档案综合管理系统数据库的标准化建设

档案综合管理系统数据库的标准化建设

作者：李玲

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第4期

文/贵州财经大学档案馆综合档案科? 李玲

【摘要】本文阐述了当前档案综合管理系统发展过程中在数据库设计方面的问题，并根据

信息工程原理提出建立档案标准化数据库模块的建议，并说明该方法的原理及好处。

【关键词】档案信息化；数据库；标准化

一、档案信息化建设进程

1.1996年国家档案局成立了电子档案归档与电子档案管理研究领导小组，集合有关力量开

展相关研究。2.2002年《全国档案信息化建设实施纲要发布》，将电子文件归档作为主要任务

纳入全国档案信息化建设。3.2007年召开全国电子文件中心经验交流会，鼓励、倡导地方政府

电子文件的集中管理。4.2010年国家档案局在全面分析我国电子文件系统建设现状的基础上，

开展了“国家电子文件支持平台系统”建设项目，目的是认真总结我国十多年来电子政务建设

方面的经验与教训、国内软件企业发展模式的利弊，同时认真梳理、企事业单位、分析党政机

关对电子综合管理系统业务与技术需求，实现对电子综合管理系统标准体系的研究和编写，最

终形成符合我国自身国情、具有自主创新与示范意义、能够被社会认可、可以公开标准的国家

电子文件支持平台系统，初步实现我国电子文件的填写遵循统一标准规划、设计、建设、应用

与管理，推动我国电子政务的标准化、国产化进程。

二、档案信息化综合管理系统的现状及问题

（一）档案综合管理系统的基本架构。第一层系统层包括：网络平台、硬件平台、系统软

件平台等，这些平台现在已经是高度标准化的，之间的通用性是得到国际标准保证的。第二层

数据层：这一层主要是数据库，常用的数据库为ORACLE和SQL数据库，它的作用就是存放我们的档案管理系统的所有数据，并提供检索支持。第三层平台应用层：这一层主要实现数据接口、文件检测、全文检索、打印报表等基础性功能。第四层软件应用层：这一层主要实现综合管理、信息发布、电子文件归档等功能性作用。第五层数据接入层：该层主要实现与校内其他管理系

统的对接，例如OA系统、各部门的自用系统等实现信息资源的共享。第六层展示层：实现程序最终在电脑、手机和平板电脑等终端的显示功能。

（二）非标准化档案数据存在的隐患。当我们的客户发现所购买的软件功能不能满足自身

发展需要而软件公司也无法提供更新时，或者软件公司由于自身问题倒闭无法提供售后服务时，用户肯定会重新购买软件使用，但是由于各家软件公司的在数据库设计上执行各自的标准，这

就导致两款不同的档案管理软件之间无法共享基础数据，无论是重新建立数据库来适应软件还

是修改软件来适应原有数据库，所耗费的人力和资金比新建一个系统还要多，而我们在做档案

信息化时都了解，搭建一个档案管理系统不算难，难的是将档案电子化录入数据库之后的过程，这个过程有可能消耗的是数年和数十年的时间，资金和人力消耗上也是数十倍余，搭建软件平台，对于档案管理系统来说，数据库无疑是无价之宝。

三、借助信息工程理论来尝试解决问题

信息工程（Information?Engineering）是一门新兴学科，它是数据处理发展过程中，总结了几十年的经验教训、进行了一系列实际考察后，在理论分析与多种方法综合的基础上，于80

年代初创立的。信息工程的目标是建立计算机化的管理信息系统，其基本理论之一就是总体数

据规划（Strategic Data?Planning）。

信息工程的三条基本理论：（1）数据位于现代数据处理系统的中心。（2）数据是稳定的，处理是多变的。（3）最终用户必须真正参加到开发工作中。所以从中我们可以看出保持一个稳定的易于继承的数据库是十分重要的。并且在设计系统时我们的档案工作者作为最终使用者应

该积极参与到软件的设计环节中。

四、档案标准数据库模块的实施建议

由国家档案局牵头联合国内有影响力的档案专业大学、档案馆和档案管理系统开发公司一

同制定一个档案管理系统数据库标准，将文书档案、财务档案、人事档案等所有档案的数据库

模型固化下来称为——档案标准数据库模块，该模块应保证在不同的管理软件之间能够进行数

据库无差错的相互备份和导入，并以行业标准的形势发布。此后所有档案管理软件开发公司在

设计档案存储数据库时都以该标准执行，这就好比我们电脑主板上的各种通用标准设计，各种

零件可以出自不同的品牌厂商，非核心数据可以自行设定，但是当所有零件组成一个整体以后

就能完美的运行。

我们将软件展示、数据接入、系统应用和平台应用统称为面向对象层，在这一层软件厂商

可以根据客户要求进行个性化设计。我们将原有的数据层分层两部分，其中档案标准数据库模

块按照前文所述参照标注对数据库及其接口进行标准化设计，个性化数据库可以存放针对该程

序本身进行的一些个性化定制和用户信息的数据。

若在后续使用中我们需要更换所使用的管理软件，仅将上层的A档案管理软件的“面向对

象层A”和“个性化数据库A”进行更换即可。档案标准数据库模块可进行100%的移植，由于

所有档案管理软件的档案数据部分的数据库都是标准化的，这就避免了“一件一库”（一套软

件一个档案数据库）造成繁琐的数据迁移过程。

“一流的企业卖标准，二流的企业卖品牌，三流的企业卖产品，四流的企业卖苦力。”为

了保证档案信息化的健康有序发展，建立一个行之有效的标准体系是十分必要的。