行政事业单位内部控制研究

行政事业单位内部控制研究

作者：郝璐璐

来源：《行政事业资产与财务》2019年第11期

摘要：有效的内部控制对行政事业单位提高工作效率是至关重要的。本文以ZX单位为例，分析了单位内部控制存在的不足之处，并提出了相关的解决方案，以提升该单位内部控制的有效性。

关键词：行政事业单位;内部控制;问题

加强行政事业单位的内部控制建设，无论是对财政资金的合理有效使用，还是对行政事业单位工作人员按照规章制度办事，都是至关重要的。笔者通过对ZX单位内部控制进行案例分析，研究其在内部控制中存在的不足，并提出改进建议。

一、ZX行政事业单位概况

ZX行政事业单位是某省Z厅下属二级单位，为财政全额拨款单位。主要工作为负责厅机关档案管理、办公楼的日常维修、厅机关文件的印刷以及公务用车的管理等。ZX单位下设综合部、物业部、资产管理部等三个部门。单位2018年年末在职职工40人，其中在编人员30人，外聘人员10人。

二、ZX单位内部控制建设中存在的问题

1.部门设置及人员管理存在缺陷

（1）财务部设置在综合部下，归综合部直接管理。这样的机构设置会对财务人员开展日常工作产生不利影响，比如，财务人员在日常进行账务处理时缺乏足够的独立性，可能会受到综合部管理人员的干扰，不利于保障财务信息的准确性、真实性。

（2）ZX单位的人员经常同时从事不同部门的工作。比如，从事固定资产管理的人员同时又从事财务工作，这导致工作人员受到不同部门的管理，导致人员管理缺乏规范性，往往存在权责不清或职能交叉的情况，不利于单位日常工作的开展。

（3）ZX单位对于工作人员的考评内容主要是出勤状况，其考核出勤状况的方式如下：单位设有考勤机，每天上班前和下班后工作人员按时进行考勤录入。采用这种方式进行考勤存在以下缺点：第一，工作人员在录完考勤后便离开单位，不利于单位日常工作的按时完成。第二，仅仅以出勤作为考核指标，显得过于单一，既无法保证公平，也无法调动员工的积极性。

2.缺乏科学的财务预算制度

（1）ZX单位没有建立科学的预算编制制度。财务人员在编制下一年度预算时，往往以单位上一年度的财政资金预算为基础进行编制，并没有考虑单位本年的实际情况。在实际工作中，往往导致年度财政资金支出与财政资金预算金额的差异较大。

（2）在“业财融合”的大环境下，财务人员在编制项目预算时需要与单位的业务人员进行协调沟通，在申请项目资金时，需要对项目进行具体描述，并设置具体的绩效目标。这些项目往往要求财务人员具备较强的沟通能力，但是由于单位没有完善的预算管理流程，业务人员时常不配合财务人员的工作，导致在进行预算编制时项目申报的数据不准确。

（3）单位管理者对财务预算编制的重视程度也不够。编制预算时需要各部门下一年单位的支出情况，除了日常人员支出和公用经费支出之外，还有大型设备的购买和大额的维修改造支出。单位管理者对此往往不够重视，对单位下一年的支出没有很好的预测，导致预算编制不准确。在下一年实际执行过程中，占用其他项目资金，从而导致决算编制的不准确。

3.政府采购制度实施较差

《政府采购法》于2003年1月1日开始实施，颁布《政府采购法》的目的是为了规范政府采购行为，提高财政资金使用的透明度，维护国家和社会公众利益。但是，部分行政事业单位对政府采购制度的执行还存在一些问题，管理成效有待提升，主要原因有以下几点。

（1）由于政府采購细则、采购目录等内容变化频繁，导致财务人员对政策把握不准确。虽然在政府采购制度调整后，财政部门组织了相应的培训，但短期培训的效果并不是很理想，这导致财务人员在实际工作中存在一些疏漏和短板。

（2）业务人员对政府采购政策了解不全面。ZX单位的日常采购以及工程招标是由综合部、资产部和物业部等部门进行的。但部分业务人员对政府采购政策了解不够，流程不清晰，细则不明确，有时候还会选择不在政府采购目录的供应商，导致财务人员无法办理政府采购手续。

（3）日常采购的流程不符合要求。政府采购文件要求各单位先在政府采购管理系统办理政府采购手续，经上级单位批准之后再进行政府采购。但在实际工作中，往往存在这样的现象，采购人员先将采购完成，然后告知财务人员去补办政府采购手续。这也导致采购人员采购的货物，在价格、供应商等方面不符合制度要求，使得单位财务人员在报销以及财政直接支付方面存在困难。

（4）政府采购预算编制不准确。ZX单位在进行下一年度的财政资金预算编制的同时，需要对下一年度的政府采购预算进行编制。但是由于管理者以及业务人员的不重视，导致财务人员在进行政府采购预算编制时，无法准确地掌握单位下一年度政府采购的情况，无法编制准确的政府采购预算。

4.文件审批流程及管理存在缺陷

（1）ZX单位的文件审批的一般流程是拟稿人将文件交给管理者审阅，管理者审阅之后去综合部进行发文及盖章，最后交给综合部档案管理人员存档一份。这个流程存在以下几点不足：第一，单位管理者通常工作繁忙，这时如果有紧急的文件需要上报，管理者没有办法对文件进行审阅，这会影响文件上传下达的时效性。第二，发文人员对文件的存档并不及时，档案管理人员也没有及时催促存档。往往在年中或者年底的时候，集中整理需要存档的文件，这就有可能导致文件的丢失。

（2）ZX的文件管理人员在轮岗过程中，由于前期的文件整理工作存在疏漏，或文件管理工作交接不清，会导致文件的丢失以及后续查找文件的困难。

5.单位管理者对内部控制的重视不够

（1）ZX单位的内部控制制度形成于2014年，之后并没有进行完善和修改。近些年，随着国家对行政事业单位的管理逐渐加强，对行政事业单位的工作开展提出了新的更高要求，比如，规范了公务用车、机关办公用房、政府采购等事项，这要求行政事业单位根据相关要求，根据内外部环境的变化，对单位内部控制制度进行完善。ZX单位的内控制度调整存在滞后性，公务用车、办公用房以及政府采购等内容没有及时纳入内控制度，内控管理流程和细则也没有进行相应的调整，这导致相关人员在进行日常工作时缺乏指引和规范。

（2）对内部控制执行缺乏考核。由于单位管理者对内部控制的不重视，ZX单位的内部控制制度形成之后，只是下发文件给各部门，并没有对其执行情况进行考核。这导致单位无法判断各部门执行内控制度的效果如何，也无法及时进行完善。

三、改进措施

1.增强管理者的内部控制意识

管理者的内部控制意识对于单位内部控制的制定与执行有着重大影响，因此，应该着重增强管理者的内部控制意识。单位管理者需要及时学习新政策，学习借鉴行业内先进管理经验和方法，更新管理思维。同时，及时对单位内部控制制度进行完善与更新，使内部控制制度与单位实际状况相符;明确权责关系，将内部控制的责任落实到每个部门和相关人员;及时收集内部控制建设中出现的问题，采取相应措施对内部控制制度进行完善。

2.加强对工作人员的教育培训

工作人员如果对相关政策法规没有深入的了解，不仅会对日常工作带来不利影响，也会影响单位内部控制建设。比如政府采购政策，如果工作人员对其了解和掌握不够，就会导致采购流程不合规，影响单位日常业务工作的开展，因此，工作人员要及时学习新政策。单位可以请专业人士对员工进行培训;工作人员也可以参加财政税务部门举办的各类培训，在日常工作中多浏览政策发布部门的网站。除此之外，也可以组织工作人员与其他单位积极交流，学习行业内外先进的内控管理经验。