办公自动化的现状及发展趋势

办公自动化的现状及发展趋势

摘要:随着时代的发展以及经济发展的需求,企业办公趋向自动化。在信息时代的今天,各企业的办公自动化越发重要,起着不可取代的作用。办公自动化就是以先进的科学技术、信息技术、系统科学与行为科学为支柱的一门综合性技术。本论文主要论述办公自动化的现状与发展趋势。熟知掌握各种办公业务,充分有效地利用信息资源,以提高产效率、工作效率、工作质量、辅助决策、促进办公活动规范化与制度化。

关键字:办公自动化现状发展趋势

办公自动化,Office Automation,简称OA,就是将现代化办公与计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,凡就是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就都叫OA,即办公自动化。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。

办公自动化的发展历程:1985年―1993年的起步阶段就是以结构化数据处理为中心,基于文件系统或关系型数据库系统,使日常办公也开始运用IT技术,提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理(如文件管理、档案管理等),但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等,导致应用效果不佳。

1993年－2002年的应用阶段随着组织规模的不断扩大,组织越来越希望能够打破时间、地域的限制,提高整个组织的运营效率,同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化,为OA的应用提供了基础保证,这个阶段OA的主要特点就是以网络为基础、以工作流为中心,提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持,实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能,极大地方便了员工的工作,规范了组织管理、提高了运营效率。发展阶段:OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟,功能也由原先的行政办公信息服务,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场与竞争环境的快速变化,使得办公应用软件应具有更高更多的内涵,客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

科学技术突飞猛进的发展,在各个领域内都改变着人们的工作与生活条件,社会向着物质文明与不断提高的劳动生产率大踏步前进、科学技术的飞速发展也使办公室这一传统的以人工(脑力与体力劳动的高度结合)为主的领域内古老的劳动方式发生了巨大的变化、办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝,办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代,办公室墙边的文件柜被又小又薄的"磁盘"所取代,包括记录,起草,编辑,修改,打印,存档,复制在内的办公室常规工作,无论在时间上还就是在空间上都被大大地压缩了,这不但减轻或节省了人们的办公劳动,而且大大提高了办公效

率,改善了办公环境,使人们从原先繁重的重复性,例行性的办公事务中解放出来,从而有更多的时间与精力投放在更需要人的思维来考虑与解决的问题上、用于办公室工作的这些技术越来越先进,设备越来越多,功能越来越强,性能也越来越高,这为实现办公自动化与无纸办公创造了必要的条件、例如,用于处理办公信息与进行协同工作的各种计算机(包括微型机,超级小型机与中,大型机);起草文稿用的文字(词)处理机;制作报表用的电子表格打印机;编排各种文件,资料格式等的电子台式出版系统;存放,管理文件与档案用的文档资料管理系统;自动控制各种工作流程的办公自动化系统;支持远距离协同工作的视频会议系统;计算机通信用的局部网络系统;用于办公通信的现代化电话机,传真机;复制资料用的复印机等,这些技术与设备对办公室工作提供有力的支持,在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。

伴随着企业信息化发展的浪潮汹涌,组织流程的固化、改进、知识的积累、应用、技术的创新、提升,OA也在不断求新求变,最终OA 系统将会脱胎换骨,全新的"智能型自动化的OA"将成为未来的发展方向,将更关注组织的决策效率,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等全面系统服务。届时OA可能不叫OA,换为更能体现其价值的名称,例如“企业知识门户EKP”、“管理支撑平台MSS"等,这已经远远超出传统OA的范畴,演变成为企业的综合性强大管理支撑平台。

作为中国机关企事业信息化的应用基础,办公自动化今后如何发展演变将对中国信息产业格局、机关企事业信息化的应用普及产生重要影响,OA未来3-6年将如何演绎,以下就是未来OA的面貌。

1、人性化:未来OA的门户更加强调人性化,强调易用性、稳定性、开放性,强调人与人沟通、协做的便捷性,强调对于众多信息来源的整合,强调构建可以拓展的管理支撑平台框架,从而改变目前"人去找系统"的现状,实现"系统找人"的全新理念,让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识,充分发掘与释放人的潜能,并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的意念、能力。其实"人性化"也即一种"自动化"。

2、无线化:利用新技术,使移动OA协同应用成为未来增长点。信息终端应用正在全面推进融合,3G无线移动技术在中国的应用已经指日可待,它使融合了计算机技术、通信技术、互联网技术的移动设备将成为个人办公必备信息终端,在此载体上的移动OA协同应用将就是管理的巨大亮点,实现无处不在、无时不在的实时动态管理,这将给传统OA带来重大的飞跃。

3、智能化:随着网络与信息时代的发展,用户在进行业务数据处理时,面对越来越多的数据,如果办公软件能帮助用户做一些基本的商业智能(BI)分析工作,帮助用户快速的从这些数据中发现一些潜在的商业规律与机会,提高用户的工作绩效,(续致信网上一页内容)将对用户产生巨大的吸引力。

4、门户化:在基于企业战略与流程的大前提下,通过类似"门户"的技术对业务系统进行整合,使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化的数据能通过门户能够在管理支撑系统中展现出来,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体化服务,实现企业数字化、知识化、虚拟化,这时可能它不叫OA,换为更能体现其价值的名称如"企业知识门户EKP"、"管理支撑平台MSS"等,转变成为"一点即通"的企业综合性管理支撑门户。

还有通用化、协同化、网络化等等。

现代的办公自动化已经早已不就是以前的简单文档处理与单纯行政事务了,现代办公自动化的使命就是通过提高企业工作效率与工作质量来提高企业在市场中的核心竞争力。知识管理就是以帮助企业发现知识人才、传递与利用知识为目的的系统工程,它可以帮助企业解决知识的共享与再利用问题。知识管理可以在合适的时间给正确的人传递正确知识,帮助人们采取适当的行动,以避免错误与工作的重复。知识管理可以帮助企业搜集与管理散布在企业各个系统中的信息与人们头脑中的知识。因此,知识就是未来办公自动化的核心系统,知识管理就是办公自动化的基础技术。因此未来的办公自动化必定会更加快速发展,更加完善以及智能化,提高企业的水平。

办公自动化从最初到今天的发展,已经从传统的简单文档处理发展到为整个企业提供信息交换的重要平台,办公自动化的作用与意义向前迈进了一大步。将来,办公自动化的程度也会随着计算机技术的发展与市场需求的增长而进一步提高,因此,企业必须不断引进新设