企业档案管理(最终版)PPT课件
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档案管理PPT课件
❖机制会计档案； ❖机读会计档案； ❖计算机系统软件
4 财务审计类
❖41
财务审计综合
42
财务管理
43
会计财务
44
审计工作
4 财务审计类
会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分
析报表；
会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总
帐
43 会计财务
430 会计报表 431 会计帐簿 432 会计凭证
433 其他：
人事档案
❖人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。
按年度-问题-保管期限
0-5文书档案整理、编目
全宗 号
类别 党群
年度 2006
保管期限 永久
件号 1
页数 6
❖ 在文件右下角编页码
❖ 在文件的右上角盖上归档 章
全宗号 年度 2007 件号 1
类别
保管期限
生产管理 永久
页数 6
1
0-5文书档案编号
❖ 0-5类编号 ❖ 2007 - 0 - 1 - 1 ❖ ❖ ❖ ❖ ❖
会计档案的编号
例二某企业2007年度的会计帐簿（2007－431－001， 4财务审计类、3会计帐务、1帐簿、001案卷号）
❖2007─ 4 3 1─0 0 1 ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖
案卷号（001-999） 会计帐簿（三类） 会计帐务（二类） 财务审行（一类） 年度(目录号)
会计档案的编号
❖ 例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号）
4 财务审计类
❖41
财务审计综合
42
财务管理
43
会计财务
44
审计工作
4 财务审计类
会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分
析报表；
会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总
帐
43 会计财务
430 会计报表 431 会计帐簿 432 会计凭证
433 其他：
人事档案
❖人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。
按年度-问题-保管期限
0-5文书档案整理、编目
全宗 号
类别 党群
年度 2006
保管期限 永久
件号 1
页数 6
❖ 在文件右下角编页码
❖ 在文件的右上角盖上归档 章
全宗号 年度 2007 件号 1
类别
保管期限
生产管理 永久
页数 6
1
0-5文书档案编号
❖ 0-5类编号 ❖ 2007 - 0 - 1 - 1 ❖ ❖ ❖ ❖ ❖
会计档案的编号
例二某企业2007年度的会计帐簿（2007－431－001， 4财务审计类、3会计帐务、1帐簿、001案卷号）
❖2007─ 4 3 1─0 0 1 ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖
案卷号（001-999） 会计帐簿（三类） 会计帐务（二类） 财务审行（一类） 年度(目录号)
会计档案的编号
❖ 例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号）
企业档案管理管理ppt
Page 37
（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
Page 38
篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
Page 5
电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
Page 6
企业档案构成类型
Page 7
企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
Page 9
企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
Page 22
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
Page 4
电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
Page 38
篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
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电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
Page 6
企业档案构成类型
Page 7
企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
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企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
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（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
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电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
档案管理培训ppt课件(完整版)pdf
档案管理的历史与发展
01
古代档案管理
古代档案管理主要采用纸质载体，通过手工方式进行分类、编目和保管。
02
近现代档案管理
近现代档案管理开始采用机械化、自动化等现代技术手段，提高了档案
管理的效率和质量。
03
当代档案管理
当代档案管理已经实现了数字化、网络化等高科技手段的应用，使档案
管理更加便捷、高效和智能化。同时，随着大数据、云计算等技术的不
档案信息化建设实务操作
档案数字化的原则和方法
了解档案数字化的原则和方法，掌握数字化加工流程和技术标准， 实现档案的数字化管理。
档案数据库建设与管理
熟悉档案数据库建设的方法和步骤，建立和管理档案数据库，提高 档案信息管理水平。
档案信息网络安全与防范
加强档案信息网络安全管理，采取有效的安全防范措施，确保档案 信息的安全和保密。
断发展，档案管理也将面临更多的挑战和机遇。
02
CATALOGUE
档案收集与整理
档案收集的原则与方法
全面性原则
尽可能收集与主题相关的所有档案， 确保档案的完整性。
时效性原则
及时收集新产生的档案，避免遗漏。
档案收集的原则与方法
真实性原则
确保收集的档案真实可靠，反映历史事实。
定期收集
按照一定周期（如年度、季度）进行档案收集。
档案法规的体系结构
加强对档案的管理和收集、整理工作， 有效地保护和利用档案，为社会主义 现代化建设服务。
由档案基本法、档案行政法规、档案 地方性法规、档案行政规章等构成。
档案法的主要内容
包括档案机构及其职责、档案的管理、 档案的利用和公布、法律责任等方面 的规定。
档案管理标准概述
公司档案管理课件
目录夹封面
全宗名称 全宗号 类别 期限 年度
×××公司
A （备注：下页解释） 短期 2010
民营企业档案的分类
序 号
内容
代 号 5 设备档案
E
1
企业管理性 档案
A
6 会计档案
F
2 基建档案
B 7 合同档案
G
3 科研档案
C 8 员工档案
H
4 产品档案
D 9 特殊载体档案 J
2024/6/11
19
目录夹背脊
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加 上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差 旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理 归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报 差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会 议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案 室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
1、下达计划任务同时提出文件材料的归档 要求；
2、检查计划进度同时检查文件材料形成情 况；
3、评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、 准确、系统情况；
4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技 人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况 证明。
·归档制度（这是收集和整理工作的基础） 归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归
1 防盗， 2 防尘， 3 防光， 4 防高温 5 防湿 ， 6 防火， 7 防虫， 8 防有害气体
“三铁”
1 铁门， 2 铁窗， 3 铁柜
建立各项规章制度
包括：借阅、管理、保密、保管、鉴定销毁、 档案员岗位责任制
详见公司保密规定
2024/6/11
31
谢谢大家！
2.反映本企业领导人和著名人物工作业绩奖旗、奖 状、奖章、奖杯、奖牌等
企业档案管理(最终版)PPT课件
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
36
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
22
去除会生锈的金属物（订书 钉、曲别针、大头针等装订 用品）。
23
如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正 本在前，附件在后；原件在前， 复制件在后；译文在前，原文在 后，转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。
24
装订 采用左侧、下侧对
齐方式 对，用不锈钢钉装订 或线装订。
10
来文与复文、去文与复文（具 体包括请示与批等）可作为组 合件，或各为一件。
11
三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录 2 区分年度 8 填备考表 3 划分期限 9 文件装盒 4 文件装订 10 打印目录 5 文件排列 11 入库装箱柜 6 文件编号
33
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
34
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
档案管理学(全套课件559P)ppt课件(2024)
范体系等。
电子文件管理系统设计与实施
系统设计原则
包括整体性原则、开放性原则、 安全性原则、易用性原则等。
系统功能设计
包括电子文件收集、整理、鉴定、 保管、利用等功能模块的设计。
系统实施步骤
包括系统规划、系统分析、系统设 计、系统实施、系统维护等阶段， 每个阶段都需要进行详细计划和严 格管理。
07 法律法规与职业 道德教育
VS
网络检索
通过网络技术和通信技术，实现远程档案 信息的检索和利用。使用技巧包括了解网 络检索原理、掌握网络检索语言和工具、 注意网络安全和保密。
档案开发利用策略探讨
档案编研
通过对档案信息的分析、研究和编纂，形成具有特定主题和价值的编研成果，为学术研究 和社会服务提供支持。策略包括选题策划、素材收集与整理、编纂加工与审核等。
档案鉴定原则及方法
• 发展性原则：用发展的眼光看待档案价值，预测 档案对未来社会的影响。
档案鉴定原则及方法
直接鉴定法
直接审查档案内容，根据 档案内容判断其价值。
间接鉴定法
通过分析档案的形成背景 、相关文件等因素，间接 推断档案价值。
比较鉴定法
将档案与同类档案进行比 较，通过比较判断其价值 高低。
05
对于特殊类型的档案，需要采用专门的保管措施和设备， 以确保档案的长期保存和有效利用。
06
对于数字化档案，需要加强网络安全管理，防止黑客攻击 和数据泄露等风险。同时，定期备份数据，确保数据安全 。
04 档案检索与利用
传统检索工具介绍及使用技巧
档案目录
档案目录是记录档案内容和形式特征的检索工具，包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录等。使用 技巧包括熟悉目录结构、掌握检索语言和了解档案分类体系。
档案局的企业档案管理PPT
• 满足法律和监管要求 ：企业档案也是企业 应尽的法律和监管义 务的体现，有效的档 案管理可以避免因缺 乏档案而导致的法律 和监管风险。
企业档案管理的发展历程
1 2 3
传统档案管理阶段
以纸质档案为主，管理手段较为落后，主要依 靠人工分类、编目和检索。
电子化档案管理阶段
随着信息技术的发展，档案管理开始逐步电子 化，数字化、网络化成为档案管理的主要特征 。
职责分工
02
明确各部门和岗位的职责分工，确保每个环节都有明确的责任
人。
制定管理流程
03
根据企业的实际情况，制定档案管理流程，包括档案的收集、
整理、保管、利用等环节。
档案管理人员的素质要求
专业素质
具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家相关法 规和标准。
沟通能力
具备良好的沟通协调能力，能够与各部门协调合 作，处理档案管理中的问题。
采用新的档案管理软件
使用新型的档案管理软件，能够实现自动化管理，提高 档案管理效率。
数据挖掘和分析
通过对档案数据的挖掘和分析，可以为企业提供有价值 的情报和决策支持。
增强员工培训
加强员工对档案管理的培训，提高员工的档案管理意识 和技能。
THANKS
目的：企业档案管理的 目的是确保企业档案的 完整性、准确性和安全 性，同时为企业提供有 效的档案利用服务。
意义
03
04
05
• 提供历史参考：企业 档案是企业决策的重 要参考依据，可以帮 助企业做出更加明智 的决策。
• 提高企业竞争力：通 过有效的档案管理， 可以提高企业的信息 管理能力，进而提高 企业的竞争力。
档案信息化建设和数字化转型
档案信息化建设的意义
企业档案规范管理课件.ppt
5
三、企业文件资料的收集范围、归档时间、归档 要求
1、文件类： 定义---- 企业在筹备、建设、生产、经营、管理 等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种 载体形式的文件应纳入归档范围。企业文件归档范围 应符合档发【2004】4号文件要求。 收集范围---（如：XXX字【2011】XX号 套印成红 头，加盖公章后装订归档二份，正文在前、发文稿纸 在后； 归档时间---随时归档； 归档要求---成文规格，A4
归档时间---随时归档（1~~5项） 归档要求---依据原始资料的规格
11
计变更通知；施工定位放线；土（岩）试验报告、 地基验槽记录；施工日志；隐蔽工程验收记录；工 程质量检查、评定报告；技术总结，施工预，决算； 交工验收记录证明；竣工报告、竣工验收报告；竣 工图（施工图纸的最终版，在空白处逐份加盖竣工 图章）；声像材料。
属公司绝密的档案，只允许查阅，不得借阅、复 印、摘录。
第四十条 档案管理人员应陪同查阅者查阅档案， 查阅者不得在档案上钩画裁剪，污损、涂改等。
查阅结束后，查阅者应立即离开档案库，不得无 故逗留。
22
6
收集范围---如：xxx【2011】办字XX号, 在每 年第二季度第一个月，将第一季度的文件材料套 印成红头，并加盖公章后正文在前、发文稿纸在 后装订进行归档一份，以此类推。另外：每年的 第一季度不仅要将上一年第四季度文件归档，还 要将上一年度归档文件目录<附件一>纸质、电子 版一并归档）；
归档时间---定时归档；
15
设备（纸机、洗浆机、苛化器、给水泵、风机、 电动机等）
产品说明书、合格证、装箱单。 归档时间---随时归档保证安全性、完整性 归档要求---保持原貌
16
卷内目录
三、企业文件资料的收集范围、归档时间、归档 要求
1、文件类： 定义---- 企业在筹备、建设、生产、经营、管理 等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种 载体形式的文件应纳入归档范围。企业文件归档范围 应符合档发【2004】4号文件要求。 收集范围---（如：XXX字【2011】XX号 套印成红 头，加盖公章后装订归档二份，正文在前、发文稿纸 在后； 归档时间---随时归档； 归档要求---成文规格，A4
归档时间---随时归档（1~~5项） 归档要求---依据原始资料的规格
11
计变更通知；施工定位放线；土（岩）试验报告、 地基验槽记录；施工日志；隐蔽工程验收记录；工 程质量检查、评定报告；技术总结，施工预，决算； 交工验收记录证明；竣工报告、竣工验收报告；竣 工图（施工图纸的最终版，在空白处逐份加盖竣工 图章）；声像材料。
属公司绝密的档案，只允许查阅，不得借阅、复 印、摘录。
第四十条 档案管理人员应陪同查阅者查阅档案， 查阅者不得在档案上钩画裁剪，污损、涂改等。
查阅结束后，查阅者应立即离开档案库，不得无 故逗留。
22
6
收集范围---如：xxx【2011】办字XX号, 在每 年第二季度第一个月，将第一季度的文件材料套 印成红头，并加盖公章后正文在前、发文稿纸在 后装订进行归档一份，以此类推。另外：每年的 第一季度不仅要将上一年第四季度文件归档，还 要将上一年度归档文件目录<附件一>纸质、电子 版一并归档）；
归档时间---定时归档；
15
设备（纸机、洗浆机、苛化器、给水泵、风机、 电动机等）
产品说明书、合格证、装箱单。 归档时间---随时归档保证安全性、完整性 归档要求---保持原貌
16
卷内目录
企业档案规范管理培训ppt课件
精选ppt课件
13
档案部门职责
统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴 定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。
负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提 供利用工作。
指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、 整理及归档工作。
监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投 资的全资、控股企业）的档案工作。
精选ppt课件
54
电子文件概念的理解：
1、电子文件具有文件的一般属性，即都是 组织或个人在各项活动中形成的历史记 录。
2、电子文件与传统文件的根本区别在于， 其信息以数码构成。
3、电子文件是存放在计算机存储器中所有 数据的基本组织形式。
精选ppt课件
55
电子文件的特点
信息存储的密集性 信息载体的不确定性 信息结构的二重性 对信息技术的依赖性 信息内容的易改性 载体材料和信息的不稳定性 背景及相关信息的不完整性 信息处理的快捷性 信息利用的共享性 文件类型的复杂性
28
技术文件材料的控制管理
精选ppt课件
29
产品文件的形成及成套性
产品开发 1. 技术调查和决策阶段 2. 前期开发阶段 3. 后期开发阶段 产品制造 1. 样（机）品试制阶段 2. 小批量试制阶段 3. 正式生产阶段
精选ppt课件
30
基本建设文件材料的形成 和成套 性
项目立项准备阶段
设计阶段
精选ppt课件
11
企业管理职责
企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全 档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划， 为档案工作持续发展提供保障。
企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工 作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人 及有关人员职责履行情况进行考核。
《企业档案管理体系》PPT课件
五、企业档案的内容构成
❖ 归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的 具有保存价值的各种形式的记录 。
❖ 这些记录将根据其形成规律和内容特点，最终被系统整理成 文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案、电 子档案、人事档案等不同类型的保管形式和保管单位。
❖ 根据企业工作形式和专业工作特点，企业档案的内容构成主 要有以下内容：
担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。 ❖ 各部门的专兼职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，
整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重 要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案部门接收时应全面检查归档文件 材料的质量。 ❖ 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
❖ １、XX群管理 ：XX务工作、组织工作、宣传工作、 纪检与监察工作、工会工作、共青团工作、民间团 体工作。
❖ ２、行政管理 ：行政事务、安全保卫工作、审计工 作、劳动人事、教育工作、外事工作。
２、会计档案
❖ 会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材
料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 ❖ １、会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 ❖ ２、会计账簿：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其
档
❖ 会计档案 告 其他
会计凭证
会计账簿
财务报
Байду номын сангаас
案 ❖ 科技档案 产品档案 科研档案
的 案 设备档案
种 类
❖
❖ 声像档案 ❖ 实物档案
专门技术档案 照片档案 音像档案 标本档案 荣誉档案
企业档案管理培训PPT
档案管理可归纳为六个步骤：
①
②
③
④
⑤
⑥
收集
整理
鉴定
保管
统计
利用
档案管理方法
档案分类 的方法：
按对象划分 按主题划分 按项目划分 按形式划分
按时间划分
第四部分
电子档案管理
Electronic Records Management
档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作 为一种信息资源，作为企业生产、技术科研和 经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同 时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管 理等各方面正积极地发挥应有的重要作用
XXX科技有限公司
档案管理培训
Archives Management Training
汇报人：XXX 日期：20XX年XX月
目录
CONTANTS
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Archives management work content
02 档 案 管 理 的 方 式 The way archives are managed
档案管理工作内容
档案放哪儿？档案种类有如下：
4、档案盒
优势
① 标准统一 ② 长期保存 ③ 便于存取 ④ 保护性好
5、金属文件夹
优势
① 灵活取用 ② 存量较小 ③ 易于查找 ④ 容易脱落
6、透明资料袋
优势
① 隔水防污 ② 拿取方便 ③ 保密性低 ④ 暂时保存
第二部分
档案管理的方式
The way archives are managed
其它
采购合同 销售合同
往来文件
档案管理工作内容
档案放哪儿？档案种类有如下：
1、抽屉式直立档案
①
②
③
④
⑤
⑥
收集
整理
鉴定
保管
统计
利用
档案管理方法
档案分类 的方法：
按对象划分 按主题划分 按项目划分 按形式划分
按时间划分
第四部分
电子档案管理
Electronic Records Management
档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作 为一种信息资源，作为企业生产、技术科研和 经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同 时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管 理等各方面正积极地发挥应有的重要作用
XXX科技有限公司
档案管理培训
Archives Management Training
汇报人：XXX 日期：20XX年XX月
目录
CONTANTS
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Archives management work content
02 档 案 管 理 的 方 式 The way archives are managed
档案管理工作内容
档案放哪儿？档案种类有如下：
4、档案盒
优势
① 标准统一 ② 长期保存 ③ 便于存取 ④ 保护性好
5、金属文件夹
优势
① 灵活取用 ② 存量较小 ③ 易于查找 ④ 容易脱落
6、透明资料袋
优势
① 隔水防污 ② 拿取方便 ③ 保密性低 ④ 暂时保存
第二部分
档案管理的方式
The way archives are managed
其它
采购合同 销售合同
往来文件
档案管理工作内容
档案放哪儿？档案种类有如下：
1、抽屉式直立档案
企业档案整理ppt课件
企业档案整理
企业档案整理
1
档案整理
• 文书档案：《归档文件整理规则》
• 科技档案：《科学技术档案案卷构成一般要求》
• 会计档案：《会计档案管理办法》
• 照片档案：《照片档案管理规范》
• 电子文件：《电子文件归档与管理规范》
• 磁性载体档案：《磁性载体档案管理与保护规 范》（数字录音录象按电子文件整理）
企业档案整理
20
企业档案整理
21
档 案 利 用 情 况 登 记 表
全宗卷
• 全宗卷的主要内容：
• 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用 和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情 况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益 的典型事例等；
企业档案整理
22
记 表
档案利用效果登记表
姓
利用
利用
档号
名
• 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期
限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与 批复、销毁档案的清册等；
• 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点
档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与修复 情况报告等；
企业档案整理
17
档案安全检查记录表 检查时间： 检查内容： 发现的问题：（如破损、丢失、借阅等）
• 业务档案：业务主管部门和档案行政管理部门 联合制定的办法
企业档案整理
2
组卷
• 组卷：把零散、无序的文件进行有序化系统整理， 组成案卷的过程。
• 组卷的要求： 1、 企业文件的案卷必须方便保管和利用；
2、 案卷必须符合一定的质量要求： 1） 必须是一组具有有机联系的企事业文件； 2） 卷内文件数量适度； 3） 卷内文件的保存价值与密级应基本一致； 4） 案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。
企业档案整理
1
档案整理
• 文书档案：《归档文件整理规则》
• 科技档案：《科学技术档案案卷构成一般要求》
• 会计档案：《会计档案管理办法》
• 照片档案：《照片档案管理规范》
• 电子文件：《电子文件归档与管理规范》
• 磁性载体档案：《磁性载体档案管理与保护规 范》（数字录音录象按电子文件整理）
企业档案整理
20
企业档案整理
21
档 案 利 用 情 况 登 记 表
全宗卷
• 全宗卷的主要内容：
• 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用 和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情 况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益 的典型事例等；
企业档案整理
22
记 表
档案利用效果登记表
姓
利用
利用
档号
名
• 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期
限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与 批复、销毁档案的清册等；
• 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点
档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与修复 情况报告等；
企业档案整理
17
档案安全检查记录表 检查时间： 检查内容： 发现的问题：（如破损、丢失、借阅等）
• 业务档案：业务主管部门和档案行政管理部门 联合制定的办法
企业档案整理
2
组卷
• 组卷：把零散、无序的文件进行有序化系统整理， 组成案卷的过程。
• 组卷的要求： 1、 企业文件的案卷必须方便保管和利用；
2、 案卷必须符合一定的质量要求： 1） 必须是一组具有有机联系的企事业文件； 2） 卷内文件数量适度； 3） 卷内文件的保存价值与密级应基本一致； 4） 案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。
企业档案管理培训课件(PPT 86张)
思考与讨论
如何理解《规定》第四条第四款“一般性文件的历 次修改稿、各次校对稿”不归档的引申涵义？
思考与讨论
《规定》第六条“机关文书档案的保管期限定为永 久、定期两种。定期一般分为30年、10年。” ，请 问“一般”涵义是指什么？
关于“定期”需注意三方面： A．划分“定期”的档案不进馆，省级单位可以执行， 市、县（区）是否也按规定执行，值得商榷。 B．定期实行标时制，如何根据工作实际需要来调整和 划分档次问题，值得研究。 C．标时划分的原则和方法应当统一，并在报送的文书 档案保管表中有所体现。
（4）档案整理必须便于保管和利用。
4．档案价值鉴定工作的基本原则
从国家和人民的整体利益出发，用全面的、 历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值
（三）档案人员素质要求
《中华人民共和国档案法》对档案工作人 员的素质提出了法律上的要求：档案工作人员 应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。忠 于职守是对档案工作人员的最基本要求。
突出了立档单位的主体地位。主办机关和其他机关 虽然归档内容相同，但在档案的保管期限划分上是 不同的，主办机关对档案保管期限的划分高于其他 机关，这一点体现在附件《文书档案保管期限表》 中，有利于避免内容相同的档案重复进馆问题。
思考与讨论
如何理解《规定》第九条：“机关形成的人事、基建、会计 及其他专门文件材料和档案保管期限，按国家有关规定执行 ”。
思考与讨论
如何理解《规定》第十条：“机关对应归档电子文 件的元数据、背景信息等要进行相应归档？
《电子文件归档与管理规范》（GBT18894——2002）对各种不同不同类型的 电子文件收集归档，都提出了具体要求。比如，对用文字处理技术形成的文本 电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时保留文字处 理工具软件，文字型电子文件以XML、RFT、TXT为通用格式。对用扫描仪等 设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将转换成通用格式 。如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描电子文件以JPEG、TIFF为通用 格式。对用计算机辅助设计和绘图等设备获取的图形文件，对用音频设备获得 的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电 子文件以WAV、MP3为通用格式。对通用软件产生的电子文件，应同时收集 其软件型号、名称、版本和相关参数手册、说明书资料等。专用软件产生的电 子文件原则上应转换成通用性电子文件，如不能转换，则应连同专用软件一并 收集。计算机系统远行和信息处理等过程涉及的与电子文件处理有关的参数、 管理数据等应与电子文件一并收集。对套用统一摸版的电子文件，在保证能恢 复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用摸板进行存储，被套用摸板作为电 子文件的原数据保存。
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14
由于基建项目的建设周期长，可以将定期 意移交综合部的资料复印备份或者扫描备 份，有助提高办事效率。
15
2、区分年度
根据形成和处理文件的 年度对归档文件进行区分， 即不同年度形成的文件材料 要按年度具体分开。
16
一般的文件材料，放在其形 成的年度归档。
计划、预决算、总结、报告、 统计报表等，放在文件内容 针对的年度。
25
×××
××× ××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
锈
××× ××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
26
三
××× ××× ××× ××× ×××
点
××× ××× ××× ×××
12
1、收集文件 收集文件是档案管理的第一步，
也是最困难最重要的一步。 公司项目多部门多，如何才能
确保资料收集完整及时？
13
积极参与部门事务，熟悉部门运作与 进度，参与部门相关资料的形成；
做好收文发文登记，保证资料的完整 与连续性；
及时处理收到的资料（或传阅、或送 审、或归档）；
只有办理完毕的文件才能归档；按照 公司规定，定时把收集到的文件送至 综合部存档；
20
4、文件装订
修裱破损或页幅过小的文件 复制字纸模糊或易褪变的文
件，对以纯蓝墨水、红墨水、 复写纸、圆珠笔、印台油、 铅笔等字迹材料制成的文件 材料及传真件等进行复制。
21
超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大
于A4规格的文件，需要加以折 叠。操作是要尽量减少折叠次 数，文件页数较多时，宜整份 折叠
7
A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
对日后没有查考价值的文件不是 档案 。
8
二、件的含义
单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一 件；
9
正本与定稿为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件； 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件；
3
企业档案的分类
序号
内容
代号
1 企业管理性档案 A
2 基建档案
B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
4
5 设备档案
E
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案
J
5
企业档案分类原则： 以全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点
6
保持档案材料的内部有机 联系 方便管理与利用 协调统一、不随便改动
33
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
34
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
35
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。来自36全宗号类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
22
去除会生锈的金属物（订书 钉、曲别针、大头针等装订 用品）。
23
如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正 本在前，附件在后；原件在前， 复制件在后；译文在前，原文在 后，转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。
24
装订 采用左侧、下侧对
齐方式 对，用不锈钢钉装订 或线装订。
一
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
装
××× ××× ××× ×××
订
××× ×××
27
5、文件排列
由单位档案室集中归档的单位: 先将归档的文件材料按三个保 管期限分开，同一保管期限的 文件材料按照“机构－时间” 或时间先后排列。
30
同一保管期限文件的排列顺序 应保持相对稳定。
31
6、文件编号
归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全宗号 年度
类别号 机构
期限 件号
32
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
全宗号：通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号（企业没 有全宗号的，可不填写）
10
来文与复文、去文与复文（具 体包括请示与批等）可作为组 合件，或各为一件。
11
三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录 2 区分年度 8 填备考表 3 划分期限 9 文件装盒 4 文件装订 10 打印目录 5 文件排列 11 入库装箱柜 6 文件编号
28
由各部门分别整理归档的单位， 先将归档文件按机构分开，在将 同一机构的文件按三个保管期限 分开，同一保管期限内按时间先 后排列。 尽可能将关系密切的 同一活动、工作、会议形成的文 件材料排列在一起。
29
统计报表、简报、刊物、非 诉讼性案件材料、来文与复 文、去文与复文等成套性文 件可集中排列，该套文件内 部按文件形成的时间先后排 列。
企业档案管理
1
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前言
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企业档案的含义
企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
17
长远规划，放在文件内容针对 的头一年。
多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。
18
跨年度的案件，放在结案的 一年。
跨年度的会议，放在闭幕年。
19
3、划分期限
准确地判定每一份文件和每 一组文件的价值，保管期限 分别定为永久（无限期）、 长期（16－50年）、短期 （15年以下）。
由于基建项目的建设周期长，可以将定期 意移交综合部的资料复印备份或者扫描备 份，有助提高办事效率。
15
2、区分年度
根据形成和处理文件的 年度对归档文件进行区分， 即不同年度形成的文件材料 要按年度具体分开。
16
一般的文件材料，放在其形 成的年度归档。
计划、预决算、总结、报告、 统计报表等，放在文件内容 针对的年度。
25
×××
××× ××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
锈
××× ××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
26
三
××× ××× ××× ××× ×××
点
××× ××× ××× ×××
12
1、收集文件 收集文件是档案管理的第一步，
也是最困难最重要的一步。 公司项目多部门多，如何才能
确保资料收集完整及时？
13
积极参与部门事务，熟悉部门运作与 进度，参与部门相关资料的形成；
做好收文发文登记，保证资料的完整 与连续性；
及时处理收到的资料（或传阅、或送 审、或归档）；
只有办理完毕的文件才能归档；按照 公司规定，定时把收集到的文件送至 综合部存档；
20
4、文件装订
修裱破损或页幅过小的文件 复制字纸模糊或易褪变的文
件，对以纯蓝墨水、红墨水、 复写纸、圆珠笔、印台油、 铅笔等字迹材料制成的文件 材料及传真件等进行复制。
21
超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大
于A4规格的文件，需要加以折 叠。操作是要尽量减少折叠次 数，文件页数较多时，宜整份 折叠
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A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
对日后没有查考价值的文件不是 档案 。
8
二、件的含义
单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一 件；
9
正本与定稿为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件； 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件；
3
企业档案的分类
序号
内容
代号
1 企业管理性档案 A
2 基建档案
B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
4
5 设备档案
E
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案
J
5
企业档案分类原则： 以全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点
6
保持档案材料的内部有机 联系 方便管理与利用 协调统一、不随便改动
33
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
35
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。来自36全宗号类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
22
去除会生锈的金属物（订书 钉、曲别针、大头针等装订 用品）。
23
如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正 本在前，附件在后；原件在前， 复制件在后；译文在前，原文在 后，转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。
24
装订 采用左侧、下侧对
齐方式 对，用不锈钢钉装订 或线装订。
一
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
装
××× ××× ××× ×××
订
××× ×××
27
5、文件排列
由单位档案室集中归档的单位: 先将归档的文件材料按三个保 管期限分开，同一保管期限的 文件材料按照“机构－时间” 或时间先后排列。
30
同一保管期限文件的排列顺序 应保持相对稳定。
31
6、文件编号
归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全宗号 年度
类别号 机构
期限 件号
32
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
全宗号：通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号（企业没 有全宗号的，可不填写）
10
来文与复文、去文与复文（具 体包括请示与批等）可作为组 合件，或各为一件。
11
三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录 2 区分年度 8 填备考表 3 划分期限 9 文件装盒 4 文件装订 10 打印目录 5 文件排列 11 入库装箱柜 6 文件编号
28
由各部门分别整理归档的单位， 先将归档文件按机构分开，在将 同一机构的文件按三个保管期限 分开，同一保管期限内按时间先 后排列。 尽可能将关系密切的 同一活动、工作、会议形成的文 件材料排列在一起。
29
统计报表、简报、刊物、非 诉讼性案件材料、来文与复 文、去文与复文等成套性文 件可集中排列，该套文件内 部按文件形成的时间先后排 列。
企业档案管理
1
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企业档案的含义
企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
17
长远规划，放在文件内容针对 的头一年。
多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。
18
跨年度的案件，放在结案的 一年。
跨年度的会议，放在闭幕年。
19
3、划分期限
准确地判定每一份文件和每 一组文件的价值，保管期限 分别定为永久（无限期）、 长期（16－50年）、短期 （15年以下）。