物资采购及合同管理办法

物资采购及合同管理办法

第一章总则

第一条.为规范公司采购行为，维护公司利益，保证生产顺利进行，依据公司实际及市场惯例，制定本办法。

第二条.公司所有对外采购适用本规定。

一、采购，是指以合同方式有偿取得货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托、修理、加工制作、寄售等。

二、货物，是指原材料、辅助材料、设备、零配件、工具及办公用品等。

三、服务，是指除货物以外的其它采购对象。

第三条.公司所有采购由供应科负责实施，其它单位不得对外采购。采购应当严格按照批准的计划实施，杜绝无计划审批采购。

第四条.矿成立采购评审组，负责采购的评估审核，提出意见，报公司领导审批。评审组由经营副矿长、供应科长、财务总监、监察员及有关技术人员组成。经营副矿长任组长，供应科长任副组长。

第五条.采购行为及合同内容必须遵守国家法律法规，遵循公开透明、公平竞争、诚实守信原则。

第二章采购计划

第六条.采购计划形成

一、生产用材料、配件、辅助材料、燃油、工具、办公劳保等由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。

二、设备及新建和改扩建工程项目的采购计划由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。

三、外委修理加工制作，由使用单位提出，经矿审批程序批准后形成。

四、服务类合同由相关部门提出，经矿审批程序批准后形成。

第七条.采购计划所列物资，必须写明名称、规格、型号、数量等标识。设备应注明技术参数及要求附件。服务合同应注明服务内容、价格等。

第八条.采购计划分为年度计划、季度计划、月度计划、应急计划，对上述计划的要求，详见公司《物资计划管理办法》的规定。

第三章采购方式

第九条.供应科采购采用以下方式：

1.邀请招标；

2.询价采购；

3.单一长协采购；4市场现金采购。

第十条.邀请招标，是指邀请三家以上供应商发出招标文件进行招标采购。它适用于大型设备，大宗物资。

第十一条.询价采购，是指向三家以上供应商发出询价单，供应商报价的采购。它适用于一般设备材料。

第十二条.单一长协采购，是指向单一供应商进行的长期供货采购。它适用于供应商少、常用材料及主要设备的主要零配件，如燃油、水泥等。

第十三条.市场现金采购，是指1000元以下小金额的急需品，在市场直接用现金采购。

第四章采购程序

第十四条.供应科接到采购计划后，根据采购的物资类型选择采购方式，发出邀约。对收到的标书、报价单进行整理汇总。

第十五条.采购评审组对报价进行评审，也可约供应商进行谈判议价，商讨供货条件。本着质量优先、性价比高优先、售后服务好优先的原则，提出书面评估意见，推荐供应商，上报后按有关规定审批。

第十六条.供应科依据批准后的审批单，起草采购合同。采购合同需按标准合同文本条款，明确双方的权益，不得有缺失和侵权条款。合同应编号，以便于管理。

第十七条.采购合同形成后，报经营矿长审核。对重大采购合同，必要时要向律师咨询，然后由公司授权的人员签字盖章生效。

第五章合同管理

第十八条.供应科负责合同生效至合同终结的全过程管理，包括督促验货、退货索赔、结算等事务。

第十九条.供应科应督促供应商按时交货。物资到矿后由供应科出具验收通知单，由材料科牵头组织验货，供应科应派人参加。验货细则按有关规定执行。验收通知单一式两份，供应科留存一份。

第二十条.若验货时发现不符合质量技术要求，经研究决定需退货时，由供应科办理相关事宜。

第二十一条.物资验收合格，按合同需支付货款时，供应科凭合同、验收单，出具付款通知书，送财务科按付款程序支付货款。

第二十二条.若物资在使用过程中发现质量问题，依合同条款需进行索赔时由供应科负责索赔事宜

第二十三条.合同资料的管理。从采购的发起到采购执行终结的所有资料，包括采购计划、询价单、报价单、评审单、评审报告、采购审批单、合同、技术附件、验收通知单等全部文字资料，由供应科收集、整理、装订、存档。每份合同的各项资料必须齐全不得有缺失。

第二十四条.供应科设专职的合同管理岗位，负责合同管理的具体事务。

第六章监督与奖罚

第二十五条.矿领导、公司监事有关科室单位对采购行

为都有监督的责任。如发现有违反采购规定的行为，可向矿领导公司监事进行举报，接到举报后应进行了解调查处理。

第二十六条.对以下人员应予以奖励。

一、降低采购成本贡献突出的采购人员；

二、举报违反本规定的采购行为经查证属实的人员。

第二十七条.对违反本规定，弄虚作假、收受回扣、在谈判中泄密的人员根据情节轻重，给通报至解除合同的处分。给公司直接造成经济损失的，要依法赔偿。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第七章附则

第二十八条.本规定要结合市场条件和公司发展的实际，不断完善健全。

第二十九条.本规定实施后，之前的相关规定废止，其它制度与本规定相抵触的，按本规定执行。

第三十条.本规定由供应科解释。

物资计划管理制度

第一章总则

第一条.为了保证公司各单位正常的生产经营，在保障供应的基础上合理控制库存，降低资金占用，提高采购效率，降低采购成本，增强物资采购计划性，结合公司的实际情况制定本办法。

第二条.物资采购计划，是指公司各单位对生产经营过程中所需的材料配件工具设备等及新建、改扩建工程所需的甲供材料、甲供设备等实施采购之前的正式申请。

第三条.物资采购计划是采购行为实施的唯一依据，其管理过程包括：采购计划的发起、受理、审核、汇总、批准等移交采购部门前的一切活动。

第四条.物资采购计划由使用单位、设备科、材料科共同负责，采购计划的最终形成由材料科负责。经审批后提交供应科实施采购。

第二章采购计划管理方式

第五条.物资采购计划按费用来源分为：生产费用计划和专项投资费用计划；按类别分为：设备计划、配件计划、材料计划、办公用具用品计划；按时间分为：季/年度计划、月度计划、应急计划。