长远汽配汽修管理系统操作说明

长远汽修汽配管理系统
操作说明
畅易汽车科技
2014.08 第一版
目录
一系统初始设置 (4)
1. 系统定义 (4)
2. 零件属性定义 (10)
3. 维修各种定义 (14)
4. 维修项目定义 (15)
5. 维修客户档案 (16)
6. 会员各种定义 (16)
7. 业务预警 (17)
8. 操作员管理 (17)
9. 分类码 (18)
二配件部操作说明 (18)
1. 入库 (18)
1.1散件入库 (18)
1.2订单入库 (19)
2. 退货 (20)
2.1入库退货 (20)
2.2销售退货 (21)
2.3领料退货 (22)
3. 库存调价 (23)
4. 库存盘点 (24)
5. 出库 (25)
5.1领料出库 (25)
5.2销售出库 (26)
三前台服务操作说明 (27)
1. 维修接待 (27)
2. 预约来车 (29)
四车间调度操作说明 (30)
五财务部操作说明 (31)
1. 收银结算 (31)
2. 财务确认 (32)
3. 收款管理 (32)
4. 付款管理 (33)
5. 应收应付 (33)
6. 发票管理 (33)
7. 维修坏账 (33)
六客关部操作说明 (33)
1. 客户档案 (33)
2. 客户追踪 (33)
3. 客户提醒 (34)
4. 车主会管理 (34)
5. 服务卡管理 (34)
七查询统计操作说明 (35)
1. 配件进出库查询 (35)
2. 配件库存查询 (37)
3. 进销存统计 (38)
4. 维修查询分析 (39)
5. 收款查询 (39)
八系统管理员操作说明 (39)
1. 权限分配（视公司规定可能不同） (39)
2. 数据备份 (40)
一系统初始设置
1.系统定义
1-1
采用分公司管理方案：可以设置多个分公司进行管理，可以用【参数传递】把A公司的基础设置传到所有分公司（注：只适用于汽配管理）
用户资料：在这里可设置使用该软件的用户资料，其容将会在其他模块中被调用或在报表中打印出来。

如图1-1.
厂牌设置：客户可根据需要，添加、修改或删除厂牌以及生成查询码。

各种定义：可定义【计量单位】、【发货方式】、【支付方式】、【币种】、【库/发票方式】、【车牌前缀】、【车型】、【产地】、【业务类型】、【银行】、【分类码】、【发货员】和【客户类型】等各项容。

系统参数：
1.【税率】指定税率。

此设置将用于在销售开大单时，当销售价大于实售价时，系统会根据此设定的税率自动换算开大单后的实售价。

公式为：实售价=实售价+（开单价-实售价）X 税率。

默认为增值税率：1.17
2.【牟利率】指定牟利率，领料管理/收银结算/维修统计查询模块使用时调用，低于牟利率系统会做出提示；
3.【成本的计算】指定零件入库时，成本的计算方式
1 - 非均价
2 - 均价（默认值）
4.【销售时开单】指定销售时开单方式
1 - 允许开大单（默认值）
2 - 不允许开大单
92.【没有整单确认是否允许转
销售单】
默认值为否
2.零件属性定义
用途：即定义零件的各种基本信息，如编码，中文名称，产地，车型，外币价,库存上下限等。

同时可定义零件之间的通用，互换等各种关系，可以在进库，订货等中调用。

使用：选择【属性定义零件属性定义】即进入【零件属性定义】窗口。

问：如何进行零件属性定义查询呢？
答：先打开【属性定义零件属性定义】，用鼠标单击【查询】，您只需输入要查询的零件编码、零件名、车型、通用码，也可以输入单个条件就可以进行查询了。

主要功能键用途：
F．查询：在零件属性库中查找零件。

按【查询】按钮，在弹出的窗口中选择零件编码、零件名、车型或通用码等并输入相关条件进行查找，如找到则表格以彩色条显示该记录。

如图A-1-1.
1-2
A．添加：如要增加属性按【添加】按钮进入【零件属性添加】窗口，然后输入零件的详细信息，完成后可以按【确定】，如想继续可按【添加】，如不保存可按【取消】。

如图A-1-2.
1-3
E．修改：对某零件的修改则要先选中该零件，然后按【修改】按钮即可对该零件定义容进行修改。

D．删除：删除某条零件的记录，先选定记录再按【删除】按钮即可删除。

P．打印：打印当前表格所显示的记录。

B．定义：该功能是对某零件进行【通用】及【套件】处理。

首先选择该零件，然后按【定义】按钮，可选择使用新的通用码或套件码。

此时系统处于【通用】及【套件】处理的状态，表格下方出现提示文字，可对该零件进行【通用】及【套件】处理，处理完后按【结束】按钮即完成处理。

如图A-1-3.
1-4
C．通用处理：首先选择某个零件（例如，A）。

然后按【定义】按钮后，再选定其他零件（例如，B），最后按【通用处理】按钮确定，则定义了B零件与A零件互为通用零件（通用码相同）。

还可以继续定义其他零件与A零件互为通用零件，直至按下【结束】按钮。

G．套件处理：操作方法与【通用处理】相同。

T．通用查询：首先选择某个零件（例如，A）。

然后按【通用查询】按钮后，在弹出的窗口中显示通用码相同的零件。

如图A-1-4.
主要功能键用途：
D．解除通用：解除选择的零件和其它零件的通用关系。

S．套件查询：首先选择某个零件（例如，A）。

然后按【套件查询】按钮后，在弹出的窗口中显示
套件码相同的零件。

主要功能键用途：
D．解除套件：解除选择的零件和其它零件的套件关系。

1-5
U．属性更新：批量更新零件属性库的零件属性，如图 A-1-5
操作方法：按【属性更新】按钮后，在弹出的窗口中点【浏览】找到新属性的源文件，对着表格的列右击鼠标设置相应的列，然后按下【确定】按钮。

（注：源文件支持EXCEL 5.0及DBF4格式）
A-1-5
M．税号批改：该功能可以把当前查询出来的零件整批修改税号，也可改零件编号和零件名。

L．查看库存上下限：该功能是对某零件库存上下限信息的查看。

如图 A-1-6
A-1-6
B．批改：该功能是把当前表格所显示零件的分类码/零件名批量更改。

H．属性传递：当库存表中没有当前所查出来的零件记录时，可以通过此功能给库存表增加当前所查询出来的零件记录，如果所查的零件已存在库存表中，则把当前属性更新到库存表。

F2．查看图片：该功能可以查看零件的图片。

（注：只有对已设置好图片的零件方可查看）
操作方法：按【查看图片】按钮后，在弹出的窗口中点【更换图片】找到零件的图片，点【确定】, 然后点【返回】即可。

3.维修各种定义
预先定义维修的工种、获知本公司的信息来源、车辆登记资料、厂牌、业务类型、维修类型以及维修建议等资料，这些资料将会在【进厂协议】和【车间调度】等模块中被调用。

定义维修结算时结算金额的分类。

有不优惠、代付费、免费和收费四种。

可在四
种收费类型下定义收费的明细，方便对数据进行统计。

定义的收费类型分别在【维
修管理维修接待】添加维修项目、【维修管理配件报价】和【维修管理领料
管理】配件出库时使用。

在维修结算时系统会自动判断四种收费类型，不优惠在
维修结算时不会被打折，代付费会自动挂到【出纳管理应收应付】里，如保险，
索赔（保修）等第三方支付的类型、免费不计算在客户的应收里面，收费客户实
际要付的款。

设置车辆入厂维修的类型，方便对数据进行统计。

在【维修管理维修接待】添
加维修项目时使用，【维修管理→领料管理】添加材料时使用；
设置回访客户时的回访项目，在【客户服务客户跟踪】时使用。

设置客户对回访项目的满意程度，在【客户服务客户跟踪】时配合回访项目使
用。

设置给客户的建议，可打印在结算单的末尾，在【维修管理维修接待】时使用。

设置会员卡的等级及每个等级的优惠率，结算时可以按会员卡打折。

在【客户服
务俱乐部管理→会员卡管理】销售会员卡时使用。

设置操作员打折的最大折扣。

设置时按【系统管理操作员管理】的操作员所在
用户组为单位。

4.维修项目定义
预先定义维修的有关的项目，维修此项目所需工时、工时费以及工种。

同时，也可定义组合项目（即维修套餐），一个组合项目可以包括多个子维修项目。

并可预先设定该维修项目所需要的维修材料。

以便在【进厂协议】模块中的添加维修项目时调用。

5.维修客户档案
用于管理车辆客户的相关资料，包括其车主的、地址、联系及其所属车辆的明细资料等。

并可记录每部车辆的联系记录、投诉记录、维修历史及积分记录。

1.【会员级别设定】会员升级的积分/消费金额界定，当客户的积分满足时，系统会自动转换会员级别，并有提示。

【系统定义→系统参数:
1.会员升级按积分/消费金额
2.会员是否允许自动降级是/否
2.【积分公式定义】定义维修结算时的积分公式，满足公式的可以积分，积分公式有有效期超过有效期的积分公式不在有效
3.【服务卡定义】用于美容服务次卡等管理。

设定服务卡的名称、价格、有效天数。

服务卡包含有项目和材料，可以设定服务次数和单次消费金额
7.业务预警
此功能提供库存低于下限、年审到期、保险到期、新车保养等提醒，如勾选了自动启动则登陆系统时会跳出此窗口，可设置提醒天数。

【可根据客户实际业务需要结合系统现有数据功能定做提醒】
8.操作员管理
供系统管理员对操作人员进行设置使用权限及密码。

1.【分类码定义】用户可以根据自己的实际需要将零件按类别或级别进行分类。

自定义分类码后可用分类码进行查询或统计，得出相关报表，也可以按分类码进行自动订货。

(该系数在系统的【订货管理自动订货】里面的标准订货公式中起到作用,从公式中可以看出该系数越大,就说明系数对应的配件的活跃度和销售数越大。

)
2.【分类码设置】用户可以根据自己的实际月均需求数量定义库存级别。

3.【分类码统计】用户可以根据自己定义好的分类码系数生成零件报表。

二配件部操作说明
1.入库
1.1散件入库
按【库存管理--散件入库】即可进入【散件入库】窗口，
按【整单操作】键，然后选择相应的进库单或新建进库单<录入供应商名称｛之前入库过的供应商名称，可在输入的时候先输入’/’，然后输入中文名称或者中文简拼，系统均能模糊查询出供应商信息并做列表显示｝、付款方式、库号<在【系统定义】→【各种定义】→【库/发票方式】中设定，并需要到【操作员管理】赋予相应的库号权限>、入库业务员、发票号等信息>，进行散件入库。

按【添加】键可输入入库零件，如果您设置了【进价率】、【售价率】及【批发价率】（这几项比率在【属性定义--系统定义--参数设置】中进行定义），则电脑会自动按该零件的含税价乘以系数进行计算出相应的【进价】、【售价】及【批发价】。

｛录入零件信息的编码、名称、车型、产地、分类码、计量单位、含税价、数量、人进价、售价、批发价、库号、仓位、备注。

配件的属性可以事先在【零件属性定义】中添加好，待入库时直接调用，部分配件属性如车型、产地、计量单位、库号均在【系统定义→各种定义】中设置。

如需在入库单生效之前修改配件信息，可直接单击选中配件记录，点击【单个修改】即可’配件编码一旦录入是不允许再次修改的，确要修改请选中错误的记录单击【单个删除】后重新录入’，一旦入库生效，配件信息是不允许再做修改的’售价和批发价除外’｝。

当一份进库单输入完毕后，检查确定无误【累计】后按【生效】键，这时系统会提示您“进库单号：XXX 更新到库存并打印吗？”按【是】即更新到库存并打印出进库单，按【否】即更新到库存但不打印进库单，【取消】则不生效，但保存该进库单。

1.2订单入库
按【库存管理--订单入库】，然后按【选择船单号】按扭，新增或选定一个船单号｛即订单合同号，（如果是【新建】，则应在表格上方的文本框输入船单号）｝；即可进行【添加】｛在一新的船单上增加新的配件明细（包括其配件的合同号、编码、零件名等）｝、【修改】｛对选定配件容进行修改｝、【删除】、【查询】、【整批修改】等操作。

当一份进库单输入完毕后，检查确定无误【累计】后按【更新库存】键，这时系统会弹出【进库选项】的对话框，【将外币价更新到属性库】、【箱号入库】、【标记入库】、【全部入库】，选择其一，按确定即完成订单入库的操作。

（注：打印订单入库单须在更新库存之前操作。

）
2.退货
2.1入库退货
按【库存管理--入库退货管理】，即可进入【入库退货管理】窗口。

按【查询】键输入相应的零件编码、零件名、供应商名称、入库日期、合同号、厂牌、付款方式等条件，进行查询。

选中需要置退库标识的零件，按【添加】键输入退货数量（退货数量不能大于实际入库量）、价格、库号、仓位等相关信息，确定即把该零件转移到下方的退库单表格中，继续上述操作直至把需要做退货操作的零配件全部转移到退库单表格中。

如退库数量、价格有错误，可在退库单表格中做【修改】、【删除】、【全部删除】操作。

全部操作完成后，检查确认无误按【确认】键，弹出“确认退货”对话框，在框中输入退款方式、退货原因，确认后弹出提示“确认退货吗”选择确定弹出‘退库清单的打印预览’，根据实际需要选择打印与否，这样就完成了入库退货的整个操作过程。

2.2销售退货
按【出库管理--退货管理】即可进入【退货管理】窗口。

用户先按【查询】，然后输入相应条件（客户名称、出库单号、出库日期等变量）查询到要退货的销售单，再对要退货的零件进行退货标识【添加】（可修改售价、实售价、本次退货数量、库号、仓位）及修改（【修改】（同添加操作一样）、【整批修改】（可整批修改售价及实售价）、【删除】、【整批删除】），最后按【确认】弹出提示“确认退货”对话框，在对话框中输入发票号、退款方式、退货原因、发货方式，点确认弹出提示“确认退货吗”继续确认，打印预览退货清单，点击打印按钮即可完成整个退货流程操作。

2.3领料退货
按【维修管理--退料管理】即可进入【退料管理】窗口。

进入后按【查询】，然后输入相应条件（工单号、车牌号、客户名称、出库单号、销售日期等变量）查询到要退货的领料单，再对要退料的零件进行退料标识【空格】及修改退料数量【ENTER键】，重复上述操作直至需要退料的配件全部置上退料标识，最后按【确认】弹出提示“确认把已标识配件退回库存吗”，点击确认弹出提示“已生成退料单：TL********，是否打印”，继续确认，打印预览退料清单，点击打印按钮即可完成整个退料流程操作。

3.库存调价
在销售过程中，如发现某些零件价格设定不合理，可在此根据指定条件对库存零件的售价及批发价单个或整批进行调整，并可查看零件的进出库历史。

4.库存盘点
可按指定条件部分或全部盘点，打印盘点单。

输入盘点数，电脑自动生成盘盈盘亏表，并记录每次的盘点历史以备日后查询。

按【库存管理--库存盘点】即可。

进入时先用【查询】功能查找所须盘点的配件,新建一盘点单。

在盘点窗口可以做【修改】、【删除】操作，确定下盘点单的最后容。

打印盘点单的时候需要勾选上打印库存数这个选项。

拿着盘点单到库房进行盘点操作，并做记录。

库房盘点完成后，拿着修改过容的盘点单并把修改了数量和仓位的零配件信息在系统盘点界面做【更新数量】、【盘点数量】操作，确认操作无误后按【确认】键，将有盘盈盘亏的记录保存到盘点历史表中。

按【盘点历史查询】键进入窗口，用【查询】功能查找到刚才盘盈盘亏的记录，按【生成进库单】键弹出提示“盘点单[AP*******]，你确定生成此散件入库单吗”，点【确定】弹出提示“生成散件入库单：AP********成功！请到散件入库中进行入库生效”，再次点击【确定】。

按【库存管理--散件入库】，进入【散件入库】窗口，在【整单操作】窗口可以看见刚才生成的散件入库单，单号是AP********，选择【打开】，弹出盘盈盘亏的记录，确认数据无误【累计】后按【生效】，在弹出的生效窗口中，可选择【是--更新并打印】、【否--更新不打印】、【取消--不生效】。

这样整个库存盘点的操作就完成了。

5.出库
5.1领料出库
按【维修管理--领料管理】即可进入。

进入后按【新单】，选择所需工单号进行领料。

在工单号栏里输入工单号或车牌进行模糊查询。

选中工单后选择车间和维修班组。

【确认】后进入【0~5选择配件】窗口，从库存查询所需维修材料并开单。

可输入零件编码、零件名、车型、产地、查询编码或分类码等条件查询所需材料。

选中需要领料的零配件按【加零件】（加零件界面可以修改出库数量、售价）置入领料清单里面。

重复上述操作直至所需领料的材料全部置入领料清单里面，经检查无误【累计】后按【确认单据】打印预览领料清单。

如发现错误，选中领料的配件，按【单个归库】，取消整单的话按【整单归库】。

另外，按【工单信息】可以查看该车维修项目、估算项目和估算材料的明细。

做过估算材料的话，按【全选】或者部分勾选并按【生成领料单】可把这个估算材料的容生成新的领料单，可在里面做领料材料的【单个归库】、【整单归库】（当前领料单容全部归库）、【0~5选择配件】、【加零件】等操作。

检查无误后【累计】后按【确认单据】打印预览领料清单。

如果配件库存不足，但是工单又需要进行结算的，可在【系统定义】--【系统参数】第五项“出仓数大于库存数时”进行设置，设置为“不减库存，做为急件出库”。

这样配件就可以在领料管理模块做急件出库处理（提示“库存不足，是否急件处理”，选择是），并不会减少实际的库存。

待材料回来后，进入散件入库做入库生效操作，入库信息要和急件出库的信息完全一致，生效之后就会弹出提示“当前散件入库零件发生急件业务，您现在需要进行急件冲减吗”，选择是，进入【急件冲减】模块，在点击【急件冲减】即可完成冲减。

（注：冲减的时候注意厂牌信息，入库和急件出库的厂牌不一致，是不能冲减的）
5.2销售出库
按【出库管理--销售管理】即可进入。

进入后按【新单】，输入客户号、客户名称后按【确认】即可进入【零件查询】窗口，输入查询条件后可开始选择配件，选定配件后按回车（Enter）键或单击【回车开单】按扭，输入数量、售价，库存自动销减。

在确认销售单时，可设置优惠率、付款方式、发货方式、购货单位等容，系统自动计算实收金额，并打印销售单。

6.
三前台服务操作说明
1.维修接待
登记新到车辆的有关资料、估算需修项目及所需材料、注明损坏位置示意图及车辆登记情况。

查看正在维修车辆的各种情况及车间的相关意见。

对完成维修工作的车辆作预结算管理。

结算时可设置维修费、材料费的优惠率以及其他费用，并可按客户的要求制作一份结算单（不影响真实库存及各种数据统计）并打印。

操作步骤：
导航图维修业务第一个图标【维修接待】点击即进入，或者点击菜单栏【维修管理】--【维修接待】进入。

客户来厂维修车辆，首先点击【添加】录入维修客户的车辆信息和客户信息（车牌号、底盘号、发动机号、厂牌、车型、手机、客户名称、油量、里程等信息，这些信息可在菜单栏【维修管理】--【维修基础资料】--【维修各种定义】--【接待必填项目】中设置必填项目，其中任一项必填项为空，该工单无法建立）。

建立好工单后，可在【在修车】--【估算项目/材料】中进行估算项目和材料的添加，给客户做维修估算报价。

维修项目可以单个添加，也可以批量添加，即【维修套餐】。

单个维修项目的添加可输入部分项目代码或者部分维修项目名称进行模糊查询添加。

材料的添加可以模糊查询零件名，如果显示无记录，存在以下两种可能：第一，库房未入库包含该零件名的配件，尝试输入其他零件名查询；第二，当前厂牌下无包含该零件名的配件，切换厂牌再次操作（快捷键F11）。

如需打印此估算单，请点击【打印】--【维修接车单】--【估算维修项目】。

客户同意此估价单并签字确认后，服务顾问应当提取估算项目到正式维修单中，在【在修车】--【维修项目/材料】模块点击【提取估算项】，默认选择提取方向为估算到正式，选择客户确认的维修项目勾选提取并确认，此时维修项目的颜色显示为红色，表示未派工，需要点击【修改】给维修项目指派维修班组。

客户是会员的，可在【卡号】一栏查询会员信息（包含客户的卡号、卡类型、有效期、优惠率、上次
惠顾日期、客户名、车牌、现在积分、积分累计、消费累计）。

客户购买过服务卡的话，可点击【服务卡】，选择本次服务消费的项目，扣减服务次数。

待车辆维修领料并修理完工后，服务顾问进入【完工车】模块，对客户的维修费用做优惠处理。

点击【预结算】，可输入优惠金额，系统自动换算优惠率；也可直接输入优惠率（客户是会员的话，可自动提取会员卡的优惠率）；还可以对维修费用进行拆分，直接修改实收金额并确定，弹出以下提示“减少的金额加入其他支付方吗”（注：第一部分金额是客户付费的话，选择‘是：由其它支付方支付’，此时剩余金额转为挂帐，由第三方进行支付，选择收费类型，并选择支付方的名称，是减维修费还是减配件费；第一部分金额是第三方付费的话，选择‘否：由客户支付’，此时剩余金额由客户自付。

）金额拆分错误的，可点击【还原拆分】还原到未拆分前的状态。

最后点击确定退出【预结算】模块，此时可打印【结算单】。

需要对单个项目设置不同的优惠率的话，点击【完工车】--【单项优惠】。

注：客户是预约客户的，在【维修接待】添加工单信息的时候会提示服务顾问“该车是预约车，显示预约时间和预约人”。

点击【维修历史】可查看该车牌号在系统中的所有维修历史信息。

点击【应收应付】可查看该车牌号在系统中的所有应收应付信息。

客户需要另作一结算单的，需要车辆先完工，然后点击【A项目/材料】，提取正式单的维修项目和材料，并在此基础上做添加、修改、删除、单项优惠等操作。

打印【结算单】的时候需选择开单打印；如需提取正常单的优惠率，选择特殊打印-开单打印。

2.预约来车
该模块用于预约车辆进厂维修，如联系日期、保险日期或年审日期即将到期的车辆提前预约客户。

便于维修人员及时通知客户前来维修或检查车辆。

四车间调度操作说明
检查各班组的工作情况，及时安排每一班组进行维修车辆，同时查看每一辆车的维修情况。

并对完工的车辆进行确认。

操作步骤
点击【维修管理】--【车间调度】进入车间调度派工模块。

首先进入在修车，可以选择【查询】，查询到需要派工的工单，点击【派工】，指派维修工种和维修班组（如果需要批量派工的，请选择‘全选’或者部分勾选维修项目，然后点击【派工】）。

在维修过程中，发现有新维修项目需要增加的或者维修项目有错误的，可点击【车间意见】输入关于该车的新维修信息，前台服务顾问在点击这个工单时，此车间意见会显示在一个自动弹出的对话框中。

另外在【车间调度】模块，还可以查看该车的维修历史信息，班组状态信息，估算项目和材料的信息。

车辆维修完工后，可点击【单项完工】完工某个维修项目，也可点击【整单完工】完工此维修工单，整单完工后的车辆进入完工车界面，如此时发现有项目错误的，或者客户新增了维修项目的，可点击【恢复未完工】进行反完工操作，回到在修车界面继续修理。

查看工单的交车信息，点击【交车】可看见维修工单的预计交车时间，并有红色文字提示半小时交车。

五财务部操作说明
1.收银结算
车辆维修完工后服务顾问打印好结算单并陪同客户前往收银室，收银员打开系统[收银结算]模块，在其中对客户的车辆维修费用进行工单优惠、收款、录入发票号信息和还原收款以及查看客户的会员积分、打印可视卡的操作。

操作步骤：
打开[收银结算]，点击[查询]按钮输入查询条件{车牌号、工单号、底盘号、会员卡号等信息}以查找到。