企业及行业活动成功举办的六大关键

企业及行业活动成功举办的六大关键时间：2011-03-04 来源：价值中国作者：郭俊俗话说，细节决定成败。对于一场活动来说，所有细节的成功才能构成整场活动的成功。而某个或多个细微环节的失误都可能使整场活动效果大打折扣。在参与2011第七届中国家居业总裁（三亚）论坛系列活动的策划与执行中，我们发现极易出现问题的六个关键节点，在这里结合活动执行中的经验与教训，与广大同仁共鉴。

关键一：提前确定活动时间与地点，给活动筹备预留充足时间

一场活动确定日期、地点等核心方案时，不能太晚，原则上应提前两个月以上，并及时通过发通知、快递、传真等方式告知相关企业。因为，企业接到邀请函后，还需要协调出席人员的日程，而活动主办方也需要筹备相关接待事宜。

我们在筹备本次三亚活动时，由于跟合作方的协调问题，在前期出现了变更活动时间及地点的情况，导致向企业发了两次会议通知，导致活动前期准备时间较短，一定程度上影响了活动的开展效果。

在确定行业年会等大型活动时，我们建议举办时间应尽量靠前，最好在12月份，而不要安排在1月举行，因为1月份是企业年会、经销商会议的密集举办时期，容易形成日程上的冲突。另一方面，因为年底各商协会、各大媒体评奖活动较多，企业年度评奖预算有限，企业常常先入为主，越往后举办的评奖活动，企业参与热情和精力也会越低。关键二：在与合作方共同主办活动时，应分清主次关系，确立主导地位

目前，大型活动由两家乃至多家机构联合主办的趋势越来越多。双方合作的初衷都是企望整合双方的各项资源，产生1+1〉2的强强联合效应。但如果不能妥善协调、处理双方在活动中的定位与分工，合办活动还可能产生负的组合效应。

在大型活动中，恰当且可行的做法是将活动中的重点环节进行有效分解，由一方主负责。形成整体活动双方合作、具体活动分工负责的良好合作机制，避免因职责交叉或互相推诿导致的活动组织混乱现象，从而保证活动的效果。