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小议办公自动化的发展趋势

办公自动化(Office Automation,简称 OA 是 20世纪 70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的 OA 经过从 80年代末至今 10多年的发展, 已从最初提供面向单机的辅助办公产品, 发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在, 办公自动化到底要解决什么问题呢?我们说, 办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化, 就是要创造一个集成的办公环境, 使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务, 都属于办公自动化的领域。办公自动化设备中有各种机器,如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等,这些设备统称为硬设备,或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件, 例如, 计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等。

具体来说,办公自动化主要实现下面七个方面的功能:

▲(一建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

▲(二建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播, 使员工能够了解单位的发展动态。

▲(三实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题, 实现高效率的协作。我们都知道, 各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等, 都是一些流程化的工作, 通过实现工作流程的自动化, 就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。

▲ (四实现文档管理的自动化。可使各类文档(包括各种文件、知识、信息能够按权限进行保存、共享和使用, 并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档, 在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了, 需要什么东西不能及时找到, 甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化, 通过电子文件柜的形式实现文档的保管, 按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后, 比如说, 某个单位来了一个新员工, 只要管理员给他注册一个身份文件, 给他一个口令, 他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西, 规章制度、各种技术文件等等, 只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。▲ (五辅助办公。它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公, 实现了这些辅助办公的自动化。

▲ (六信息集成。我们每一个单位,都存在大量的业务系统,如购销存、 ERP 等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成, 使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。

▲ (七实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以

及移动办公。现在来讲, 地域分布越来越广, 移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

随着科技, 经济及社会的不断发展与进步, 管理和办公活动的重要性日渐突出, 引起了各级领导者, 管理学者以及技术人员的普遍重视。 20世纪 60年代以来, 在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下, 办公室也开始了以自动化为重要内容的" 办公室革命 " ,也称为 " 管理革命 " ,其目标是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量,将管理与办公活动纳入到自动化 /现代化的轨道中。办公自动化 (简称 OA 是 20世纪 70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化或办公信息系统 (简称 OIS 是现代信息社会的重要标志之

一,涉及到系统工程学,行为科学,管理学,人机工程学,社会学等基本理论以及计算机, 通信, 自动化等支撑技术, 属于复杂的大系统科学与工程。

科学技术突飞猛进的发展,在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件, 社会向着物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进。科学技术的飞速发展也使办公室这一传统的以人工 (脑力和体力劳动的高度结合为主的领域内古老的劳动方式发生了巨大的变化。办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝, 办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代, 办公室墙边的文件柜被又小又薄的 " 磁盘 " 所取代, 包括记录, 起草, 编辑, 修改, 打印, 存档, 复制在内的办公室常规工作, 无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩了, 这不但减轻或节省了人们的办公劳动, 而且大大提高了办公效率, 改善了办公环境, 使人们从原先繁重的重复性, 例行性的办公事务中解放出来, 从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。用于办公室工作的这些技术越来越先进, 设备越来越多, 功能越来越强,性能也越来越高, 这为实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件。例如, 用于处理办公信息和进行协同工作的各种计算机 (包括微型机, 超级小型机和中, 大型机 ; 起草文稿用的文字 (词处理机 ; 制作报表用的电子表格打印机 ; 编排各种文件,资料格式等的电子台式出版系统 ; 存放,管理文件和档案用的文档资料管理系统 ; 自动控制各种工作流程的办公自动化系统 ; 支持远距离协同工作的视频会议系统 ; 计算机通信用的局部网络系统 ; 用于办公通信的现代化电话机,传真机 ; 复制资料用的复印机等,这些技术和设备对办公室工作提供有力的支持, 在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。

在这些技术和设备中, 对办公室自动化的发展起最显著作用的是计算机信息处理设备和构成办公室信息通信的计算机通信网络系统。信息处理技术得益于计算机的高速处理能力, 没有计算机技术就没有现代化的信息处理技术。信息处理技术也延伸了办公室业务处理的内涵, 成为办公室自动化的主要技术手段, 其内容也在不断地深化和丰富。近年来, 计算机工业和产品的飞速发展扩大了信息处理技术的应用范围, 也使办公室信息处理技术向纵深方向发展, 并不断扩大其应用范围。网络通信技术的发展, 有可能使相隔任意距离的办公室之间, 超越空间的界限,实现处