企业档案管理(最终版)PPT课件

一
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
装
××× ××× ××× ×××
订Leabharlann Baidu
××× ×××
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5、文件排列
由单位档案室集中归档的单位: 先将归档的文件材料按三个保 管期限分开，同一保管期限的 文件材料按照“机构－时间” 或时间先后排列。
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来文与复文、去文与复文（具 体包括请示与批等）可作为组 合件，或各为一件。
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三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录 2 区分年度 8 填备考表 3 划分期限 9 文件装盒 4 文件装订 10 打印目录 5 文件排列 11 入库装箱柜 6 文件编号
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去除会生锈的金属物（订书 钉、曲别针、大头针等装订 用品）。
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如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正 本在前，附件在后；原件在前， 复制件在后；译文在前，原文在 后，转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。
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装订 采用左侧、下侧对
齐方式 对，用不锈钢钉装订 或线装订。
企业档案管理
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前言
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企业档案的含义
企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
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同一保管期限文件的排列顺序 应保持相对稳定。
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6、文件编号
归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全宗号 年度
类别号 机构
期限 件号
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
全宗号：通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号（企业没 有全宗号的，可不填写）
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企业档案的分类
序号
内容
代号
1 企业管理性档案 A
2 基建档案
B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
4
5 设备档案
E
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案
J
5
企业档案分类原则： 以全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点
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保持档案材料的内部有机 联系 方便管理与利用 协调统一、不随便改动
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×××
××× ××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
锈
××× ××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
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三
××× ××× ××× ××× ×××
点
××× ××× ××× ×××
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
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由于基建项目的建设周期长，可以将定期 意移交综合部的资料复印备份或者扫描备 份，有助提高办事效率。
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2、区分年度
根据形成和处理文件的 年度对归档文件进行区分， 即不同年度形成的文件材料 要按年度具体分开。
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一般的文件材料，放在其形 成的年度归档。
计划、预决算、总结、报告、 统计报表等，放在文件内容 针对的年度。
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A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
对日后没有查考价值的文件不是 档案 。
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二、件的含义
单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一 件；
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正本与定稿为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件； 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件；
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1、收集文件 收集文件是档案管理的第一步，
也是最困难最重要的一步。 公司项目多部门多，如何才能
确保资料收集完整及时？
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积极参与部门事务，熟悉部门运作与 进度，参与部门相关资料的形成；
做好收文发文登记，保证资料的完整 与连续性；
及时处理收到的资料（或传阅、或送 审、或归档）；
只有办理完毕的文件才能归档；按照 公司规定，定时把收集到的文件送至 综合部存档；
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
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长远规划，放在文件内容针对 的头一年。
多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。
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跨年度的案件，放在结案的 一年。
跨年度的会议，放在闭幕年。
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3、划分期限
准确地判定每一份文件和每 一组文件的价值，保管期限 分别定为永久（无限期）、 长期（16－50年）、短期 （15年以下）。
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4、文件装订
修裱破损或页幅过小的文件 复制字纸模糊或易褪变的文
件，对以纯蓝墨水、红墨水、 复写纸、圆珠笔、印台油、 铅笔等字迹材料制成的文件 材料及传真件等进行复制。
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超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大
于A4规格的文件，需要加以折 叠。操作是要尽量减少折叠次 数，文件页数较多时，宜整份 折叠
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由各部门分别整理归档的单位， 先将归档文件按机构分开，在将 同一机构的文件按三个保管期限 分开，同一保管期限内按时间先 后排列。 尽可能将关系密切的 同一活动、工作、会议形成的文 件材料排列在一起。
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统计报表、简报、刊物、非 诉讼性案件材料、来文与复 文、去文与复文等成套性文 件可集中排列，该套文件内 部按文件形成的时间先后排 列。