办公室日常工作

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办公室日常工作整理
要在公司整体框架确定后,明确办公室的具体职能,与其他部门之间的相互关系的前提下,对办公室现有人员的工作再行确定。

现将办公室日常工作整理如下:
一、对内事务:
1、收发文登记存档
(1)传真件收发——送达至各部门
(2)政府公文——存档、相关部门签收
(3)内部管理通知的起草、发放——签收手续
(4)对外协调文件的起草、与职能部门的交涉等
(5)对档案资料的整理、归纳工作,办理档案资料的归档和借阅手续。

(6)对部分合同拟稿以文字和法律上的意见。

2、用车管理:
(1)苏FG1537、苏FG1437苏FG1557养路费定期缴纳,苏GF1537每年保险费的缴纳、年间手续,加油卡的管理和充值,以及每辆车辆的清洁.。

(2)苏FG1537的用车等级,加油卡的管理和充值,以及保持车辆的清洁,用车确保公车不私用。

(3)苏FG1537的日常保养,确保安全行驶。

3、办公用品:
(1)办公用品的购买计划申请,出入库的办理、保管,定期清算日常办公用品的库存及使用情况,以便就是添补。

(2)采购:上海直接采购——和崔总联系;在南通当地采购——必须货比三家,保证质量的同时采取专人负责。

(3)办理出入库手续:报销手续——办公室要有两人以上人员签字——行政总监签字。

(4)统计各部门每月办公用品的使用情况。

(5)办公固定资产的统计及编号等级。

4、人事管理
(1)每月最后一天向各部门收取考勤表,统计员工出勤天数并及时向各部门发出下月考勤表。

(2)每月工资表的制作、每月员工伙食费的核算。

(3)员工养老保险的一系列工作。

(4)建立员工档案。

(5)制定了部分规章制度和岗位,并检查执行情况。

(6)前期相关人员的招聘工作。

5、会议及来客接待工作:
(1)负责对外各种会议的安排,记录会议纪要并存档。

(2)负责办公室外不来人的接待与服务。

(3)做好本部门会议的组织准备及协助其他部门会议议事,不负责催办落实工作。

(4)每周例会的会议纪要整理,参与人员的确认并归档。

6、食堂管理(该部分为前期起草的食堂广利制度,但因各种)。

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