健全的制度体系是保证团队高效运行的关键

第二，程序文件。

程序文件是对完成一项工作所做出的完整规定,包括工作的目的、适用范围、管理职责、工作流程、各环节的要
求标准、记录表格等六个方面的内容。

每一个程序文件都是为了让所规定的工作能够有序、可控、高效地达成目标
第三,作业指导书
作业指导书是对完成一项工作的具体方法及工作过程中需要注意的细节要求做出的规定。

作业指导书旨在帮助员
工在工作过程中避免出错,让其掌握一套成熟的工作方法
第四,表单记录
项工作的关键环节制定出合适的表单工具,以此来记录这个环节的工作情况。

通过记录可以及时检查并发现
工作中出现的异常情况,有效防止将问题留到下一个工序而引起更严重的后果。

所以,在一些生产企业的流水线上都设有
半成品质检,就是在产品还没有最终完成以前,先对一些关键质量参数进行测量并做好质检登记。

通过对表单登记的数据
进行分析,可以有效预防和及时发现产品质量问题,从而降低产品的不良率
临时措施系统
当一些例行制度在执行过程中岀现了异常情况,或临时岀现需要处理的工作时,由于我们无法事先明确规定处理
这类工作的办法,所以这时我们更多的是需要通过工作计划、办公会议、工作指示、通知、授权等方式临时决定处理的办
法。

这些计划、会议、指示、通知、授权就是我们处理异常情况和一些临时工作的措施,我们称之为临时措施系统。

这些
临时措施如果有效,则需要把它们转化为例行制度。

我曾经接触过一家生产企业。

一次该企业偶然与一家国外大客户达成了合作协议,订单量一下提升了近一倍。

而
要完成这些订单,无论从现有的设备数量还是从员工数量来说,都是无法按期实现的。

于是,该企业老总召集企业所有的
管理人员专门开会探讨解决方案,最终确定短期內找合作厂家外包生产,同时企业筹备扩大生产规模
在做岀决策后,总经理指示各部门做好工作计划,采购部负责及时找到合适的外包厂家,人力资源部负责扩招生
产人员,生产部负责扩大生产线,财务部负责资金预算……通过企业全体员工的共同努力,不仅如期完成订单任务,还使
企业借此机会得到了快速发展,迈上了一个新台阶
从上面这个案例可以看到,由于事发突然,所以企业团队采用了召开会议的临时措施来解决问题
如上所说,常用的临时措施有以下几种
工作计划
工作计划是—种最重要的临时措施。

企业团队要根据企业的战略规划明确年度工作目标,并把年度工作目标有交
解到每月,分解到每天,分解到每人。

而要完成这些目标就需要拟订相应的工作计划,通过工作计划来指导工作的有序开展。

同时对任何一顶童要的工作，我们都需要事先做好计划。

一个完整的工作计划包括六个部分：
第一，清晰的目标。

目标是整个工作计划的出发点，每顶工作计划都是围绕一定目标而展开的。

所以，一份完整的工作计划首先要有清晰的目标。

第二，完成的标准。

工作计划的第二部分内容就是达成目标的标准是什么，也就是从质量、数量、时间、成本、上级或客户评价上要做到什么程度才算达成了目标。

第三，实施的方案。

实施的方案就是我们要达成目标的方法，主要指需要做些什么具体的工作，各项工作应如何开展。

第四，明确的职责。

在确定实施方案以后，要明确每一顶工作由谁负责完成，同时明确各自的职责。

在明确职责的同时还要注意执行工作和监督工作应分属不同的人，这样有利于提升执行力。

第五，资源的支持。

要实施一个方案就离不开人、财、物等资源的支持。

正所谓“巧妇难为无米之炊”，得不到必要的资源支持再好的方案都很难得到落实。

第六，时间的安排。

整个方案的每顶细分工作都要有明确的完成时间，没有时间限制的计划是没有意义的。

办公会议
办公会议可以分为两类：一类是办公例会，另一类是临时会议。

例会主要围绕各阶段工作计划进行，包括年会、
曰人田人曰人 >7人
月间7^ 千y 7^0
年会。

其主要内容是对上一年工作目标完成情况进行总结，并确定本年工作目标。

月会。

其主要内容是对上月工作目标完成情况进行总结，并明确本月的工作目标。

月工作目标是对年度工作目标的分解，是为了保证年度工作目标的实现。

周会。

其主要内容是对上一周工作目标完成情况进行总结，并明确本周的工作目标。

周工作目标是为了保障月工作目标的完成，是对月工作目标的分解。

早会。

其主要内容是明确当天的工作目标，同时激励团队的士气。

通过早会把周工作目标具体落实到每一天。

夕会。

其主要内容是对当天工作目标完成情况进行总结，让团队的每一个人了解自己当天工作的结果及需要提升的方面。

临时会议，是工作过程中临日招集相关工作人员而开的会议，一般用于工作中出现了重大异常情况需要共同探讨解决方案的情况。

因为临时会议很容易打破正常的工作计划，所以要尽可能避免召开临时会议。

工作指示
团队成员在工作过程中如果发现异常情况或有一些新的想法时，团队领导者要鼓励团队成员及时反馈。

这样不仅可以帮助领导者及时了解各岗位的工作情况，也可以对各岗位出现的问题及时给予指导支持。

也就是说，团队领导者可以通过工作指示的方式及时指导团队工作。

通知
在处理一些影响面比较广的异常情况和临时性工作时，企业团队也会经常釆用通知的措施。

因为通知可以把相关工作的内容及要求表述得非常明确，并让整个团队都能及时、准确地掌握相关信息。

授权
合理的授权可以帮助我们及时有效地灵活处理一些突发事件。

如“海底捞”的一线昔通员
工都拥有免掉一次餐费的权力，而只需要事后向上级领导说明原因就行。

通过这样的授权使“海底捞”的员工能灵活高效处理可能出现的一些突发事件，从而赢得客户的满意。

但要做好授权并不是一件容易的事情，需要团队领导者强化企业文化建设，让每个人在处理突发事件时都能以企业核心文化为导向。

当然，在授权之前要准确判断被授权人对这顶工作的胜任性和主动性，授权不等于放任，要预防滥用权力情况的发生。

本文由清华大学研修班官网整理发布！。