办公室5S管理方法知识课件
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规范
索引 专门化 专业化 程序化
文件管理
文件 收发
签字 以旧换新 盖章生效
认可 可追溯性 连贯性 有效性
授权
第二部分
5S是什么
5S是什么
形成习惯，提 高整体素质。
素养
整理
5S
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
整顿
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
保持前3个S， 制度化，规范 化。
清洁
清扫
要领
☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作
要主动整理、整顿传真？
传真是客户传递过来的信息，对公司和我们 的工作都是非常重要的。
不管是不是发给我的传真，我都应该认真对 待。
主动把我认识的人的传真送过去，以便同事 可以及时得到客户的宝贵信息。
清扫是经常____保持____，将_________清理掉。 清洁是将__________________进行到底，并且
标准化、制度化。 素养是对于规定了的事情，大家都按______去
执行，并养成一种______。
素养
整理
整顿
清扫
清洁
影绘表示（形迹管理）
*连接线标识
问题点
问题点
提问
文件柜如何整顿？
[管理责任者] 管理此架责任者姓名
[架子表示标签] 表示架子种类的标签
[柜子内表示标签] 用此标签表示下段 的内容
要领
彻底整理， 只留下需要的
物品
要领
合理利用空间， 100%定位放置
根据 种类、空间、区域、防护
规定摆放方法
要领
要领
自己动手，不依赖外人
(所有部门、人员都一起执行)
要领
A2 区 (胡)
A1 区 (张)
清扫责任分区
C3区 (李)
E1
区
C2区(沈)
(贾)
C1区(王) B1区(赵)
清洁
含义
将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。
目的
成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成
要领
连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动
下班前5S
办公室5S活动
1、实施早上5S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。
文 件 的 5S
整理 整顿 清扫 清洁 素养
把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁
利用各种颜色、 数据等进行标识
问 题 点 在 哪 里？
问 题 点 在 哪 里？
清扫
含义
经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉
目的
保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗
如何清扫？
①看不见的地方，也要彻 底打扫干净。 ②经常打扫，使环境尽量 不产生灰尘、污秽。
电脑侧面
主机座
电源插座
提问
1、图片中存在什么问题？ 2、为什么会产生这样的问题？ 3、会产生什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？
Hale Waihona Puke Baidu
整顿
含义 将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于 使用的状态。━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序
确定物品 放置场所
物品分类 摆放
进行标识
定 位、标 识 方法
企业形象
吸引更多的 忠实顾客
行业内成为 学习榜样
5S是什么
可以及时拿到需要的东西
随时确认自己的工作是否按计划 执行 保证工作顺利进展
整理干净不是最终的目的，而是 避免浪费，提高工作效率
第三部分
如何做好 5S
整理
含义
将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品。
目的 腾出空间 防止误用
现场检查
将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明
文件管理制度、程序
使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料
小测试
整理是把________物品与________物品区分开 来，并处理________物品。
整顿是将______物品，摆放成__________的状 态。━即寻找时间为零。
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
5S是什么
8S （服务）
7S（节约）
6S（安全）
5S（修养）
4S（清扫、清洁）
2S（整理、整顿）
演 变
5S是什么
5S是一种管理 需要全员的积极参与和长时间的
坚持不懈 每日每日坚持5S管理，一点一滴
持续的改善
5S是什么
更大的 发展空间
整齐、清洁 的工作环境
打印前，我们应该做什么？
确认打印机是否正常工作。
①小故障请按照提示排除。 ②无法解决时，请及时与管理员联系。
确认打印纸。
①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 ②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。 ③发现纸张快用完时，请及时领取。
小组讨论
早上5S
办公室5S活动
1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
5S 差！
5S 好！
要领
要区分 对待!
马上要用的
暂时不用的 长期不用的
要领
例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间
将需要的物品的数量降 到最低程度
要领
对可有可无的物品， 应坚决处理掉， 决不手软!
要领
为何会有这么 多废品？
分析
检查
改善
问 题 点 在 哪 里？
培训内容
文件管理 5S是什么 如何做好5S
第一部分
文件管理
文件管理
记录
阐明所取得的结果或提供所 完成活动的证据的文件
记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、 预防措施和纠正措施的证据。
通常记录不需要控制版本。
文件管理
文件 分类
重要度 来源 缓急 版本
保存期限
文件管理
管理 技巧
分门别类 专人负责
要领
花时间改掉坏习惯及 眼不见为净的态度
要领
每天保持5S评价的心情， 不断改善办公5S
素养
含义
对于规定了的事情，大家都按要求去执行， 并养成一种习惯。
目的
让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神
语言
问 候、礼 貌 语
您好! 早上好! 下午好! 大家好!
着装
离位时
要点： 1. 2. 3. 4.
索引 专门化 专业化 程序化
文件管理
文件 收发
签字 以旧换新 盖章生效
认可 可追溯性 连贯性 有效性
授权
第二部分
5S是什么
5S是什么
形成习惯，提 高整体素质。
素养
整理
5S
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
整顿
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
保持前3个S， 制度化，规范 化。
清洁
清扫
要领
☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作
要主动整理、整顿传真？
传真是客户传递过来的信息，对公司和我们 的工作都是非常重要的。
不管是不是发给我的传真，我都应该认真对 待。
主动把我认识的人的传真送过去，以便同事 可以及时得到客户的宝贵信息。
清扫是经常____保持____，将_________清理掉。 清洁是将__________________进行到底，并且
标准化、制度化。 素养是对于规定了的事情，大家都按______去
执行，并养成一种______。
素养
整理
整顿
清扫
清洁
影绘表示（形迹管理）
*连接线标识
问题点
问题点
提问
文件柜如何整顿？
[管理责任者] 管理此架责任者姓名
[架子表示标签] 表示架子种类的标签
[柜子内表示标签] 用此标签表示下段 的内容
要领
彻底整理， 只留下需要的
物品
要领
合理利用空间， 100%定位放置
根据 种类、空间、区域、防护
规定摆放方法
要领
要领
自己动手，不依赖外人
(所有部门、人员都一起执行)
要领
A2 区 (胡)
A1 区 (张)
清扫责任分区
C3区 (李)
E1
区
C2区(沈)
(贾)
C1区(王) B1区(赵)
清洁
含义
将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。
目的
成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成
要领
连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动
下班前5S
办公室5S活动
1、实施早上5S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。
文 件 的 5S
整理 整顿 清扫 清洁 素养
把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁
利用各种颜色、 数据等进行标识
问 题 点 在 哪 里？
问 题 点 在 哪 里？
清扫
含义
经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉
目的
保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗
如何清扫？
①看不见的地方，也要彻 底打扫干净。 ②经常打扫，使环境尽量 不产生灰尘、污秽。
电脑侧面
主机座
电源插座
提问
1、图片中存在什么问题？ 2、为什么会产生这样的问题？ 3、会产生什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？
Hale Waihona Puke Baidu
整顿
含义 将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于 使用的状态。━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序
确定物品 放置场所
物品分类 摆放
进行标识
定 位、标 识 方法
企业形象
吸引更多的 忠实顾客
行业内成为 学习榜样
5S是什么
可以及时拿到需要的东西
随时确认自己的工作是否按计划 执行 保证工作顺利进展
整理干净不是最终的目的，而是 避免浪费，提高工作效率
第三部分
如何做好 5S
整理
含义
将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品。
目的 腾出空间 防止误用
现场检查
将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明
文件管理制度、程序
使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料
小测试
整理是把________物品与________物品区分开 来，并处理________物品。
整顿是将______物品，摆放成__________的状 态。━即寻找时间为零。
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
5S是什么
8S （服务）
7S（节约）
6S（安全）
5S（修养）
4S（清扫、清洁）
2S（整理、整顿）
演 变
5S是什么
5S是一种管理 需要全员的积极参与和长时间的
坚持不懈 每日每日坚持5S管理，一点一滴
持续的改善
5S是什么
更大的 发展空间
整齐、清洁 的工作环境
打印前，我们应该做什么？
确认打印机是否正常工作。
①小故障请按照提示排除。 ②无法解决时，请及时与管理员联系。
确认打印纸。
①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 ②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。 ③发现纸张快用完时，请及时领取。
小组讨论
早上5S
办公室5S活动
1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
5S 差！
5S 好！
要领
要区分 对待!
马上要用的
暂时不用的 长期不用的
要领
例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间
将需要的物品的数量降 到最低程度
要领
对可有可无的物品， 应坚决处理掉， 决不手软!
要领
为何会有这么 多废品？
分析
检查
改善
问 题 点 在 哪 里？
培训内容
文件管理 5S是什么 如何做好5S
第一部分
文件管理
文件管理
记录
阐明所取得的结果或提供所 完成活动的证据的文件
记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、 预防措施和纠正措施的证据。
通常记录不需要控制版本。
文件管理
文件 分类
重要度 来源 缓急 版本
保存期限
文件管理
管理 技巧
分门别类 专人负责
要领
花时间改掉坏习惯及 眼不见为净的态度
要领
每天保持5S评价的心情， 不断改善办公5S
素养
含义
对于规定了的事情，大家都按要求去执行， 并养成一种习惯。
目的
让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神
语言
问 候、礼 貌 语
您好! 早上好! 下午好! 大家好!
着装
离位时
要点： 1. 2. 3. 4.