大型国内学术会议流程

1.2各分工人员协作---会议物品准备
会议物品准备
▪茶休 ▪印制品 ▪奖品/礼品
▪仪器 ▪酒店标识 ▪摄影师/摄像师 ▪签到表/收据/日程
水果点心，数量按照参会人数的1/2安排即可
挂旗/横幅/易拉宝/展架/欢迎卡/桌卡、DA资料制作，提前邮寄
会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买 电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克 酒店指引牌、主席台/讲台/签到台鲜花 提前沟通拍摄流程 提前打印
签订协议
• 会场选择后，尽快 与宾馆签定协议， 技巧性的压低价格 和要求更好的服务。
• 如果会议需要安排 住宿、餐饮和茶歇， 一次性打包谈好。
• 商谈好退房时间、 预付款方式和时间、 结款方式、发票类 型。
邀请函
• 会场确定后，会议组织者 即可会议通知，包含：邀 请函、受众客户的标准和 报名截止时间
接送站 用车
会场周边环境介绍
接送站和用车：
• 提前与供应商确认服务项目 和要求 ：司机礼仪、路线等
• 制作接送站表：参会人员信 息，具体到达离开时间，航 班班次
• 制作接站牌：会议名称、 公司名称、产品形象名称 （根据实际情况安排)
• 根据到达离开时间及人数 安排车型起飞前3小时发送 接送站短信给客户，告知总 调度联系方式。
✓审核后的报名表提交 总监审核
4. 根据名单安排会议生 活
✓会务专员根据审核后 名单通知一线销售人员 联系票务公司出机票。 (会务通知1） ✓参会客户变更，需要 重新审核。会前四天， 不可变更参会人员，客 户因故无法参加，可取 消行程
3. 确认参会名单 ✓产品经理解答质疑 ✓确认参会名单
1.2各分工人员协作
餐饮：
餐饮
• 根据公司标准和会议预算定 制不同的餐标
• 提前确认好菜单 • 确认是否可自带酒水 • 容纳人数，餐厅布置
机票
房间—确认房数
• 分房单间：VIP单间的 预留，标间客的分配按 照住宿时间、地区和年 龄分配 。
• 房间类型的核实 • 房间内收费项目取消。 • 放置水果、欢迎信等餐 饮
住宿
由一线销售联系票务公 司预定、退改签
2、客户生日：预先留意，为客
户安排生日庆贺
3、安排会议生活
✓机票 ✓住宿 ✓餐饮 ✓用车 ✓环境
1、讲者和主席ຫໍສະໝຸດ Baidu通
✓会议组织者负责会前与 讲者过片子，确认需要他 重点讲解的内容。 ✓会前与主席沟通，确认 需要他重点总结的要点
4、会议物品准备
1.2三生自办会议---安排会议生活
✓会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。 ✓会前三天发“会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人 等
大型国内学术会议流程
三生自办国内学术会议流程
国内学术年会会议流程
大型国内学术会议流程
三生自办国内学术会议流程
目录
1. 会前准备 2. 会议服务 3. 会后跟踪
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员 参加会前动员会：
主要目的有三个： 一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明确第二天的会议分工，做好服务； 三明确意外情况发生的处理办法。
公司自办全国会议，一般会前3天开电话会议，明确各项分工 及进度。 会前沟通的时间和形式可根据情况由会议组织者决定
2.2 会议报到日（三生自办会议）
会 议 流 程 图
目录
1. 会前准备 2. 会议服务 3. 会后跟踪
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
1.1会议组织者工作
明确开会的目的
• 根据目的确定会议的 时间、主题、受众、 预算以及宣传重点
邀请讲者
• 由于讲者的地位、繁 忙程度及合作关系的 不同，需要提前15天 至3个月确认时间；一 般重要的会议要有备 用讲者。
邀请大会主席
• 根据实际需要邀请， 可以不设；一般大会 主席的设立是出于对 讲者的尊重、关系的 平衡、以及提高会议 的号召力等目的
各分工人员协作执行
参会客户确认和分工
• 审核参会客户品质
会场选定
• 根据会议的档次和规 模选择会场，一般设 在四星以上宾馆
• 选择会场时一定要现 场观察（可请当地同 事踩点确认），考虑 以下因素是否满足会 议的需求：
会场格局、 租金、 投影仪及屏幕位置、 讲台的位置、 主席台的位置、 会场内受众的位置安排、 签到台的位置、 茶休点的位置、 宣传品的陈列、 音响效果以及灯光， 会场的服务等。
• 确定需要参加会议的 部门和人员（公司内 部），召开准备会 （或简单协商），明 确分工和职责
安排会议流程
• 会议签到时间、 • 正式开始时间、 • 讲者的讲话时间、提
问时间
• 茶休时间、会后餐时 间
1.2各分工人员协作
可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租 车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。
1.2各分工人员协作---参会人员审核
1. 受众邀请，提交报名 表
✓一般由一线销售人员 负责邀请，比较重要的 目标客户需要管理人员 协访邀请，提交报名表。
✓目标客户的邀请需要 两次以上的确认，即： 会前七天确认、会前四 天确认、会前一天确认。
目的：保障会议品质
参会审核
2. 审核报名表 ✓不符合要求的，与相 关销售沟通返回
• 邀请函上包含以下内容： 会议的主题、时间、地点、 主办方、日程（是否提供 会后餐在此注明）、讲课 内容及讲者的简单介绍。
• 邀请函一般应在会议2周 （不能少于1周）前发出， 以便代表提供更多的沟通 机会和方便客户的时间安 排。
• 会议通知明确写明对受众 客户的标准，以便代表按 照要求邀请客户。
• 会议通知明确受众客户报 名截止日期，一般为会前 七天。
1.2各分工人员协作---预算
▪预算 ▪确认到账
费用预算申请和审核 确认费用到账
目录
1. 会前准备 2. 会议服务 3. 会后跟踪
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
2.1 会前动员会