企业档案管理制度

企业档案管理制度

企业档案管理制度包括企业档案保管制度、企业档案保密制度，企业档案利用制度、企业档案人员岗位责任制及文件立卷归档制度，各企业要遵照此项制度建立完备的档案管理制度，才有可能为下一步的进一步考核做好准备，否则扣2分。

1、档案保管制度

第一条本集团公司各下属企业、项目部的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。

第二条存放档案设置必需有档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。

第三条库内必须配备相关设施，保证温湿度适宜，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

第四条做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。

第五条定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。

第六条建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。

第七条库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。

第八条档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。

2、档案保密制度

第一条档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。

第二条利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。

第三条查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。

第四条借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。

第五条不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。

第六条档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。

第七条销毁期满档案需要经领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。

3、档案利用制度

第一条凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，注明归还期限。

第二条外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。

第三条查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、

遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。

第四条查阅档案必须履行登记手续，查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给综合档案室。

4、档案人员岗位责任制

第一条贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项制度。

第二条热爱档案工作，熟悉业务，做好各类档案分类编号和上架排列工作，编制各种档案目录，建立各种台帐，认真做好登记、统计工作。

第三条集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集、专题介绍等。积极主动提供利用，为各项工作服务。

第四条负责对本单位各部门各种文件材料的收集归档，并对各部门立卷归档进行监督与指导。

第五条根据档案工作统一领导，分级管理的原则，对所属单位的档案工作进行监督和指导。

第六条严格遵守档案工作的各项规章制度，积极宣传档案工作的重要意义，为领导当好参谋、助手。

第七条负责对本单位到期档案的鉴定工作，按规定销毁无保存价值的档案材料。

5、文件材料立卷归档制度

为保证归档文件材料的齐全、完整、准确，便于各项工作的查找利用，特制定本制度。

第一条归档范围

凡是反映本单位工作活动，具有保存、查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属于归档范围。

第二条归档要求

归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理；文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。

第三条归档时间

每年的文件材料在办理完毕后，要求在第二年的第一季度末整理归档，编制文件目录，向集团公司本部综合档案室移交。照片、录音、录像材料由负责拍摄者在完成拍摄工作后写好文字说明，及时交综合档案室立卷归档。

（二）、档案管理具体实施办法及流程

1、档案收集的工作的指导思想

在维护各企业、各项目部历史原貌的前提下，档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案,完整齐全地收集进室，建立内容丰富，

结构合理的档案管理体系。

各企业、各项目部按照综合部对档案的管理规定定时向综合部档案室移交档案。

2、文书档案的收集、整理方法

整理档案的方法基本按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。整理档案要掌握各类档案的归档范围，保管期限，分类组卷方法：

第一条文书档案的归档范围和保管期限

首先，要看文件材料对本企业有无利用价值，对上级文件、本级文件，同级文件和下级文件材料的归档要细分。没有细分的要扣1分。

上级文件要归档的主要有二部分文件材料：一部分是亿利资源集团公司针对金威建筑路桥集团各企业、各项目部发的文件，如有关企业机构的变更、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，有的要永久保存，有的要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要归档作为短期保存。

本单位的文件材料基本上都要归档，不仅仅是正式发文，不是红头文件的计划、总结、汇报、领导讲话、登记表、统计表、会议记录等等都要归档。重要的永久，一般的长期，作用不大的短期。

同级机关、兄弟单位的材料主要看与本企业是否有关系，一般的参阅件不必归档，但合同、协议，重要的来往信件要归档，有的与本单位的文件材料一起归档(如合同、协议)重要的永久，一般的长期。

下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重

要的长期，一般的短期。

具体归档范围：企业的主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类。

第二条文书档案的整理方法

1、把文书立卷工作落实到责任部门：

为了保证文件材料收集的齐全，并保持文件的质量、规律和历史联系，规定各企业、各项目部统一由文书、收发人员收集齐全，立卷归档，最后在规定的期限里统一交综合档案室管理人员监督指导，按照金威建筑路桥集团综合部的档案工作目标管理标准中要求文书部门立卷，如果是档案部门立卷的要扣一分。

2、文书立卷的基本要求和主要方法：

文书立卷的基本要求是遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。未按立卷基本要求立卷的扣2分。

文书立卷的主要方法是“四分四注意”。

①、分年度，注意文件形成年度和针对年度相结合。一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。

②、分级别，注意上下级文件之间的密切联系。一般文件应把上级、下级与本级文件分开组卷；但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。

③、分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方

案分成若干类，如企业先按四大类分开，企业的主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类，每一大类再按文件多少分成若干卷。

④、分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

第三条文书立卷的操作程序：

1、初步立卷：根据每年形成的材料数量，剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。

2、拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。

例：县府办、劳动局、人事局等关于劳动、人事、工资方面的通知；

本厂与江苏十一个单位签订的产品销售合同；

本厂一九九八年工业生产统计年报表；

本厂一九九八年一月至十二月行政会议记录；

本公司第五届职代会第一次会议文件材料等。

3、卷内文件排列与编号

①卷内文件排列

密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，

定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。对于作者、问题、名称单一的案卷，可按形成时间先后排列；由一个作者几个问题的案卷，按问题分成几组，每组按时间排列；由一个问题几个作者的案卷，可先按作者分开，每组按时间排列；几个作者几个问题的应先分问题再分作者，再按时间排列；涉及几个地区的，应先分地区，再按时间排列。

②卷内文件编号

装订的案卷要编页号，卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。

不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。档案号章的基本格式(参考数)：

4、填写卷内目录

①顺序号是卷内文件排列顺序，即件号；

②文号应写发文字号，例：新政[1998]1号；

③责任者即文件作者，应写全称或规范化简称，不能写发文代字。

④文件标题：原文件有标题的照抄；原文件无标题的要拟标题；用文种充当标题的要拟出标题；原标题不能反映内容的要改写标题。自拟标题应加[ ]号；

⑤日期填写发文时间，可省略年月日，例1998.1.1

⑥页号：填写页码，每份文件第一页的页码。

5、填写卷内备考表

卷内情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名、

标注时间。

立卷人由责任立卷者签名，检查人由案卷质量审核者签名；立卷

时间填写完成立卷日期。

6、案卷封面填写

案卷封面应用碳素中性笔填写，字迹工整、清晰。例：

15 件85页│归档号│0.1998-1│

7、案卷排列与填写案卷目录

案卷排列应保持案卷间的有机联系。

企业按类别－年度－保管期限排列编号。

如某厂党群工作类1998年有永久2卷，长期2卷，短期2卷，

分别编号0.1998-1，0.1998-2……抄写案卷目录就是把案卷封面的各项目抄写到案卷目录上。