照片档案收集整理要求

（综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片所反映的全 文字说明： 部信息。如题名能全面反映照片信息，文字说明可从简或省略。要避免出现无人物介绍和定
位不准确，混淆题名与文字说明等问题）
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附录2：基本目录与封面、册内目录的式样及填写要求
字体：一号方 正小标宋
照 片 档 案 基 本 目 录
×××××××××××××××
字体： 小四号方 正仿宋（右同）
照片的拍摄 时间，以 8 位阿拉伯数Biblioteka Baidu字标注年月 日
与照片 号一致
字体： 二号方正小标宋
册 内 照 片 目 录
字体：四号 宋体 （右同）
照片号
C-68
题
名
时间
20070101
页 号
6
底片号
C-68
备注
×××××××××××××××
字体： 小四号方 正仿宋（右同）
说明文件命名为readme.txt，文件存储格式为文本文 件，主要说明本张光盘内存储的照片档案全宗名称、归档年 度、保管期限、照片数量、照片反映的主要内容、摄影者等。 著录文件命名为descript.xml,其内容是照片档案基本 目录的电子版本。可用Word2003将照片档案基本目录由doc
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格式另存为 xml格式，并命名为descript。 照片档案子目录命名为data，目录内存有照片文件。 照片文件以照片号命名，文件存储格式为JPEG文件(文 件后辍名一般为.jpg或.jpeg)。 光盘内文件信息组织结构的具体示例见附录 4 四、移交。机关各部门收集整理的照片档案，经档案馆 检查合格后，于每年的 6 月底前移交上一年度的档案。直属 企事业单位收集整理的永久、长期照片档案，自档案形成之 日起满 5 年后，按档案馆要求移交进馆。
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附录 1：照片芯页式样及填写要求（以 6 寸、7 寸照片芯页 为例）
6 寸和 7 寸照片适用 （贴照片处）
题名： （准确反映或揭示照片基本内容，人物、时间、地点、事由尽可能齐全。要避免出现
题名不能揭示主题或数个题名雷同等问题）
照片号：
底片号： （与照片号一致）
参见号： （不填） 摄影者：
时间： （采用 8 位阿拉伯数字标注摄影时间，如 20070101）
字体：小二 号宋体
立档单位的名称， 使用全称。 字体：小二号楷体
全宗名称 重庆经济技术开发区×××× 全 宗 号 保管期限 长 期
保管期限（永 久、长期）
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字体： 二号方正小标宋
字体：四号 宋体 （右同）
照片档案基本目录
题 名 时间
2007010 1
照片号
C-68
摄影者 底片号 备注
××× C-68
照片档案收集整理要求
一、收集。按照《重庆市照片档案收集整理实施细则》 要求，收集立档单位在社会活动中直接形成的以静止摄影影 像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，包括银盐感光 材料照片档案和数码照片档案。 1、收集范围： （1）记录本单位主要职能活动、基本历史面貌和重要 工作成果的照片。 （2）记录领导人和著名人物参加与本单位、本地区有 关的重大公务活动的照片。 （3）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大 自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 （4）记录本单位生产、科学研究、基本建设、设备管 理等科技活动的照片。 （5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名 胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 （6）记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 （7）其他具有保存价值的照片。 2、收集要求： （1）反映同一主题的若干张照片，应选主要的、有代 表性的照片归档。
附录4：光盘内文件信息的组织结构示例： 根目录 readme.txt descript.xml data C-1.JPEG C-2.JPEG …
文件夹
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附录 5：照片册封面、册脊式样及填写要求： 册脊 封 面
全 宗 号
重庆经济技术开发区××××
保管期限 长 期 起止张号 21 38 册 2 号
照片册
GB/T11821-2002
同一保管期限内 的照片册跨年度 按顺序从“1”开 始编定的流水号 注：在填写封面、册脊相关内容时，应保持整洁和统一，不得有涂改和污渍。
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要求见附录 5。 6、照片档案基本目录与册内目录的编制。按册内照片 号顺序逐张填写照片档案基本目录和册内目录。基本目录加 封面装订成册，册内目录随照片芯页装订入册。基本目录与 封面、册内目录的式样及填写要求见附录2。 三、 数码照片光盘的刻制。数码照片应按照《电子文 件归档与管理规范》刻制光盘保存。 1、光盘应刻制一式三套。分别用A、B、C标注，A套和B 套随照片档案移交档案馆，C套由各立档单位保管。在光盘 背面应采用油性笔标注立档单位全称或规范简称、年度、光 盘套别号和光盘内照片的起止号。 2. 光盘内文件信息的组织结构。如下： 根目录 说明文件 著录文件 照片档案子目录（文件夹） 照片文件 照片文件
照片所在页 的页号。
注：目录的每一页都必须有表头，表格内的字体和排版要结合内容多少做到规范统一，除题 名内容为左对齐外，其余均为居中。
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附录 3：册内备考表式样及填写要求 册
本册情况说明：
（填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况）
内
备
考
表
（手写签名） 立 册 人：
检 查 人： （手写签名） 立册时间：
1
（2）归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、 未加修饰剪裁等特点。 二、数码照片档案的整理（结合实际，目前收集整理 的主要为数码照片档案） 。数码照相机拍摄形成的数码照片 应保证未经编辑，像素在 300 万以上。 1、保管期限的划分。只收集永久与长期照片档案，短 期不作要求。 2、照片号的编制。照片号是固定和反映每张照片分类 与排列顺序的一组字符代码。格式为“保管期限代码—张 号”，永久、长期的代码分别用Y、C标注，张号是同一保管 期限内的照片跨年度从“1”开始逐张拉通编定的流水号， 如Y—1、C—1。 3、照片的入册。按照片号的顺序将照片固定在照片芯 页上，可用双面胶粘贴。 4、照片说明的填写。在照片芯页上有照片说明，包括 题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明 7个项目，具体填写要求见附录1。 5、照片册的装订。将照片芯页按照片号顺序排列编页， 并在左（右）上角填上页号（贴有照片的页面为一页） ，首 页前加册内目录，末页后加册内备考表，采用“三孔一线”法 装订入照片册卷皮内，照片册内芯页数量一般不超过 30 张。 册内备考表的填写要求见附录 3、照片册封面、册脊的填写