浅谈电子文件的管理

浅谈电子文件的管理

当今世界正处在瞬息万变的信息时代，计算机技术作为现代信息科技发展的一个主流，正迅速渗入到科技、农业、娱乐、交通、医疗、教育、金融等社会活动的各个领域中，电子计算机及其网络技术的应用已成为现代社会和现代生活不可缺少的一部分。随着电子计算机及其网络技术的深入应用，产生了大量的电子文件，在提高工作效率和工作质量方面，电子文件起着不可忽视的重要作用，那么，在当前信息化的时代大潮中，怎样收集、管理电子文件并做好其归档后的电子档案保管和利用、开发工作，如何保存好电字时代人类活动的真实记录是摆在我们档案工作者面前的一个大问题。

一、电子文件的概念及特点

简单来说，电子文件就是指由计算机生成和处理，以数字代码形式记录信息的文件。我国国家档案局制定《电子文件归档与电子档案管理办法》中则是这样定义的“能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在同上传送的数字代码序列。”电子文件的特点：

1、非人工的可读性。在计算机出现以前，传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人工可直接识读，而电子文件的信息以二进制数字代码的形式记录于磁性成光学载体上，这种代码只有通过计算机还原，恢复到输入前的状态，才能被人工直接识读。

2、电子文件对系统的依赖性。

电子文件的生成、处理，必须依赖于计算机才能够实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成，传递和识别，电子文件对系统的依赖性是电子文件的一大特点，也是电子文件管理中的一大难题。

3、电子文件的可更改性。

使用计算机对电子文件进行增改十分方便，对电子文件的更改能做到不留痕迹，这虽然能大大提高工作质量及效率，却难以维护和保证原文件真实性、完整性。除此之外，电子文件还具有信息存储的高密度性和存储介质的低耐久性、多种信息媒体的集成性等。二、电子文件的收集、管理和利用电子文件的形成大致分为三个类型：一种是运用电子计算机网络管理

系统，通过网络传递的方式形成电子文件；第二种是用存储载体保存电子文件；第三种是通过扫描的方式形成电子文件，第一种网上传递的电子文件，在管理上应实行过程控制，从电子文件的形成到各级签署、审批都应授权在网上进行并受控。同上传递的电子文件在签署完整后由档案部门收入档案计算机管理系统，经过计算机处理后，可提供计算机全

文检索利用。目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名，另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕上显示出来的“笔迹”如同纸制文件上的亲笔签名一样，通过计算机审核签名有效后，进入下一阶段的操作，但光笔签名很容易被复制到其它文件上，不具备严格的真实性，所以不应用于归档文件的签署。另一种是数字签名，是利用密码字符数字串对电子文件进行数字签名，经过电子签署完整的电子文件同纸制文件一样，签署者对电子文件负相应的责任。第二种将文件用存储载体保存的

电子文件，如用光盘、软盘等载体存储的电子文件，需要特定人员检查存储介质的合格性，介质有无划伤，电子文件与纸制文件是否一致，盘上是否带病毒等。待检查合格后由档案部

门人员接收归档。这种方式归档的电子文件无签署，并且很难保证电子文件与相应纸制文件的一致性。第三种是通过扫描方式形成的电子文件，有些文件由于多种原因无法形成电子文件，如计算机被病毒侵害，电子文件未能及时保存下来等情况，可以通过扫描的方式形成电子文件并进行归档。目前多数企业都采用内部局域网管理系统进行企业管理工作，企业的各项工作流程都在同上进行。运用网络技术进行文件管理和归档是档案现代化管理的趋势。那么，怎样通过网络进行文件的管理、归档和利用呢？我想，应该从以下几个方面入手：

1、建立档案计算机网络管理系统，电子文件的收集、管理应通过档案计算机管理系统实施。档案计算机管理系统应有电子文件接收模块、电子文件处理模块、电子档案数据库、档案

目录检索和全文检索索引模块。2、档案管理系统应具有科学、准确的实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。对于电子档案的更改，系统也应有可操作性强的功能，记录更改信息，并且通过档案管理人员进行相应纸质档案的更改。3、档案管理系统应有完善的统计功能，可对电子档案进行分类统计，对电子文件检索、利用情况进行统计。统计数据为领导和档案工作者了解、分析归档情况提供必要的依据，同时也可提高档案工作人员的效率。

4、电子文件归档应实行“双轨制”归档管理原则，电子文件与纸质文件均应按规定时间归档。归档的电子文件，应与相应的纸质文件在技术状态、内容、相关说明上保持一致，并建立准确的标识关系，确保归档电子文件的有效性。

5、归档后的电子文件提供利用，档案的原始载体不得外借，只能用复制拷贝件或以网上传输形式提供利用，如需要复制成纸质档案时，必须由档案部门负责审查、复制，方可实行。

三、电子文件的保管与安全档案的管理工作必须遵守《中华人民共

和国档案法》、《中华人民共和国保密法），必须保证国家的秘密和企业的商业技术秘密不外泄，必须保证档案保管的质量和安全。对电子文件载体的物理、化学性质应有日常维护、防范措施，电子文件存放的库房应符合电子文件载体的温湿度，并具备防止磁场干扰、防火、防尘、防水、防盗、防磨损和震动、划伤、弯折等功能。电子文件的安全和保密十分重要。对子网上传输电子文件，必须进行检查消毒，光盘归档的同时应检查载体有无病毒、有无划痕、霉变，确保载体完好，电子文件归档与管理系统必须设定用户对电子档案的浏览、借阅、拷贝的权限范围，严格管理进入系统的用户代码及密码。其次，应严格电子文件全文检索授权控制，对授权者的批准签名要有检查的功能，所有授权记录可以核查，严防档案信息的失泄密。

四、数字化档案馆设想为满足当今社会信息化和现代化的时代需求，档案合理的发展方向必然是建立数字化档案馆。近年来，关于数字化档案馆的概念很多，综合众多描述，我认为数字化档案馆是将档案信息以数字方式存储、处理并应用电子计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息计算机管理系统。通俗的讲，数字化档案馆应是在非常安全、严格的管理模式下，彻底脱离纸质文档的功能齐全、操作简便，以计算机网络传输或以光盘的形式方便、快捷的提供给利用者的计算机系统。同目前大多数的纸质档案库房相比，

数字化档案馆所需的空间很小，并且能大大节省利用者的时间。还可实现信息资源共享，为档案信息的利用者提供极其便利的条件。

五、信息时代档案队伍的建设电子文件是一个新鲜事物，这就要求档案部门要吸收一批精通电子计算机及其网络技术知识的人才充实档案人员队伍，并加强时间实人员计算机知识的培训。档案人员应在思想观念上更新理念，从传统的纸质文件档案管理模式转变为电子文件/档案的管理模式，努力学习新技术，提高驾驭现代技术的能力，使电子档案更好地为人类服务。