基于大数据时代下的电子档案管理研究

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人文之友基于大数据时代下的电子档案管理研究

覃丽桦

（南宁市不动产登记中心，广西南宁530021）

【摘要】在经济水平的逐渐提高下，随着科学技术的快速发展，数据时代已经来临，爆炸式增长的数据规模和高度复杂化的数据模式已经引发了人、物、机三元世界的高度融合，互联网上连接着上百亿元的智能终端设备，不仅提高了人们的工作效率，还改变了人们的日常生活。基于此，本文主要阐述了电子档案，并充分研究与探讨了大数据背景下的电子档案管理，希望能给业界人士提供一定的参考，从而为我国电子档案管理的进一步发展提供有力的支持。

【关键词】大数据；电子档案管理；研究

最早由美国麦肯锡所提出的大数据观点，指的是巨量资料，也是一种信息化的资产，既能被分析与处理，还能为决策提供依据。大量、高速、多样、价值就是大数据的四大特点，可用所有数据进行分析处理。其中，分布式挖掘海量数据就是首要步骤，然后加工整理并分析规律结果，以此来避免不必要规律造成的浪费，充分预判即将发生的事情，为人类节省了大量的时间与金钱。

一、电子档案概述

电子文件在《电子文件归档与管理规范》中已经明确指出，是在数字环境及设备中生成的，可依赖计算机设备进行处理与阅读，在光盘、磁盘、磁带等载体中以数码形式存储，可在通信网络上传送文件。而归档电子文件就是电子档案，主要在数字环境及设备下直接形成的对个人、社会组织、国家机构具有利用价值和参考价值的文件，在磁带、硬盘、U盘、光盘、计算机等载体上，以数码形式储存，可通过计算机对其进行处理、分析、阅读。电子档案与传统纸质文件档案相比，具有诸多优势，包括快捷性、共享性、占用空间小、对计算机系统绝对依赖、表现形式多样、操作方便、内容与载体可分离等。

二、研究大数据背景下的电子档案管理

（一）进行有效的风险管理

保障档案安全性是存储电子档案最为重要的一项内容。一台计算机存储信息是海量的，而电子档案特别依赖计算机，若计算机出现问题，那么就会严重破坏档案信息，并且是无法挽回的。所以，电子文件的实用性、完整性、真实性就会受到一系列问题的影响，即电子档案存储环境稳定性无法得到保障。电子档案内险管理的重要性是众所周知的，只有建立完善的风险预防体系，才能对一些存在的风险进行有效规避，从而保障电子档案存储环境的稳定性。具体可从以下两个方面入手：

1.建立风险前体系

风险预防体系的基础就是风险前体系，主要是为了降低风险的发生几率或防止风险发生，这也是风险前提系的主要作用。风险预防、风险评估、风险识别就是风险前体系的三个重要内容，也是重要组成部分。风险识别作用主要是分析电子文件向电子档案转化时所存在的风险，其中包括转移、使用、存储、生成等环节，找出其中存在的潜在危险，总结电子文件的种类、管理要求、特点等，并归类与评估危险情况。在分析数据后就需要进行风险评估，进而识别电子档案风险，预测风险发生几率，评估风险发生概率，分析电子档案具备的文件价值。风险防范主要是采取相应的措施，制定相应的对策，必须在分析的基础上进行，目的是为了进一步保障电子档案的安全性，降低电子档案中存在的风险事故。

2.建立风险后体系

从字面上就可以充分理解到“风险后”的含意，是在风险发生后，使风险降到最低，及时进行补救措施。主要由两个部分构成风险后体系，第一部分是充分评估电子档案风险管理效果；第二部分是应对电子档案风险。而对风险所采取的解决方法与方案就是风险应对的主要内容。

（二）完善电子文件管理的流程，在集成、连续、整体性等方面不断提升电子档案

从生成到决定永久保存或销毁，传统的纸质档案文件有一个延续的过程，在此过程中主要由两个部分负责，以归档作为界点，生成部门负责归档前文件，而管理部门则负责归档后的文件，这对于文件活动的连续性是非常不利的。电子文件在电子信息环境下，具有诸多优势与特点，其易于传播、共享、更改，具有较强的虚拟性。但是仍有诸多不足之处存在于档案管理过程中，多数人在管理档案过程中，仍习惯沿用传统档案管理方法，无法充分体现出电子技术的便利性。对于电子档案管理的重要性，一些管理人员没有意识到，在管理时过于随意，不仅导致管理中存在诸多问题，还会流失电子档案资源。因此，在大数据时代背景下，应不断完善电子文件的管理流程，充分利用信息技术，提高电子档案文件的管理效率。

电子文件也有生命周期，在这个周期过程中，从生成到销毁，我们都要进行很好地管理，按不同阶段统筹管理，并深入分析电子档案文件的价值形态、功能、性质等。对于文件管理的重视，档案管理人员应从源头进行，以此来保证在统筹管理范围之内，对电子档案文件的生命周期进行有效的管理。

（三）完善合作公建机制，统筹规划电子档案管理工作

相关部门在电子档案管理中应对自身的岗位职责进行明确，加强各部门之间的交流与协调。但是由于我国不同部门之间协调性较差，行政组织结构特点较为独特，所以，在一定程度上对档案管理工作造成了严重的影响。电子档案管理工作在大数据时代背景下，主要集中在电子元件生成、绩效考核、档案管理、信息技术等四个部门，在管理工作开展过程中，虽然这四个部门之间彼此配合，相互协调、合作，但是，相互之间的工作存在重叠现象，部门与部门之间的跨度较大，无法有效的开展电子档案管理工作。鉴于此，各个职能部门之间应相互帮助，加大协调力度，明确自身与其他部门之间的关系，明确自身在管理工作中的职责，最大程度做到统筹兼顾。通常在实践过程中，绩效管理、综合档案馆、电子档案行政管理单位等都是档案管理系统包括的单位，所以，各部门之间应增加彼此的配合默契度，实现跨部门合作，更好地开展电子档案管理工作。

三、结束语

综上所述，在大数据背景下，要想适应社会的发展趋势，就必须实现电子化档案管理。尤其是在信息传播速度的要求下，我们最亟需解决的问题，就是使档案管理电子化满足时代的发展需求。因此，我们应尽快协调相关部门，共建电子文件流程管理、风险管理，

将电子档案的优势充分发挥出来。

【参考文献】

[1]石良芬.浅谈大数据时代的档案管理与运用.四川档案,2014 (4).

[2]齐宗元.档案电子化及电子档案的整理与保护漫谈.人力资源管理,2013(6).

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