旭辉合同管理

旭辉合同管理作业指引
合同管理作业指引CG-003
版号：A/0
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合同管理作业指引
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1.目的
使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。

2.适用范围
适用于公司对外采购产品或服务类合同的管理主，要包括设计咨询类合同、施工类合同、材料设备类合同、项目配套类合同等。

3.定义
3.1.索赔：当供方存在不履行合同的行为或履行
合同没有达到合同要求时，向其提出要求支付违约金或赔偿损失的行为。

4.职责：
4.1.事业部总经理/集团总裁
4.1.1.根据《授权管理手册》中的审批权限需要
由其决定合作单位或由其批准实施方案的项
目的相应合同的审批。

4.2.成本部
4.2.1负责设计咨询、项目配套等合同的审核；4.2.2组织工程及材料设备采购合同的起草、谈判
及定稿；
4.2.3本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；
4.2.4组织本部门起草合同的交底及相关合同执行
情况的监督、检查，并填写《合同执行情况
记录表》；
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4.2.5项目所有合同的汇总、统计。

4.3.设计部
4.3.1.勘察设计类合同的起草、谈判及定稿；
4.3.2.本部门起草合同的编号、报批、分发、保
存；
4.3.3.本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，
并填写《合同执行情况记录表》。

4.4.配套部
4.4.1.报批报建类及配套类合同的起草、谈判及
定稿；
4.4.2.本部门起草合同的编号、报批、分发、保
存；
4.4.3.本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，
并填写《合同执行情况记录表》。

4.5.项目部
4.5.1负责审核工程及材料设备合同；
4.5.2负责填写《合同执行情况记录表》。

4.6.工程部
4.6.1.参与工程及材料设备采购合同的起草、谈
判及定稿；（主要负责技术部分的编写）
4.6.2审核工程及材料设备合同。

4.7.行政人事部
4.7.1 负责事业部所有合同的收集、归档、整理工作；
4.8.行政人事部法务人员
4.8.1负责公司合同中所涉及法律条款的审核，合
同条文准确性、严谨性的审核；
4.8.2负责协助执行部门向违约合同单位进行索
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赔。

4.9.财务部
4.9.1 负责审核工程及材料设备合同。

5.工作程序
5.1.合同办理的原则
5.1.1.合法性原则：合同管理必须全面符合有关
法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依
法受到保护。

5.1.2.招标原则：
合同单位应通过招标方式确定，拟签合同正文及其补充协议（包括工程类合同设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。

但以下情形除外：
1)某项业务或产品已经集团审批确定了长期合
作伙伴；
2)政府、行业垄断或媒体广告等具有垄断性质
的业务；
3)按其他程序文件要求可以直接采购的业务。

5.1.3.利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述
各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定
清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果
合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整
方式（如何计价、总价如何最后确定等），并
就各类变更，如工程类合同设计变更与现场签
证的有效性、可控性作出明确规定。

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5.1.4.标准文本原则：订立合同应当采用公司统
一制订的合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照公司或集团以前最相类似的合同标准文本。

5.1.5.事前签订原则：对应该签订书面合同书并
有款项收付内容的业务需事先签订合同，然后开始履行。

特殊紧急情况下，应有审批权限领导的审批，但应在一周内按已审批内容签订书面合同，补全手续。

5.1.
6.诉讼原则（适用于工程类合同）：工程类合
同条款中关于合同争议解决办法一律采用诉讼方式解决，不得选用仲裁或其他方式。

5.2.合同的起草、谈判、定稿、编号
5.2.1.设计类合同
设计部负责根据设计进度计划要求完成
设计合同的起草、谈判、定稿（合同一式
六份）。

5.2.2.施工/监理合同
成本部根据承包商进场计划要求，在完成
承包商选择工作后，及时组织完成施工/
监理合同的起草，由成本部负责合同的谈
判及最终定稿，工程部、法务人员等参与
合同的谈判（合同一式七份）。

5.2.3.材料/设备合同
成本部根据材料/设备进场计划要求，在
完成承包商及供应商选择工作后，及时组
织完成材料/设备合同的起草、谈判和定
稿（合同一式八份）。

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5.2.4 报批报建类及配套类合同
配套部负责根据工程进度计划要求完成合同的起草、谈判（商务谈判需设计部、成本部介入）、定稿（合同一式六份）。

5.3.合同的审批
5.3.1.设计类合同（报批报建类及配套类合同参
照此执行）
1)设计部将定稿后的合同及附件，连同《合同
审批表》一起传至成本部审核。

2)成本部对合同条款进行复核后，提交财务部
审核，审核后交行政人事部法务人员进行法律审核，再交设计部分管领导根据《授权管理手册》的审批权限进行权限内的审批，权限外合同经审核后交总经理审批。

3)审批完的合同由行政人事部根据公司的印章
管理权限加盖合同章并存档《合同审批表》后转至设计部，合同成立。

5.3.2.工程、材料设备合同
1)成本部将工程合同及附件（定标单位审批表、
中标通知书、招标文件等），连同《合同审批表》一起传至对应项目部进行审核，项目部审核后提交工程部。

2)工程部对合同条款进行审核，审核完成后提
交财务部复核，复核后交行政事部法务人员进行法律审核，再交成本部分管领导审核，合同金额在200万以内的提交事业部总经理审批；
合同金额在200万以上的，由事业部总经理审核后，提交集团成本管理部审核，成本管理部
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分管领导审核，集团总裁审批。

3)审批完的合同由行政人事部根据公司的印章
管理权限加盖合同章并存档《合同审批表》后转至成本部，合同成立。

5.3.3 报批报建类及配套类合同
1）配套部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批表》一起传至成本部审核。

2）成本部对合同条款进行复核后，提交财务部审核，审核后交行政人事部法务人员进行法律审核，再交设计部分管领导根据《授权管理手册》的审批权限进行权限内的审批，权限外合同经审核后交总经理审批。

3）审批完的合同由行政人事部根据公司的印章管理权限加盖合同章并存档《合同审批表》后转至配套部，合同成立。

5.3.3.合同签署的原则
1)合同原则由对方优先签字盖章。

2)合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况
下经公司管理层同意，各级审批人可同
步作业，或由管理层召集会议审批。

3)合同经双方签字、盖章后，按法律、法规规定
或合同约定必须办理公证手续的由合约部门负责办理，按法律规定必须经政府有关部门批准才能签订的合同必须经批准后才能签订。

5.3.4.审批“签字组合”
1)每一项经济合同的签订，须按“审批程序”
的规定，完成“签字组合”。

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2)“签字组合”是指各部门的经济合同签订时
应根据审批程序和审批权限在“合同审批及合同盖章审批表”上完成必要的审批签名。

3)当部门经理外出时，受托者应出具部门经理
授权的委托书，委托书须注明委托的事项、委托的权限以及委托的期限。

4)负责“合同印章”的管理员和负责公司“公
章”的管理员，只给完成了“签字组合”
的经济合同加盖经济合同印章或公章，对
于未完成“经济合同审批表”的合同，印
章管理员拒绝予以盖章。

未经审核、未加
盖经济合同印章的合同，财务管理部门拒
绝执行。

5)合同文件的流转接收由合同经办部门经办人
或其委托人负责。

5.4.合同的编号、登记、保管、存档
5.4.1.事业部各责任部门负责按《合同分类及编
号管理作业》的规定对合同进行编号。

5.4.2.合同起草部门负责将签订的合同做以下处
理：
1)设计部负责将设计合同分发给乙方2份，成本
部1份，部门存档1份，财务部1份，行政人事部档案室1份；
2)成本部负责将工程及材料设备合同分发给乙方
2份，项目部1份，部门存档1份，工程部1分，财务部1份，行政人事部档案室1份，集团成本管理部备案1份。

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3)配套部负责将配套合同分发给乙方2份，成本
部1份，部门存档1份，财务部1份，行政人事部档案室1份；
5.5.合同的交底、执行、反馈与总结
5.5.1.合同的交底：在合同签订之后，合同起草
部门一般至少就主体合同向合同执行部门有关人员进行合同讲解交底，，并将交流情况形成会议纪要。

工程及材料设备合同的交底可说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合。

5.5.2.合同执行
1)合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全
面执行，执行部门、成本部、财务部三方相互复核和监督。

2)有关合同履行中的书面函件、文书、电报等均
为合同的组成部分，相关人员应及时积极地收集、整理、保存有关资料，为索赔做好基础工作。

3)对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干
扰事件，合同履行部门应及时查明原因，通过取证，按照合同规定，及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）。

由于对方责任，我方权益受损时，签约部门有责任收集证据并报行政人事部法务岗，及时追究对方的责任。

当我方接到对方的索赔（含违约）书面报告后应及时处理、举证或反诉。

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4)对合同本身条款在执行过程中如发生纠纷，合
同履行单位应及时分析查明原因，并报行政人事部法务人员，及时与对方协商解决，若协商不成时，根据合同约定，在法律规定的时效内向仲裁机关申请仲裁或向人民法院提起诉讼。

5.5.3.合同反馈：合同执行部门将合同执行过程
中发现的问题及时填写《合同履行反馈表》反馈给合同起草部门。

5.5.4.各部门根据相关程序规定对合作商进行评
定工作；
5.5.5.起草部门根据《合同履行反馈表》填写《合
同执行情况汇总表》，如无反馈记录则不必填写。

5.6.合同变更、补充协议的签订
5.6.1.合同依法订立后受法律约束，不得擅自变
更或解除。

若确需变更或解除时，由合同签订人查明原因，提出意见，经批准签订的部门审核后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议；合同变更必须由原合同签订部门负责更改，按合同评审程序办理合同变更评审经批准后办理书面的合同变更手续，做好变更文件的整理、保存和归档工作，变更后的合同与原合同发放的范围相同。

5.6.2.对于特殊情况下合同履行过程中的合同中
止，必须及时办理中止手续，收集因中止合同给我方带来的经济损失的证据和资料，以及时追究对方的责任，中止的合同又恢复继续履行
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时，依相同的程序办理恢复手续，合同的中止
和恢复都必须书面通知本公司总经理办公室。

5.6.3.对于合同的终止，合同履行部门应做好终
止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文
件，做好经济往来和合同结算工作，办理解除
合同的手续，资料由合同部门保存。

5.7.合同资料信息处理
5.7.1.成本管理部按项目不同对除前期类合同外
的其余七大类合同进行汇总、统计，编制《**
项目合同台帐》，并保证实时进行更新。

5.7.2.由财务管理部负责每月将登记盖章的合同
目录信息送交成本管理部，以便核实合同台
账，防止遗漏。

5.8.责任与奖惩
5.8.1.合同洽谈、签订人员应具有相应的业务能
力和专业知识，遵纪守法，严禁借工作之便假
公济私，严禁签订违法合同、无效合同、权利
义务不对等和执行后不利于本企业的合同。

5.8.2.任何单位和个人均有权检举、揭发利用合
同进行违法活动的行为，对检举揭发有功人
员，依照国家有关规定给予奖励并负责保密。

5.8.3.对下列情况之一的，须根据情况追究有关
责任人员的行政、经济直至法律责任：
1)在合同签订过程中，违反本管理规定，玩忽职
守给本企业造成损失的。

2)未经授权或超越代理权限，不依规定程序滥签
合同，签订无效合同，给本企业造成损失的。

3)在合同履行过程中，由于单位、部门或个人失
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职致使合同不能正常履行给本企业造成损失的。

4)在签订、履行合同过程中，利用职权和工作之
便索贿受贿，徇私舞弊致使国家和企业的利益受到损害的。

6.支持文件
6.1.《工程及材料设备采购管理流程》
7.相关记录
7.1.《合同审批表》（注：适用于各类合同起草后
的审批过程）
7.2.《**项目合同台帐》
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合同审批表
经办部门：经办人: 合同编号：
合同名称
合同总价供方名称
合同形成方式
□招标□议标□直接委托
合同要点说
明：
部门意见签署部门经
理
（起草
部门）
相关部
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门经理
（审核
部门）
成本部
经理
财务部
法务人
员
相关业
务
分管领
导
总经理
集团成
本管理
部
依据权限，若无则为“/”
集团成
本分管
（同上）
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领导
集团总
裁
（同上）
审核意
见处理
情况：
经办人:
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项目合同台帐
序号合同名称签约单位合同总价合同计价方式
签约
日期
付款方
式
工期
合同
执行
状态
备
注
1 2 3 4
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注：本表由成本部负责填写。