第三章 账务处理子系统

第三章账务处理子系统
本章学习目标与要求：
账务处理子系统（或总账管理子系统）是会计信息系统的核心，因此，它作为本门课程重点学习的内容进行讨论，其目的是为学生在将来的工作岗位上利用账务处理子系统从事会计数据处理工作、评价、设计和实施账务处理子系统打下良好的基础。

本章从账务处理子系统的数据处理流程和功能结构出发，简要地介绍了计算机条件下账务处理子系统的特点和目标，分析了账务处理数据流程和主要功能模块，全面，系统地分析和讨论了账务处理子系统中初始设置、凭证处理等功能模块的基本原理和功能。

学习本章后应该掌握：
1. 账务处理子系统的基本原理和功能；
2.手工方式与计算机方式下账务处理流程的异同；
3. 账务处理子系统的初始化设置；
4. 凭证处理与期未业务处理；
5. 出纳管理与账簿输出；
6. 辅助核算与管理。

第一节账务系统的工作原理及功能结构
一、账务处理子系统及其目标
（一）账务处理子系统的定义
账务处理子系统是利用计算机技术完成账务处理的系统。

账
务处理一般是指从设置账户、编制和审核凭证、复式记账、一直到会计报表编制和报告的过程。

在手工会计中并没有特别强调账务处理的概念，在会计信息系统中，经过对手工会计核算业务的分析、总结和改进，将会计核算中的设置账户、编制和审核凭证、复式记账、会计账薄输出和期末处理等任务提炼出来，形成账务处理子系统。

与其他子系统相比，账务处理子系统在数据处理上具有如下主要特点：
1、账户的设置较为规范，会计准则对各行业的一级科目做了统一的编码，而其他子系统在代码设置上没有法定的要求。

2、是组织账务处理的集中地，所有其他业务核算子系统的信息最终都要汇集到账务处理子系统中，从而综合地反映企业的全部财务状况和经营成果。

而其他子系统只反映企业经济业务的局部信息。

3、是组织会计信息交换的桥梁。

比如，账务处理子系统接受来自工资核算子系统、存货核算子系统和固定资产核算子系统的数据，然后经过处理传递给成本核算子系统，而成本核算子系统又将计算好的成本数据再传递给账务处理子系统，以便生成有关的账簿和报表。

4、在会计方法上，采用复式记账作为账务处理的基本依据，会计核算形式或记账程序的不同对账务处理没有影响。

（二）账务处理子系统的目标
计算机在会计中的应用是会计发展史上的一次革命，会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式以及组织机构等方面与手工处理有很多不同。

因此，手工处理方式下的某些做法和环节在计算机处理方式下可能成为多余，而手工处理方式下不需要的环节和做法在计算机处理方式下又可能必不可少。

只有从账务处理子系统的目标出发，充分发挥计算机的优势，突破长期手工处理所形成的方式，才能设计出更适合计算机处理、效率更高、处理流程更加合理的系统。

一般来说，账务处理子系统的目标应该包括如下内容：
1、及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。

2、高效、正确地完成记账等数据处理过程。

3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。

4、建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。

此外，为了充分发挥计算机数据处理的优势，增强账务处理子系统的核算和辅助管理功能，有些账务处理子系统设计目标还增加了部门核算和管理、项目核算和管理、往来核算和管理等辅助功能，以及自动转账、期末会计处理等功能。

这些功能都是对账务处理功能的进一步补充，但没有它们一样可以称作账务处理子系统。

二、账务处理子系统数据处理流程和功能结构
账务处理子系统反映了原始会计数据（凭证）经过若干步处理形成最终的会计数据（账表）。

通过对账务处理子系统数据处理流程的分析，能够更好地理解和分析手工及计算机条件下账务处理子系统会计数据处理过程的异同；通过学习账务处理子系统的功能结构图，我们对账务处理子系统的功能结构有一个总括的了解。

（一）手工账务处理业务流程分析
手工账务处理流程主要指一个企业的会计核算组织形式，该流程从填制记账凭证开始，采用复式记账方法，将反映各会计事项的信息平行登记在各类账簿上。

在整个账务处理过程中，采用的会计方法包括设置账户、填制记账凭证、登记账簿、对账、结账等。

账务处理的实质是对数据的加工过程，它表明了原始会计数据（如原始凭证、单据）经过了哪些处理步聚后最终形成作户需要的会计信息（包括会计账簿、会计报表、各类报告）。

手工账务处理中，不同性质的企业会采用不同的账务处理流程，常见的处理模式有记账凭证账务处理流程，汇总记账凭证账务处理流程，科目汇总表账务处理流程和日记账总账账务处理流程四种。

企业根据自身业务规模和业务性质的不同选择相应的账务处理流程。

这四种处理模式的主要差别在于登记总账的方法和依据不同。

由手工账务处理流程可以看出，记账凭证是账务处理中的基本数据文档，各种明细账、日记账、总账及会计报表上反映的信息均来自于记账凭证；几种账务处理流程之间的区别只是登记总账的方法不同，产生的总账格式有差异，但它们信息来源都是记账凭证。

（二）计算机账务处理数据流程
使用计算机处理会计业务，原有的手工条件下根据原始凭证编制记账凭证、根据记账按科目分类生成有关日记账和明细账、根据账簿记录编制会计报表这一基本的处理程序并没有发生变化。

由于计算机具有运算速度快、业务处理能力强、数据处理精度高等特点，因此使用计算机处理会计业务，需要根据这些特点，制定计算机条件下新的账务处理流程。

计算机条件下账务处理的数据流程如下图所示：
图3-2 计算机账务处理数据流程图数据流程图中的数据处理过程如下：
（1）由录入员通过键盘输入记
账凭证、原始凭证，输入的
凭证经检查无误后，存入临时
凭证文件，或者期末通过自动
转账生成机制凭证传入临时凭
证文件；
（2）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核；
（3）根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新科目余额/发生额文件、凭证文件、部门（项目、往来业务）等辅助文件、企业对账文件，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除，以防止重复记账；
（4）将开户银行传给企业的对账单输入计算机，并保存在银行对账单文件中；
（5）根据企业对账文件和银行对账单文件中的银行业务进行对账，生存银行存款余额调节表等对账结果；
（6）根据往来业务文件，采用自动核销和手工核销方式，勾销“两清”往来账（即钱，账两清的应收业务和应付业务），并对所有已结清的往来业务做核销标志；
（7）根据科目余额/发生额文件、凭证文件、部门（项目、往来业务）等辅助文件分别生成明细账（某科目、部门、项目、往来业务等明细账）、日记账、多栏账、总账并输出，同时根据科目余额/发生额文件及凭证文件生成编制报表所需的数据，传入报表处理子系统；
（8）会计期末，自动进行期末处理并生成记账凭证（称之为机制凭证）传入临时凭证文件。

在账务处理子系统数据流程图中，涉及的主要数据文件分别是：
（1）临时凭证文件：主要用于保存已输入系统但尚未记账的凭证。

为了保证录入数据的正确性，用户可以对保存在临时凭证文件中的凭证记录进行直接修改。

（2）凭证文件：主要用于存放已经记账的所有凭证。

存于凭证文件中的凭证是正式会计档案，不能直接修改，出现错误时，只能做红字（即金额为负数）冲销凭证进行冲错。

凭证文件由记账程序更新，其中的数据主要用于产生明细账和日记账，也可以为会计报表提供所需要的明细数据。

（3）科目余额/发生额文件：主要存放所有科目的年初余额、每个月的月初余额、借货方发生额、累计借贷方发生额及期末余额等。

系统执行记账功能时，自动按科目进行汇总更新并将更新结果存入该文件。

科目余额/发生额文件中的数据主要用于生成总账，并为会计报表的提供汇总数据。

（4）部门（项目、往来业务）辅助文件：用于存放记账后所形成的按部门（项目、往来业务）分类核算的相关明细数据。

（5）企业对账文件：用于存放企业与其开户银行尚未对账的所有银行业务。

系统在执行记账功能时，自动将涉及银行科目的收付款业务记录在企业对账文件中。

该文件中记录的都是新发生的末达账项，只要和银行对账单文件中的业务对上账，即可删除或定期删除。

（6）银行对账单文件：用于存放银行交给企业的银行对账单，目前一般需要手工录入。

该文件中的记录只要和企业对账文件中
的业务对上账，即可核销。

（三）计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同
1、相同点
计算机方式和手工方式下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表的全过程。

2、不同点
计算机方式和手工方式下账务处理流程的区别，主要表现在以下几个方面：
（1）数据处理的起点与终点不同。

在手工方式下，会计业务的处理起点为原始会计凭证，在计算机方式下，账务处理子系统是以记账凭证、原始凭证、机制凭证为处理起点。

手工方式下会计期间的会计业务以财会人员编制并上报会计报表为工作终点，在账务处理子系统中，则以计算机自动输出账簿和输出固定报表为终点，并将各种格式变动的内部及外部报表的编制与输出工作，交由单独的报表子系统来完成。

（2）数据处理方式不同。

在手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中，完成数据处理；在计算机方式下，账务处理子系统进行数据处理时，记账只是一个数据处理的过程，不需要每个人执行一遍账簿登记工作，数据间的运算与归集由计算机自动完成，大大减轻了财会人员的记账工作量。

（3）数据存储方式不同。

在手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中；在计算机方式下，账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、科目余额/发生额文件等数据文件中，在需要时，通过打印机输出。

（4）对账的方式不同。

在手工方式下，按照复式记账的原则，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，然后账会人员定期将总分类账中、日记账与明细账中数据进行核对，当明细账和总账的数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。

从一定的意义上可以说，这是手工方式下一种行之有效的查错方法。

在计算机方式下，由于账务处理子系统采用预先编制好的记账程序自动、准确、高速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。

只要预先编制好的程序正确，计算错误完全可以避免，这样说就没有必要进行总分类账、日记账、明细分类账的核对。

（5）会计资料的查询统计方式不同。

在手工方式下财会人员为编制一张急需的数据统计表，或查找急需的会计数据，要付出很多劳动；在账务处理子系统中，由于计算机具有高速数据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以以最快的速度完成数据的查询统计过程。

（6）计算机条件下账务处理从高效性、正确性、准确性等方面来看，已经和手工处理产生了根本性的不同，对会计理论和会
计实务产生巨大的影响。

此外，计算机替代了手工账务处理过程，把广大的财会人员从繁杂的劳动中解脱出来，使他们有充足的时间和精力，利用会计信息进行事前预测，事中控制，事后分析等会计管理活动。

（四）账务处理子系统的功能结构
通过对账务处理子系统数据处理过程的分析可知，凭证处理、期末处理、出纳管理、账簿输出是账务处理子系统必备的功能。

另外，通用账务处理子系统的特点又决定了对系统初始设置、系统服务等的要求。

近年来，随着会计管理理论的发展和实务的需求，账务处理子系统在上述基本功能的基础上又进一步拓展了辅助核算和管理功能，如往来核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理等。

账务处理子系统的主要功能结构如下图所示：
图3-3 账务处理子系统功能模块结构图
1、初始设置。

初始设置模块主要包括系统工作环境设置、账套设置、人员管理及权限设置、科目设置、凭证类型设置、初始余额装入、其他设置等功能模块。

2、凭证处理。

凭证处理模块主要包括填制凭证、审核凭证、查询凭证、打印凭证、汇总凭证、记账等功能模块。

3、出纳管理。

出纳管理模块主要包括现金日记账、银行日记账、资金日报、支票登记、银行对账等功能模块。

4、账簿输出。

账簿输出模块主要包括总账、余额表、明细账、日记账、日报表的查询和打印等功能模块。

5、往来管理。

往来管理模块主要包括个人往来和单位往来的核算和管理等功能模块。

6、部门管理。

部门管理模块主要包括部门总账、部门明细账、部门收支分析等功能模块。

7、项目管理。

项目管理模块主要包括项目总账、项目明细账、项目统计表等功能模块。

8、期末处理。

期末处理模块主要包括转账定义、转账生成、自动转账、对账、结账等功能模块。

9、系统服务。

系统服务模块主要包括会计数据备份、会计数据恢复、系统维护、修改口令等功能模块。

第二节账务处理子系统代码设计和主要
数据文件设计
一、代码设计
账务处理系统常用的代码包括；科目代码、凭证类型代码、现金流量代码以及一些辅助核算要用到的代码，其中最重要的是科目代码。

1、科目代码设计的意义和设计原则
（1）设计意义
①提供了会计信息处理的标准数据结构；
②便于对会计信息的分类、检索等加工处理，提高了计算机的处理速度；
③避免了使用汉字科目名称所带来的数据含义的二义性。

（2）设计原则
①必须保证会计科目代码的唯一性；
②会计科目的编码方案应有利于计算机的分类、识别和处理；
③科目代码体系应尽量符合会计人员的使用习惯，并便于记忆和输入；
④应系统、科学地建立科目代码体系，并符合现行制度的规定；
⑤科目代码设计应有一定的可扩性，以适应多种用户的不同需求及用户需求的多种变化。

2、会计科目的编码方式
（1）编码方式与科目代码结构
会计科目的编码通常采用“分段组合编码”，每一个代码由若干段数码组成，其中每段有固定的位数，代表一定的含义。

这样就形成了会计科目代码结构，用来说明一个会计科目代码分成几段，每段有几位。

（2）分段组合编码的限制
当会计核算业务较多（如，存货品种较多、固定资产种类较
多、部门较多、客户较多）时，分段组合编码的分类比较复杂，位数长，不便于记忆，不利于全面反映会计核算业务。

此时，通常要设计会计业务统计码，如，部门代码、往来客户代码、物码等进行辅助核算。

二、主要数据文件设计
根据账务处理系统数据流程的逻辑模型，应设计的数据文件主要有：凭证临时文件；凭证文件；科目余额、发生额文件和银行对账文件。

此外，为了实现自动转账功能，还需设计自动转账分录文件。

1、凭证临时文件和凭证文件
（1）数据结构。

凭证临时文件和凭证文件的数据结构、存储方式等完全相同。

因而，可将凭证临时文件和凭证文件放在一起讨论。

凭证文件的数据库表结构可设计成如下形式：表中：C表示字符型；D表示日期型；N表示数值型。

凭证文件数据结构列（二维表）
（2）用途。

凭证临时文件用来存放已输入但尚未记账的所有凭证，而凭证文件则是用来保存记账后的凭证，为后续的账务处理（如账证输出、银行对账等）提供正式的凭
证数据。

（3）设计目的。

会计信息在正确性、合法
性上有较高的要求，对于正式的会计数据不能随意更改。

因此，
为了便于修改数据录入中的错误，在系统中设置凭证临时文件，用户对凭证数据的修改和审核都在凭证临时文件中进行。

（4）凭证文件的设计说明。

①文件的关键字。

凭证文件的关键字为“凭证类型+凭证号”，系统凭此来识别不同的凭证。

其中，凭证号一般是顺序码，由系统自动分类连续递增编号。

②字段的类型及位数。

文件中各字段的类型及位数可根据实际需要而定。

比如日期，有时也可以设计为字符型；凭证类型、凭证号也可以设计为数值型。

③各字段的含义。

附件张数字段表明凭证的附件张数；借贷方向字段用来标明记账的方向；金额字段标明发生额；原始凭证号字段表明原始单据号；输入人员字段表明凭证由谁输入；审核人员字段表明凭证由谁审核；记账字段表明凭证由谁记账。

④文件中凭证记录的修改。

凭证临时文件中的记录在未经审核签章之前可以任意修改和删除，记账后的凭证记录从凭证临时文件中清除。

而凭证文件为只读文件，其中的记录不能直接更改，发现凭证有误只能采用红字更正法修改。

⑤索引文件的建立。

凭证临时文件和凭证文件的主要区别在于索引不同。

对凭证临时文件的各种操作，一般是以凭证为单位进行的，按“凭证类型+凭证号”建立索引即可；而对凭证文件来说，除了按“凭证类型+凭证号”建立索引文件外，还需按“科目代码”建立索引文件，这样，当需要产生某一科目的明细账和
日记账时，可以迅速定位到该科目的所有经济业务，然后根据凭证文件提供的数据随时生成所需的账簿。

2、科目余额、发生额文件
（1）用途。

科目余额、发生额文件用来存放账务处理所需的全部科目及其相关数据。

这些数据是生成总账、编制报表基本数据。

（2）文件数据结构。

科目余额、发生额文件的数据库表结构可设计成如下形式：
科目余额、发生额文件数据结构列
（3）文件的设计说明。

①文件的关键字。

科目余额、发生额文
件的关键字为科目代码。

②科目类别字段、科目性质字段的作用。

科目类别字段用来反映系统辅助核算的要求；科目性质字段反映现行制度对科目的分类。

③文件中主要字段的数据来源。

科目代码、科目名称、科目类别、科目性质，一般由建立会计科目功能负责录入和维护；期初余额由手工录入或由结账功能根据上期余额产生；本期发生额由记账功能在每次记账时生成；期未余额可由期初余额、本期借方发生额和本期贷方发生额计算出来。

④索引文件的建立。

一般按科目代码建立索引文件。

3、银行对账文件
（1）用途。

银行对账文件包括两个文件：一个文件用于存放尚未对上账的银行业务，称为银行日记账未达账项文件；另一个文件用于存放企业从银行收到的银行对账单上的数据，称为对账单文件。

（2）数据来源。

银行日记账未达账项文件中的数据，是系统在记账时自动将银业务汇总而生成的；对账单中的数据是由开户银行记录后传入的。

（3）数据结构。

①银行日记账未达项文件的数据结构可设计成如下形式：
银行日记账未达账项文件数据结构列
系统将根据科目代码来识别不同开户行的未达账项，如中行、工行、建行等。

②对账单文件用来存放银行传给企业的银行对账单，目前一般需要手工录入。

对账单文件的结构应按银行对账单和实际的对账需要设计，一般可设计成如下形式：
对账单文件数结构列
其中的日期、借贷方向及金额与银行对账单上的记录一致。

系统将根据银行账号来识别不同开户行的对账单，如中行、工行、建行等。

4、自动转账分录文件
（1）用途。

存放自动转账分录，生成机制凭证。

（2）数据结构。

①主要字段。

该文件应包括的字段有：自动转账分录号、摘要、借贷方标志、科目代码、金额计算公式、使用日期、机制凭证优先顺序号等。

②主要字段的具体含义如下：
a、自动转账分类号（关键字）。

是标识自动转账分录的唯一标志；
b、金额计算公式。

用来描述金额的计算方法，在产生机制凭证时，计算机根据此公试计算出金额，存入机制凭证的金额栏；
c、使用日期。

用于标识自动转账分录何时可以用来编制凭证，同一自动转账分录是否可以在同一月重复使用；
d、机制凭证优先顺序号。

用于标识产生机制凭证的优先次序。

有些自动转账分录产生的机制凭证会影响其他自动分录产生的凭证金额（如费用的结转、损益的结转等），所以需要对这些自动分录进行排队，形成一定的优先顺序号，优先级高的自动分录产生后，才产生优先级底的自动分录。

计算机按照顺序号的大小次序逐一编制机制凭证。

其他各字段的含义与一般凭证中相应字段的含义相同。

第三节账务处理子系统的初始化
账务系统初始化是指会计核算工作由人工系统转入电算化系统时，系统要求用户所做的准备工作或初始设置工作。

账务系统的初始设置类似手工核算方式下的初始建账工作，一般由账务主管或财务主管指定的专人进行。

通过账务处理子系统的初始设置，可以把核算单位的会计核算规则、核算方法、应用环境、以及初始数据输入计算机，实现会计手工核算向计算机核算的过渡。

账务处理子系统的初始设置一般是在系统安装完成并进行了初始参数设置后进行的，有关财会人员通过使用系统提供的初始设置模块为系统的运行准备必要的环境。

基本程序包括：初始设置前的准备工作、系统控制参数设置、会计科目设置、凭证类别设置、外币及汇率设置、期初余额录入、其他设置等。

一、初始设置前的准备工作
1、认真并且阅读《使用手册》
初始设置工作与所选会计软件的功能结构、设置方法及使用要求密切相关，因而认真阅读用户使用说明书，充分理解和掌握系统提供的功能及使用方法，有助于初始设置工作的正确完成，从而保证系统的正常运行。

2、确定会计科目编码体系和凭证类型
会计科目是对于会计对象的具体内容进行分类核算的指标。