看完这些,你才知道什么叫办公自动化

看完这些，你才知道什么叫办公自动化

电脑帮我们提升了办公自化，很多人却没有真正理解自动化的含义，我对Excel的自动化研究有自己的一些心得，拿出来分享，相信对大家的工作有所帮助。

心得1：充分认识每一个键盘

案例1：Enter回车键

回车键又叫确认键，当我们执行复制（Ctrl+c）或剪切（Ctrl+x）功能后，下一步要干什么？一定是粘贴（Ctrl+v），是还是不是？

Excel非常清楚这一点，这时候我们只需要按下回车键（Enter），Excel就帮我们完成了粘贴的功能。

案例2：Tab跳格键

我们在录入一条条的数据记录时，习惯使用上下左右箭头进行单元格之间的移动，当我们在A1：E100区域录入数据时，先在A1中录入数据，向右的箭头，在B1中录入数据，向右的箭头，在C1中录入数据，向右的箭头，在D1中录入数据，向右的箭头，在有E1中录入数据，回车。这个时候光标落到了E2的位置，我们希望它落到哪里？我们希望它落到A2单元格，是还是不是？

跳格键，顾名思义是实现在单元格之间进行跳动。它是专业的跳格键，我们再次在A1中录入数据，Tab，在B1中录入数据，Tab，在C1中录入数据，Tab，在D1中录入数据，Tab，在有E1中录入数据，回车。这个时候光标落到了A2的位置。

心得2：充分认识每一项功能

案例3：创建列表

在使用函数的时候，我们经常用到公式填充功能，公式填充有很多种方法，最常见的是下拉法和复制粘贴法。很多时候为了直接看到公式的变化效果，我们会向下进行多行公式填充，虽然这样做不利于工作界面的美观，但是这样做，的确给我们增加了工作的方便。

其实，我们最希望的是Excel软件帮我们自动完成公式填充，是还是不是？其实Excel 设计者早给我们考虑好了，下面以身份证号拆分图进行讲解：

我们知道身份证号中有出生日期、年龄、性别、籍贯等信息，我们只需要通过函数就可以将这些信息从身份证号中提取出来，不需要录完身份证号后，费尽心血地去录入这些信息。当我们在B2、C2、D2、E2中设置完函数后，我们将光标移到A1：E2中的任意位置，执行创建列表（Ctrl+l）功能，然后我们再在A3位置录入身份证号回车，B3、C3、D3、E3中自动进行了公式填充。

心得3：充分认识标准化的威力

什么叫工作？工作就是由许多重复的简单的劳动组组成的。我们今天干的许多工作和昨天一样，明天同样如此，是还是不是？

案例4：销售日报的制作

以给领导提供一份销售日报为例，我们从ERP中导出当天的销售明细，见图2，

图2 ERP导出日销售明细表

这样的表格是不能直接放到领导办公桌上的，销售内勤要按照一定的操作步骤实现最终的调整结果，见图3

图3销售日报制作结果

从图2到图3，销售内勤每天都要重复执行以下操作：

第一步：删除多余的列；

第二步：通过列宽列边距调整，保证A4纸纵向可以实施打印；

第三步：选中数据区域，并给数据区域加一个表框；

第四步：给工作表加一个标题，告知领导这是哪一天的销售日报；

第五步：将工作表的字段行设置为表头，以保证每页的最上端都显示有该行字段；

第六步：给工作表加一个页脚，让领导知道每一页是第几页共几页

第七步：打印

完成这样的工作，每天需要5分钟的工作时间。由于我们每天的操作步骤一模一样，我们完全可以先将工作流程进行标准化，然后再用标准化的操作方法来完成这个工作流，最后通过宏录制功能记录下这个工作流，并给这个工作流设置一个快捷键，我们需要完成这个工作流的时候，按一下快捷键，Excel就帮我们自动完成了，这个时间也就是两三秒钟。这样150分钟的工作就被我们轻松搞定了。

工作中存在大量的重复的工作流，通过这样的方法能够减少大量的体力劳动，让我们余出时间从事脑力劳动，为企业创造更大的价值，从而实现个人职务和收入的提升。

通过三个心得，相信我们对Excel有了新的认识。