统操作并不复杂，只要肯学、肯用，稍加培训，就可以掌握，而且这个系统是一个系统工程，由许多环节组成，哪个环节出了问题，都会直接影响整体工作。因此，各部门、车间的主要领导要在转变意识和熟练掌握OA系统操作方法的同时，督促本部门、本车间其它领导及相关人员也要认真学习系统的操作方法，必要时，可以请明星软件公司再次进行培训，务必要尽快熟练掌握系统的操作方法。

（二）严格管理。针对协同办公系统的应用，公司会制定出相应的管理办法，这个办法会对协同办公系统运行管理做出明确的规定，希望各部门、车间在今后的实际工作中要严格按照这个管理办法进行。同时，公司也会根据工作实际和需要，不断完善管理办法，使其更加规范化。另外，我再强调几点，一是协同办公系统是一项技术类工作，操作者需要掌握一定计算机基础知识，尤其是系统管理人员的要求更高。因此，各部门、车间的相关工作人员，必须要尽快掌握一定的计算机基础知识，并且要增强其责任心，人员一旦确定下来，不要随意调整，避免工作的脱节。如果确需调整的，需提前将调整意见告知系统管理员。二是用户名和密码是登陆协同办公系统的唯一方法，管理好自己的用户名和密码是保障协同办公系统安全正常运行的重要环节。因此，系统管理员在用户的注册、审核上严格把关，各部门、车间要经常督促操作人员管理好自己的用户名和密码，严禁告知他人使用，确保用户名和密码的安全。三是协同办公系统只限传输非涉密文件，凡涉密文件一律不得从协同办公系统进行传输，这一点希望大家引起高度重视。

（三）认真做好系统日常维护。协同办公系统的日常维护是保障系统安全的一项基础性工作，也是一项非常重要的工作。信息中心要定期检查、维护计算机网络，发现问题要及时排除，无法排除的，应立即与明星软件公司联系，确保系统正常运行。系统管理员要定期对系统进行检查、备份及杀毒，确保系统正常运行。并要深入各部门、车间进行系统维护的技术指导。

三、强化领导，全面推进协同办公系统的运行

推行协同办公，不是为了赶时髦，追求时尚，也绝对不能一阵风，半途而废，必须认真学习，形成制度，提高水平。各部门、车间要将推行协同办公作为重点工程，主要领导要进一步提高自觉性，增强主动性，在带头学会使用系统操作流程，带头运用办公自动化系统办公，带头执行电子公文运行的管理规范的基础上，严格要求本部门其他人员使用系统，积极做系统的学习者、使用者和管理者。对于系统使用不规范，安全管理不到位影响整个系统的部门和车间，将严肃追究主要领导的责任。

同志们，我们公司的协同办公系统就要启用运行了，这只是我们公司信息化管理的一个起点之一。希望大家紧密配合，通过系统的启用，在提高管理水平、提高业务能力、提高工作效率、建设现工化企业上发挥重要作用。