行政管理工作手册

行政管理工作手册

目录

规章制度管理规定 (3)

合同管理规定 (5)

“三重一大”决策制度实施办法 (13)

微信工作群管理办法 (17)

印章使用管理规定 (19)

保密管理规定 (22)

证照管理规定 (28)

档案管理办法 (30)

电话使用管理办法 (49)

办公用纸管理办法 (51)

办公室工作环境管理办法 (52)

员工工作服装及配饰管理办法 (54)

控制吸烟管理规定 (58)

行政会议管理办法 (60)

会务工作规程 (67)

规章制度管理规定

1目的

强化管理基础，规范公司规章制度的建设和管理，实现规章制度的管理的系统化、规范化、标准化、科学化。

2范围

本标准规定了公司系统规章制度的管理要求。

3术语

3.1公司：指XXXXXXX公司。

4管理原则

4.1标准规范原则

a)按企业标准体系的要求进行规章制度的编制、审核、批准和修订；

b)规章制度应对管理和服务活动做出明确规定，并起到规范管理和服务活动

的作用。

4.2效率精简原则

a)利用规章制度规范管理和服务活动，以提高运作效率；

b)根据实际需要制定相关规章制度，同一事项应在同一规章制度内规范，避

免分散、交叉、重复。

5管理职责

5.1综合管理部/运营管理部为公司规章制度管理的归口管理部门，其中运营管理部负责业务模块类规章制度，具体职责为：

a)规范及统筹公司规章制度体系建设事务；

b)汇编公司各规章制度；

c)掌握公司规章制度的变动信息。

d)审查规章制度的结构、术语、流程描述、层次划分、版次等是否符合要求；

e)审查规章制度与其他标准文件的关联接口是否清晰，主要包括与管理标

准、服务标准的表述是否一致，引用是否准确。

6规章制度的制定、修改、修订、废止的权限和程序

6.1规章制度的制定程序（见图1）

图1：规章制度制定及审签流程图

6.1.1有关部门根据管理需要，确定编制规章制度的需求，经部门负责人或分管领导同意后，按要求编写规章制度初稿。

6.1.2规章制度初稿经分管领导审核后，由主拟部门向各相关单位（包括存在工作接口的职能部门、规章制度的使用单位等）征求意见。

6.1.3主拟部门根据相关意见修改后形成送审稿，送综合/运营管理部组织标准化审查，并出具《标准化审查意见书》，交主拟部门修改或确认形成报批稿。6.1.4主拟部门填写《文件审批单》，交综合/运营管理部送公司领导会签。6.1.5主拟部门根据会签意见对规章制度进行修改，形成审定稿后提交总经理办公会审议，审议通过后，由总经理或被授权人签发。

6.1.6综合/运营管理部门将正式批准发布的规章制度纳入本公司的标准文件库管理。

6.2涉及两个或两个以上部门职能的规章制度的制定、修改、修订、废止，根据相关部门职责或由公司领导指定一个主要部门负责牵头，各有关部门共同参与规章制度的制定、修改、修订、废止，并进行会签。

6.3规章制度需要修订时，由原主拟部门提出修订申请和修订稿，并说明修订原因，按原批准程序获得批准后实施。

6.4凡修订的规章制度发布，应同时明确原有规章制度不再执行。

6.5规章制度的制定、修改、修订、废止都须按公司的规定和要求执行。

7管理要求

7.1规章制度按照公司的要求拟定，文件格式采用标准化文件模板。

7.2规章制度内容须符合国家有关法规和上级单位的要求，文字表述应严谨、

规范、简练。

7.3综合/运营管理部应及时更新规章制度汇编。

合同管理规定

1目的

旨在规范和推进公司的合同管理工作，保障合同的签订与履行及在法律上的安全与有效，规避法律风险。

2范围

本标准规定了合同的起草、谈判、评审、签订、授权、归档等全过程的管理内容和要求，适用于公司各类合同的管理。

3定义

合同：本文件所指“合同”指公司对外签署的、适用于《中华人民共和国合同法》及其配套法律法规的所有合同及合同性法律文件。

公司与员工签署的劳动合同、培训协议、保密合同等不属于本文件的“合同”管理范围，该类合同的签署与管理执行公司员工聘用管理方面的制度规定。4管理职责

4.1运营管理部是公司合同管理的主责部门，负责合同管理相关规章制度的订立与修订，组织评审公司报批的相关合同，统计公司已签订的合同，指导监督公司的合同管理工作。

4.2运营管理部应指定专人负责公司的合同及档案管理事务；跟进职责范围内全公司相关合同的审核，并指导、监督合同的执行。

4.3根据实际需要，可聘请外聘律师在合同的谈判、审批、签订、履行、解除、终止的各过程介入。其中：

a)对外投资或合作有关的合资合同、合作合同、股权转让合同、资产转让

合同以及对外担保、抵押、质押合同必须经过外聘律师评审。

b)若合同文本采用的是经过评审后的合同范本，可以不再由外聘律师单独

评审；采用未经过评审的非范本合同的，在签订前应经过外聘律师评审

并出具《外聘律师意见函》。

5合同类别

5.1重大或中长期战略合作类：主要指对公司有重大影响或中长期合作业务合同；包括但不限于战略采购、业务战略合作、股权投资、抵押担保等重大合作协议。其中：

战略采购是指公司通过邀请招标的方式选择合作单位，确定供方提供的产品、价格、服务内容及定费率/折扣率等，并签署长期合作协议。

业务战略合作主要是指物业基础业务中新拓展的标的金额在2000万元以上的业务合作；专业业务中新拓展的标的金额在1000万元以上的业务合作。

5.2日常经营类：主要指与本单位日常业务收入有关的业务合同；包括但不限于前期介入、物业服务协议、市场拓展、增值服务等经营性业务合同。

5.3基础服务日常采购类：主要指与本单位日常营业成本相关的基础服务采购合同。包括但不限于清洁、消杀、绿化、安保、开荒、垃圾清运、电梯/空调等设备维保等基础业务外包合同。

5.4工程/管理/物资日常采购类：主要指与本单位营业成本相关的其他采购合同。包括但不限于工程改造、设备大修、消防工程等工程设备改造合同；职能管理、技术咨询或物资物料类采购及办公用品采购、工装定制、员工体检、宣传品印制等行政后勤管理合同。

5.4其他类：主要指不能明确归属于以上类别的合同，包括但不限于委托银行托收协议、装修协议以及与政府相关部门签订的管理责任书等。

6文本起草

6.1按照业务归属原则由业务主管部门负责合同文本的起草。

6.2合同应采用书面形式。

6.3合同的要素即完备的合同需要具备的基本内容，一般包括以下条款：

a)当事人的名称或者姓名和住所；

b)标的；

c)数量；

d)质量和评估方式；

e)价款或者报酬；

f)履行期限、地点和方式；