文件资料与记录管理培训教材
培训教材、教学资料和教学器材管理制度模版(三篇)
培训教材、教学资料和教学器材管理制度模版第一章总则第一条为了加强培训教材、教学资料和教学器材的管理，提高教学质量，规范资料使用，确保资料的安全性和完整性，制定本制度。
第二章资料管理第二条培训教材、教学资料和教学器材的管理属于培训机构的日常管理职责，也是教师和学员的共同责任。
第三条培训机构应制定教学资料的采购计划，明确资料的种类、数量和采购方式。
第四条培训机构应建立统一的资料管理系统，详细记录教材、教学资料和教学器材的名称、数量、来源、使用情况等信息，并定期进行核查和更新。
第五条培训机构应制定教材、教学资料和教学器材的借阅、归还和报废的流程与规定，确保资料的合理利用和节约使用。
第三章教材管理第六条培训机构应选用符合国家教学大纲要求、内容全面、准确的教材，确保教材的质量和科学性。
第七条培训机构应制定教材的出版、配发和销售的程序，确保教材的合法来源和正常供应。
第八条培训机构应核实教材的真实性和完整性，确保教材中的内容没有错误、疏漏和歧义。
第九条培训机构应监督教师使用教材的情况，确保教材的正确使用和合理配备。
第四章教学资料管理第十条培训机构应建立统一的教学资料管理平台，包括教学课件、试题库、学员作业、实验记录等。
第十一条培训机构应制定教学资料的制作和使用的标准，确保教学资料的科学性和规范化。
第十二条培训机构应制定教学资料的保密制度，保护教学资料的安全和隐私。
第十三条培训机构应指导教师正确使用教学资料，向学员提供高质量的教学资料。
第五章教学器材管理第十四条培训机构应根据培训课程的需要，配备相应的教学器材，确保教学的实用性和可操作性。
第十五条培训机构应制定教学器材的使用和保养规范，确保教学器材的正常运行和安全使用。
第十六条培训机构应建立教学器材的定期检查和维护制度，及时发现和解决教学器材的问题。
第六章监管与考核第十七条培训机构应建立监管机制，监督教师和学员的资料使用行为，发现问题及时处理。
第十八条培训机构应定期进行教材、教学资料和教学器材的库存盘点，对比实际库存与记录，确保资料的安全性和完整性。
档案管理基础知识培训教材
档案管理基础知识培训教材第一章：档案管理概述档案管理是指对机构或个人所产生的各类文件、资料进行系统化收集、整理、保存、利用和销毁的活动。
档案管理的重要性越来越受到人们的重视，它对于机构的正常运转、决策制定、知识管理都起着至关重要的作用。
本章将介绍档案管理的基本概念、意义和原则。
1.1 档案管理的定义档案管理是指对于文件资料的全生命周期管理过程，包括文件的生成、利用、保存、处置等各个环节。
通过档案管理，可以保障文件的完整性、可靠性和可检索性，为机构的管理和运作提供支持。
1.2 档案管理的重要性档案管理的重要性体现在多个方面，包括但不限于：•保障信息的完整性和真实性，防止文件丢失或被篡改•为组织的运作提供依据和支持，提高工作效率•为决策提供可靠的依据和参考•实现知识共享和传承1.3 档案管理的原则档案管理的基本原则包括：•真实性原则：档案应当真实、准确地反映事实•整理性原则：档案应当按照一定的组织结构进行分类、整理和保存•便捷性原则：档案应当方便查找、使用和管理•保密性原则：对于涉密信息的档案应当严格保密第二章：档案管理的基本分类档案管理根据不同的分类标准可以分为多种类型，主要包括：按文件形态分类、按档案载体分类、按档案目的分类等。
本章将介绍这些基本的档案管理分类方法，并对其特点和应用进行讨论。
2.1 按文件形态分类按照文件形态的不同，档案可以分为纸质档案和电子档案两大类。
纸质档案是指以纸张或其他类似形式载体的档案，电子档案是指以电子数据形式存储的档案。
纸质档案主要存在于传统的办公环境中，而电子档案随着信息技术的普及使用越来越广泛。
2.2 按档案载体分类档案的载体有很多种，包括纸张、胶片、光盘、磁盘等。
不同的载体具有不同的特点和适用范围，档案管理人员需要根据具体情况选择合适的载体进行档案保存和传输。
2.3 按档案目的分类根据档案的使用目的，可以将档案分为管理档案、业务档案和历史档案等类型。
管理档案是为了支持机构的日常管理和运作而产生的档案，业务档案是指与具体业务活动相关的档案，历史档案是指对历史事件具有独特价值的档案。
技术中心理化室检测报告和原始记录培训教材
b）技术统计指进行检验检测活动信息统计，应包含 原始观察、导出数据和建立审核路径相关信息统计 ，检验检测、环境条件控制、员工、方法确认、设 备管理、样品和质量监控等统计，也包含发出每份 检验检测汇报或证书副本。
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技术中心理化室检测报告和原始记录培训教材
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检验检测机构资质认定评审准则(年6月1日实施)
技术中心理化室检测报告和原始记录培训教材
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检验检测机构资质认定评审准则(年6月1日实施)
【条文解释】
1.统计分为质量统计和技术统计两类： a）质量统计指检验检测机构管理体系活动中过程和
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3、原始统计要表格化，而且每种产品应有固 定格式。
4.多个产品同一个检测项目标原始统计不准 集中统计在同一页。
当多个产品同一个检测项目使用同一曲线者 时，应在这一曲线页内适当处标明与之相关全部 样品编号，同时在对应样品检验原始统计页内适 当处标明相关同一曲线所在页码和曲线名称。
技术中心理化室检测报告和原始记录培训教材
b) 试样测试、观察结果，即测试参数观察值，包 含观察值计量单位和符号，同时还要注意: 参数名称、 参数符号要与方法标准给出计算公式保持一致。参数符 号应在参数名称之后用圆括号括起来，计量单位要与所 用量具、仪器显示计量单位相同。
技术中心理化室检测报告和原始记录培训教材
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c) 符合方法标准要求检验项目(参数)计算公式和 给定值；
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技术中心理化室检测报告和原始记录培训教材
八大员档案员建设工程文件档案资料实务培训教材
❖ 13、图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新 蓝图。
❖ 14、案卷可采用装订与不装订两种形式。
❖ 15、城建档案馆应对工程文件立卷归档工 作进行监督、检查、指导。
❖ 二、工程档案的验收与移交
❖ 1、根据省规，工程竣工验收6个月内，由 建设单位向当地城建档案部门移交一套符合 规定的工程档案。
❖ 2、向城建档案归档移交的工程文件应为 原件。
❖ 四、招投标文件 工程建设项目招标规模标准规定：
1、施工单项合同估算价的规定。 2、勘察、设计、监理等服务的单项合同估算 价的规定。 3、工程招标文件包括的主要内容。
❖ 五、开工审批文件 1、建设工程施工许可证的核发部门。 2、开工审批文件包括的主要内容。
❖ 六、建设、施工、监理机构及负责人
❖ （十）工程质量验收记录
1、分项工程检验批质量报验要求，第一道 程序是班组自检合格。
2、玻璃幕墙施工，施工单位应当报送的幕 墙工程质量控制方面的资料有哪些？
3、工程质量检验记录包括哪些验收记录和 分部工程质量验收。
4、对于检验批质量验收记录，建设、监理、 施工有关人员须签署评定记录并签字。
5、施工检验批质量验收记录，其数据应当 是现场实测记录数据。
❖ 3、施工、监理应当在工程竣工验收前，将 形成的有关工程档案向建设单位归档。
❖ 4、在组织竣工验收前，应提请城建档案 部门对工程档案进行预验收。
❖ 5、城建档案馆在进行工程档案预验收时， 重点验收内容为六个方面，其中第六个 方面的内容是什么?
❖ 6、工程档案一般不少于两套，一套由建设 单位保管，一套将交当地城建档案馆。
审查是否符合什么？ ❖ 12、单位工程竣工验收记录的综合验收结
论由参加验收哪些单位商定后填写？ ❖ 13、单位（子单位）工程观感质量检查
质量管理体系的文件知识培训PPT课件讲义
记录储存 记录保护
记录检索
记录保存期限
记录的处置
记录应保持清晰，易于识别和检索
7.4.1应制定选择、评价、重新评价供方的准
则； 7.5.1.b作业指导书 7.5.2.a为过程的评审和批准所规定的准则； 7.5.2.c使用特定的方法和程序； 7.6.1规定的时间周期 8.1确定适用的方法和应用程度，包括统计技 术； 各种策划形成的文件，如质量计划等。
其他相应文件
过程示意图
组织结构 内部沟通
生产计划
设备档案
………..
组织如何确定作业文件
组织应首先确定过程 通过过程分析来确定文件化的程度
一般步骤：
识别质量管理体系所需的过程 理解这些过程之间的顺序和相互作用 为确保它们有效运行和控制所需文件化的程
度 这些过程包括与质量管理体系运行有关的管 理、资源、产品实现、测量过程等等。
应满足ISO9001:2000标准的要求，能支持质量手册的源自展开和实施 5W1H原则
WHAT WHO
WHERE
WHEN WHY
HOW
目的（或主题内容）
范围（或适用范围）
参考资料（或引用标准） 执行部门及相关接口：职责权限的主管执行部门与协作
部门之间的过程交叉是程序文件编制成败的关键
质量手册的内容
1。目次 2。批准页 3。前言 4。应用范围和适用领域 5。术语和定义（需要时） 6。质量手册（包括质量管理体系文件）使用指南 或编制、修订、管理 7。质量方针和质量目标 8。质量管理体系要求 9。支持性资料目录（程序文件等） 10。其他所需要的附件
文件管理制度培训教材
第一章：引言一、培训目的为了提高公司员工对文件管理制度的认识，规范公司文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，特制定本培训教材。
二、培训对象公司全体员工，特别是负责文件管理、档案管理、信息管理等相关岗位的员工。
三、培训内容1. 文件管理制度概述2. 文件分类与编号3. 文件收发与登记4. 文件借阅与归还5. 文件保管与销毁6. 文件信息化管理7. 文件安全与保密第二章：文件管理制度概述一、文件管理的重要性文件是公司各项业务活动的载体，是公司知识积累和传承的重要手段。
良好的文件管理制度有助于提高工作效率，保障公司利益，维护公司形象。
二、文件管理制度的构成1. 文件分类与编号制度2. 文件收发与登记制度3. 文件借阅与归还制度4. 文件保管与销毁制度5. 文件信息化管理制度6. 文件安全与保密制度第三章：文件分类与编号一、文件分类1. 按文件性质分类：如行政文件、业务文件、技术文件等。
2. 按文件形式分类：如纸质文件、电子文件等。
3. 按文件重要性分类：如重要文件、一般文件等。
二、文件编号1. 编号规则：采用流水号、分类号、年份等组合编号。
2. 编号方法：由文件管理员负责编号，确保编号的唯一性和连续性。
第四章：文件收发与登记一、文件收发1. 收发流程：接收文件→登记→分发→归档。
2. 收发要求：确保文件完整、及时、准确。
二、文件登记1. 登记内容：文件名称、文号、接收日期、接收人、文件份数等。
2. 登记方法：采用电子或纸质登记簿，确保登记信息的准确性和完整性。
第五章：文件借阅与归还一、文件借阅1. 借阅对象：公司内部员工。
2. 借阅流程：提出借阅申请→审核→借阅→归还。
3. 借阅要求：注明借阅目的、归还日期，确保文件安全。
二、文件归还1. 归还流程：归还文件→验收→登记。
2. 归还要求：确保文件完整、无损坏。
第六章：文件保管与销毁一、文件保管1. 保管地点：根据文件性质和重要性，选择合适的保管地点。
2024版质量管理体系GSP培训教材
获得GSP认证后，食品经营企业需要 接受认证机构的定期监督和复评， 以确保持续符合GSP标准。
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食品经营企业GSP实施要点
设施与设备管理
人员培训
企业应确保所有员工接受GSP相 关培训，提高员工的质量意识和 操作技能。
企业应提供符合GSP要求的设施 和设备，并进行定期维护和保养， 确保设施和设备处于良好状态。
阐述质量管理体系内审的目的、程序和方法，以及持续改进的思路和措施，推 动企业不断完善质量管理体系，提高质量管理水平。
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GSP概述与基本原理
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GSP定义及发展历程
GSP定义
药品经营质量管理规范（Good Supply Practice for Pharmaceutical Products，简称GSP）是药品经营管理和 质量控制的基本准则，旨在确保药品在流通环节中的质量与安全。
改进措施制定与实施
针对自查中发现的问题，企业 应制定具体的改进措施，明确 责任人和完成时限，并跟踪验
证改进措施的实施效果。
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持续改进机制建立
企业应建立持续改进机制，不 断对质量管理体系进行优化和 完善，提高医疗器械经营质量
管理水平。
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06
GSP在食品经营企业应用 实践
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机会和潜在的风险。
制定质量管理体系策划方案
03
根据现状分析的结果，制定质量管理体系的策划方案，包括组
织结构、职责、资源、程序、过程和输出等的设计。
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质量管理体系文件编制与审批
编制质量管理体系文件
文件的发布和实施
2024版文控员培训教材
文控员需要对收集到的文件进行初步审核， 符合要求的文件提交给相关领导或负责人进 行批准。
文件发布与归档
文件更新与作废
经过批准的文件由文控员进行发布，并将原 件或电子版进行归档保存。
对于需要更新的文件，文控员需要组织相关 部门或团队成员进行修改、审核和批准，同 时对作废文件进行标识和处理。
文控工作重要性
促进知识管理
通过对文档的整理、归档和保存， 文控工作有助于企业实现知识积
累和传承，提升组织智慧。
02 文件与资料管理 基础
文件分类与编号规则
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文件分类
根据文件性质、内容、用 途等将文件分为不同类型， 如行政文件、技术文件、 质量文件等。
编号规则
制定统一的文件编号规则， 确保每个文件都有唯一的 编号，便于检索和管理。
保障企业运营顺畅
文控工作能够确保企业各类文档 的准确性和完整性，为企业决策 提供有力支持，保障企业运营顺
畅。
提高工作效率
通过文控工作，可以优化文件处 理流程，减少重复劳动和时间浪 费，提高工作效率。
防范风险
文控工作能够及时发现和纠正文 件中的错误和漏洞，防范因文件 问题而引发的法律风险、质量风 险等。
Documentum等，并简要介绍各自的特点和适用场景。
功能演示
03
通过实际操作或视频教程等方式，展示文档控制系统的基本功
能和操作界面，如文档上传、下载、编辑、搜索等。
文档创建、编辑和审核流程
文档创建
介绍在文档控制系统中创建新文 档的方法，包括填写文档信息、
选择模板、设定权限等步骤。
文档编辑
讲解如何对已有文档进行编辑和修 改，包括文本输入、格式调整、插 入图片和表格等操作技巧。
培训教材、教学资料和教学器材管理制度（4篇）
培训教材、教学资料和教学器材管理制度教育培训是促进个人成长和社会发展的重要途径之一。
而在教育培训中，教材、教学资料和教学器材的管理不仅关系到培训教育的质量，还直接影响到学员的学习效果。
因此，建立健全的教材、教学资料和教学器材管理制度是非常重要的。
本文将围绕这一主题展开探讨。
一、教材管理制度教材是教育培训过程中不可或缺的重要教学资源，对于学员的学习效果有着直接的影响。
建立科学合理的教材管理制度，可以保证教材的质量和使用效果。
1. 教材选用制度：制定教材选用的程序和标准，确保所选用教材符合教学要求和学员特点，具备权威性、准确性和适用性。
2. 教材编写制度：明确教材编写的流程和要求，确保编写的教材内容科学、规范、完整，并具备适应性和可操作性。
3. 教材评价制度：建立反馈机制，定期对教材进行评价，听取用户的意见和建议，根据评价结果进行修订和改进。
二、教学资料管理制度教学资料是教师进行教学活动的重要依据和辅助工具，对于提高教学质量具有重要作用。
建立科学规范的教学资料管理制度，可以提高教学效果和效率。
1. 教学资料采集制度：明确教学资料的采集方式和渠道，确保资料的来源真实可靠，符合教学需要。
2. 教学资料整理制度：规定教学资料的整理要求和标准，确保资料的分类清晰、有序可查。
3. 教学资料保密制度：加强对教学资料的保密工作，对于涉及个人隐私和教育机构的内部事务等敏感信息，进行妥善保管，防止泄露。
三、教学器材管理制度教学器材是培训教育中不可或缺的辅助工具，对于提高学员的实践能力和技能具有重要作用。
建立科学高效的教学器材管理制度，可以确保教学器材的有效利用和维护。
1. 教学器材采购制度：根据教学需求，制定器材采购计划，确保所选购的器材质量符合标准，能够满足教学需求。
2. 教学器材使用制度：明确教学器材的使用方式和方法，保证器材的合理利用，防止浪费和损坏。
3. 教学器材维护制度：制定教学器材的维护保养计划，定期进行检修和保养，确保器材的正常运行和延长使用寿命。
文件与记录控制不符合要求培训教材
1.3.3 受控文件：對文件的更改、分發須 加以控制，並對文件的版次進行追蹤換發 的文件。 1.3.4 非受控文件：對文件的版次不進行 追蹤換發的文件，如外發的管理手冊。 1.3.5 外來文件 : 公司外部所發行 , 與本 公司管理體系運作及產品作業有關之文件。 如:國家或國際標准、條例、法律法規及客 供文件等。
4.1.4 品質系統部負責識別及獲取公司適用的各種 管理體系標准及其它管理類標准。 4.1.5 市場／客戶服務部，除負責接受／管控客戶 訂單外，還需負責接受／管控與客戶的日常聯絡 文件和客戶的特殊要求（如環保要求等）。按照 本文件的要求，對這些外來文件應進行分類，標 示，存放，分發和更新作業。 4.1.5.1各單位負責將獲取的相關外來文件登記在< 外來文件登記總表>上,並在文件面頁蓋上接收日 期及各單位原版印,再妥善保存。
3 文件控制的目的 4 公司文件层次 5 文件审批权限 6 文件控制要求 7 公司文件控制流程 8 部门代码 9 公司技术、体系文件编码规则
文件的定义
文件：信息及其承载媒体
媒体：纸张、磁盘、光盘或其他电子 媒体、照 片、或标准样品、或它们的 组合。
文件的作用
——沟通意图、统一行动
——执行标准
——审核依据
文件控制要求
ISO9001标准4.2.4条款 应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体 系有效运行的证据。质量记录应保持清晰、易于识别和 检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、 贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。 与文控相关的质量记录：文件会签申请表、文件签收回 收登记表、文件补发申请表…… 4.2.4.1記錄保存 記錄控制應滿足法規和顧客的要求.
培训教材、教学资料和教学器材管理制度
培训教材、教学资料和教学器材管理制度一、培训教材和教学资料管理制度：1. 教材和教学资料的编制、选用和审核程序：a. 确定培训课程内容和目标；b. 编制教材和教学资料的大纲；c. 选择教材和教学资料，并进行审核；d. 定期评估和更新教材和教学资料。
2. 教材和教学资料的存储和保管：a. 设立教材和教学资料库；b. 按照分类和编号进行存储；c. 制定教材和教学资料借阅和归还规定；d. 定期检查和保养教材和教学资料。
3. 教材和教学资料的分发和使用：a. 制定教材和教学资料分发计划；b. 按照培训计划和教师要求进行分发；c. 确保教材和教学资料的正确使用；d. 收集学员对教材和教学资料的反馈意见。
4. 教材和教学资料的更新和修订：a. 设立教材和教学资料更新制度；b. 定期评估教材和教学资料的有效性；c. 根据评估结果进行修订和更新；d. 确保教材和教学资料的质量和时效性。
二、教学器材管理制度：1. 教学器材的采购和选用：a. 根据培训需要制定教学器材采购计划；b. 按照质量和性能标准选购教学器材；c. 进行教学器材的验收和测试；d. 编制教学器材的清单和目录。
2. 教学器材的存储和保管：a. 设立教学器材库；b. 按照分类和编号进行存储；c. 制定教学器材借用和归还规定；d. 定期检查和保养教学器材。
3. 教学器材的维修和更新：a. 设立教学器材维修和维护制度；b. 安排专人负责教学器材的维修；c. 定期检查和保养教学器材；d. 根据需要进行教学器材的更新和替换。
4. 教学器材的安全管理：a. 制定教学器材的使用安全规定；b. 开展教学器材的安全培训；c. 定期进行教学器材的安全检查；d. 处理教学器材的安全事故和纠纷。
以上是一个基本的培训教材、教学资料和教学器材管理制度的框架，具体的制度内容可以根据不同机构和培训项目的实际情况进行调整和完善。
档案管理培训教材PPT课件
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
文件与记录控制不符合要求培训教材(可编辑ppt文档)
1.2 范圍：
適用於本公司管理體系運作及產品作業有 關的文件(含外來文件)的控制。
1.2.1 外來文件，如客戶提供的工程規 範及引用的相關標準。
1.2.2 任何形式的媒體，如硬體、副件 或電子媒體。
1.2.3 管理手冊、程序文件、指導書、 工程規範、標準書等。
1.3 文件定義及代碼
1.3.1 体系文件:指公司内部制订的文件及数据. 如下:
1.3.1.3三级文件--作業指導類文件(WI)：对程序 文件中的某一具体工作做出的详细实施细则.包括 但不限於如下類型：
運作標準(OS)：Operating Standard
作业指导书(WI): Working Instruction
制度规范(RG): Regulation
过程控制计划(CP): Process Control Plan
请表”，经审批后，向文件編制部門申请更换或补发； 任何盖“受控文件副本”章的文件不得私自复印，如果需要复印，经审
批后，向文件編制部門申请补发；
应确保部门内填写的记录（如文件会签申请表、文件补发申请单等）完
整、准确、清晰，并依据审批权限给相关人员进行审批 。
1.1 目的
為使管理體系所使用之文件迅 速且正確形成並流通,以確保各 相關部門能適時獲得適當且有 效的文件版本而制定並執行本 程序。
文件的定义
文件：信息及其承载媒体 媒体：纸张、磁盘、光盘或其他电子 媒体、照 片、或标准样品、或它们的 组合。
文件的作用
——沟通意图、统一行动 ——执行标准 ——审核依据 ——改进基础
文件控制的目的
确保文件在发布前得到评审、批准。保证 需要使用文件的场所都能得到相应文件的 有效版本，正確指導作業.防止失效和/或作 废文件的非预期使用，带来不必要损失和 麻烦。
档案整理培训课件(PPT 82页)
行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
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文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页 数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
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文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的（正 案
题名） ，填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的， 整
正题名能反映文件内容的， 理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
QR-Q-控-001.文件修订申请单 QR-Q-控-002.文件评审表
2）文件只要有进行修改，无论其修改版次的大 小均需到质管部文控中心重新登记存档发行。
5.文件的评审
5.1文件编号及版本确认后，事业部文控员或总部各 部门文管员用A4纸将文件打印出交权责人员审批
5.2由多个部门共同讨论制定的文件在提交上级进行 审批前，须由主导文件制订部门填写《文件评审 表》交相关部门负责人进行评审，并记录评审结 果。
b、主导所有受控文件的编号、发行、回收、作废、新增及修订控制、原版保存、销毁作废文件等，确 保得到有效控制；
c、每月稽查各事业部文件管理情况，对不按本文件管理规定执行的情况开具纠正预防通知单要求改进， 并将其列入绩效考核的一项内容。 2、各事业部文控员职责：
a、掌控及管理本事业部各科室的文件状态（工程文件除外），审核各科室对三四级文件的新增、修改 或作废等情况，配合文控中心发放本事业部之三级文件，保存最新状态的三四级文件电子档，每月与各科 室核对文件管理情况，汇总更新事业部文件管理台帐。
b、每月5号前与文控中心核对文件管理情况。 3、各科室文管职责：负责本科室所有文件的管理，对科室人员宣贯文件管理规定要求，掌控本科室所有三、 四阶文件新增、改版或作废的情况，每月3号前将文件变更情况上报本事业部之文控员。 附件一-文件管理组织架构图.vsd
4、文件制订
4.1一/二阶文件由总部组织完成，三/四阶文件 的制订由使用部门组织完成
总经办 文管
人力资源 部文管
供应部 文管
研发部 文管
物流部 文管
下属部门文管 下属部门文管 下属部门文管 下属部门文管
职责说明： 1、文控中心管理职责：
a、对ISO9001、ISO/TS16949和ISO14001体系范围内的一、二、三、四阶文件（即管理手册、程序文件、 全厂的三级文件[工程文件除外]、全厂的表单）进行受控；
塑胶事业部质量部进料检验流程：QB-S-质-002
塑胶事业部质量部IQC送检单：QR-S-质-002
注：各事业部及科室字母代码参照《文件资料管理 程序》QP-002
4.2.7 ISO14001的二、三、四阶文件编码均采 用如下方式：
QP/QB/QR – EM – XXX 流水号 环境体系字母代码 分类代码
注：BP表示流程文件 示例：质管部流程管理制度QB-Q-003
五金厂组织架构图：QB-J-00源自 五金厂联络单： QR-J-001
2)总部四级文件及事业部各科室专用三/四级文 件的编码规则：
BP/QB/QR-X–X-XXX
流水号 总部分类代码/事业部科室代码 总部/事业部字母代码 分类代码
示例：质管部文件修订申请单QR-Q-控-001
文件与记录管理
1.名词解释：
1.1文件：ISO9000：2000 3.7.2对文件作如下 定义信息及其承载媒体 注1：对于信息如记录、规范、图样、标准、等 注2：对于承载媒体如纸张、电脑、磁盘等
1.2 记录：证明与产品有关的过程及过程结果被 监控，所形成的用以表明是否满足规定要求的 相关证据的一种特殊的文件（如:生产报表、质 量检验报表等）。
8.
8.
8.
8.
8.
以上内容标1处文字用一号宋体；标2处文字用小二号宋体； 标3处文字用二号宋体；标4、5处文字用小三号宋体；标6处 文字用四号宋体；标7处文字用13号宋体；标8处用11号宋体。
XXX管理程序 /作业指导书
文件编号 共：X页
QP-X-XXX 第X页
1. 目的
2. 适用范围
3. 定义
示例：饭堂管理规定QB-EM-011
4.2.8 文件版次的控制
A/0 数字表示文件的小版次 字母表示文件的大版次
注：1）新拟定的文件，第一次发行为A/0版，若文件进 行小范围修改则只修改小版次（即为A/1版）以 此类推，当小范围修改超过三次（即达到A/3时） 则无论更改范围大小，必须修改大版次，即到 B/0版；若文件进行大范围的修改，则直接更改 大版次。
4. 职责
5. 作业程序
6. 相关文件
7. 相关表单
以上内容除 “XXX管理程序/作业指导书”需用二号宋体 字体外，其他位置需要用小四号宋体字。
4.2.2 用于指导现场作业类的三级文件格式 4.2.3流程文件格式
4.2.4表单格式 1）记录表单需加上公司标识： 2）公司标识须放置文件左上角，且处于表单 的第一行； 3）表单编号、版次统一放置在文件右下角。
4.2.5QM/QP文件编号规则 QM/QP - XXX 流水号 分类代码 示例：如《管理手册》编码为：QM-001 《记录管理程序》编码为：QP-003
4.2.6三、四阶文件的编码规则 1）总部三级文件及事业部各科室通用三/四的 编码规则：
BP/QB/QR-X-XXX 流水号 总部代码/事业部字母代码 分类代码
注：以 QR为开头的编号都是要进行管理的记录。
2、公司文件架构
一阶文件
QM
质量手册
二阶文件
QP
程序文件
QB
三阶文件
作业指导书、流程、检验标准、 图 纸等
四阶文件 记录表单（由二、三级文件
QR
实施后所产生的表单及相应
的记录）
3、文件管理组织架构图
质管部 文控中心
塑胶事业部 机械制造事业部 模具事业部 文控员:曾倩 文控员：江小梅 文控员：何君
1、公司名中文 2、公司名英文 3、文件中文名 =========================== 4.文件编号： 5.编号号码
6.修订记录
7.制/修 7.DC 7.修订 7.页 7.版本/ 7.总页 7.制/ 7.审核 7.批准
订日期 N NO. 内容 次 版次
数 修订
/日期
8.
8.
8. 8.
4.2文件格式、编号及版本的确认
新文件制订完成后，部门文管员确认文件格式 是否正确并按编号规则对文件进行编号，确认无 误后将文件发给事业部文控员审核，完成审核后 事业部文控员将文件发给公司文控中心最终确认， 文控中心在一个工作日内将确认信息反馈给事业 部文控员。
4.2.1QM/QP及非用于现场指导的作业指导书的格式 标准