MIS项目团队订单管理制度

MIS项目团队订单管理制度

第一章总则

第一条目的。

对整个订单执行过程实行明析的流程化管理和责任化管理。提高工作效率和服务质量，保证订单准确度，最大限度地保证订单的履约率和客户满意度。保证各部门有效衔接及工作的顺畅推进。

第二条范围。

适用于对客户要求的识别、对产品要求的评审及与客户的沟通。

第三条权责部门。

1销售科负责与客户协调沟通，确保达到订单的所有要求。

2销售科负责将涉及产品技术、产能、交货期问题和有特别质量要求的订单通知相关部门审查。

3生产科负责审查客户要求的产品规格与图样，决定产品是否符合所定要求。

4生产科负责审查任何模糊的或与客户要求相冲突的事项，并检讨备料排程与交货的配合能力及处理国内外订单事宜。

第二章订单评审

第四条订单接收与初审。

业务员接到客户订单时，应先就订单的交货期、规格、质量保证要求等进行初审；若是客户的口头订单，业务员应对其各项要求进行

确认，并予以记录、初审。

1对于常规产品，在订单中无特殊要求时，由销售科与客户签订合同，经销售科经理批准后作为合同评审记录，并由跟单员反馈给客户。

2对于非常规产品、新品种、特种产品或有特殊要求的订单，经销售科对客户基本情况进行调查、审批后，由业务员将产品名称、型号规格和数量等填写在《样品初成表》上，转生产科与采购科，分别评审生产能力、交货日期与物料采购能力，填写《样品初成表》中的相关评审项目，并签名确认；然后由销售科综合各部门意见，评审合同条款的适用性、完整性、明确性等，呈销售科经理确认。

第三章合同的实施

第五条

合同评审批准后，由业务员填写《备货/生产通知单》、《备样通知单》，经销售科经理批准后发给生产科和品质部。

第六条

生产科接受《备货/生产通知单》后，查核成品库存，有库存品即安排出货，无库存则参照生产管理程序安排生产。

第七条

生产科必须依《生产通知单》或产销会议决议的交货期于每月20日左右，整理下个月的生产进度表，供销售科参考。

第八条

外销案合约需由业务员发出客户出货注意事项交出货管理员，作为办理报关的依据。详细的出货作业流程参照出货管理程序的规定。

第九条

生产科必须依每月生产进度表及新增生产通知单，排定下周周生产进度表，且于每周四提供给销售科。

第十条

销售科根据合同内容及生产科生产状况安排发货。

第四章订单变更或修订

第十一条

由于我方因下列情况致使不能满足客户需求时，应提出变更。

1由于制程、备料等原因而不能依合约指定日期与（或）数量交货时，生产科应即刻以联络单或E-mail的方式通知销售科与客户沟通，取得谅解后，通知工厂出货。

2由于不能达到规格要求，而欲采取降级、特准允收时，业务员应依据内部决议与客户协商，获取同意后业务员应通知生产科，以作为识别。

3由于不能达到规格要求或因生产需要而做工程变更时，业务员应就工程变更需求寻求客户的同意，再填写订单变更通知书。

第十二条

若客户方要求修订或变更订单，由销售科审视变更内容，包括交货日期、交货数量（增或减）、交货方式、标示/唛头、机种、订单终

止或取消、规格、验证方法与检验水平等。

1客户方要求变更，需出具订单变更通知书通知生产科。

2客户方要求变更，如果变更内容牵涉产品规格、外围要求时，业务员应先与生产科讨论，确定可接受时，应由生产科人员签发《规格变更书》，由文管中心发文至各部门，确认变更事项。

3各相关部门就客户方要求变更事项，审核其对生产、质量与成本的影响。

4销售科接到各部门对客户方要求变更审查意见后，整理、分析与决定是否允许变更。必要时召开订单变更审查会议，取得各部门共识，若仍有争议时，要呈报总经理裁决。

5订单变更与处理事宜，经确定并同意后执行，有关补偿问题由业务员与客户协商处理。