高效工作方法 PPT

接受指示要点
记下主管交办事项的重点
具有核对功能 协助工作进行 避免纠纷
科学的记录方法-5W2H
WHAT —— WHEN —— WHERE —— WHO —— WHY —— HOW —— HOW MANY ——
接受指示要点
准确理解指示的内容
不清楚的地方，询问清楚为止。 尽量以具体化方式，向主管确认命令的内容。 要让主管把话说完后，再提出意见或疑问。 期限意识。
与组织内的其他成员、上司是否达成了一致的意见？
是否充分地考虑到了目标的实现将引起的情况的变化？
是否预先考虑到了目标的实现可能引起的组织、业务的变化？
工作流程
目标
• 接受指示
案例学习
场景一 场景二 场景三
参照教材
接受指示要点
主管叫你时要积极
用爽快有力的声音立刻回答。 不要闷声不响地走向主管。 不要用“做什么”“什么事”等同辈的用语回答。 带着您的记事本，以便随时记下主管的指示。
与其他部门进行什么样的交流？
参照教材
Input
资本
?
原料
事业
收入
?
预算
Output
产品构思
?
?
设计
订货
促销活动 需求确认
?
?
?
产品
产品 市Hale Waihona Puke Baidu/顾客
?
?
人员
技术
人才 资源
研究 开发
市场营销/ 商品企划
经理/ 会计
制造
人才 开发
生产 资料
流通 部门
Input
资本
技?术
原料
事业
经会?理计/
收入 预算
Output
高效工作方法
课程目的
熟悉工作业务流程 掌握完成业务所需的基本工具及方法
课程概要
理解我的业务 工作流程 接受指示 制定计划 实施 确认检查 解决问题
• 理解我的业务
组织如何运转？
Input是什么？ Output是什么？ 各职能部门之间通过什么样的渠道联系在一起？ 各位的部门处在什么位置？
指示事项比较困难时（例如碰到以下困难）该怎么办？
由于还有其他任务要做而不能在截止日期前完成任务 本次指示内容与上次的相矛盾
在执行本部门任务时，又从更高级上司处接到指示时该怎 么办？
• 制定计划
战略性思考
人由哪些要素组成？
考虑不同的立场来看待
结果导向
在开始之前，对要完成的任务，描绘出要达到的产出形象，依此来开 展工作。
生资?产料
产品构思
研 开?究 发
设计
制?造
市商场品?营企销划/
订货 产品
促销活动 需求确认
流 部?通门
产品 市场/顾客
人资?才源
人开?才发
人员
技术
人才 资源
研究 开发
市场营销/ 商品企划
经理/ 会计
制造
人才 开发
生产 资料
流通 部门
我的部门存在的理由
根据以下提示，请试着整理出我们部门存在的理由，即存 在的目的。
Check List
区分
主要内容
截止时间
担当者
所需物品
备注
Sample
区分
主要内容
时间
移动 车辆确认、物品装箱确认
28日 8:30~10:00
现场 宣传品悬挂、教育室设置、 布置 教育用品摆放
28日13:00
移动麦克、投影/笔记本电脑 测试
28日13:00~
讲课 准备 音响、灯光测试
社长特讲确认（时间、内容、 准备物）
小结
被叫到名字时要做出（ 爽快有力的回答 ）。
一定要带着（
笔和记事本
）。
（ 从头至尾听完后
）后再发表自己的意见。
有疑问一定要（
提出
），以确保正确领会指示事项。
最后一定要（
重复
）被指示内容。
记录要领，根据（ 5W2H ）原则记录。
特殊情况
特殊情况
指示事项超出本人能力，权限，职务范围时应该怎么办？
• 实施
实施过程
监控预测障碍因素
预想到的障碍因素 P* S*
• 因素一 • 因素二 • 因素三 • 因素四 • …………
我们部门的业务成果（产品或是服务）是什么： 我们的顾客（利用我们部门的业务成果的内外部人、组织）是谁？ 顾客或者我们部门的上级组织（事业本部等）对我们有什么样的
要求？（期待我们作出什么样的贡献？）
以上面的内容作为基础，请整理出各位的部门存在的理由。
参照教材
个人的业务如何开展
投入 业务计划 上司指示 必要的信息 必要的资源
具体明确 可衡量的 可达成的 相关性 有时间限制的
练习
小时候常常听到的目标：
我要成为科学家！
SMART：_____________________________
目标设定完成？
目标是否具有充分的挑战性？
如果目标获得了实现，是否可以充分地满足顾客的要求水平？ 是否具有超越竞争对手的业务水平的具体计划？ 该目标是否能使人产生想挑战的欲望？
28日
担当者
所需物品
韩凌、李华、张华
李华、韩凌、孙培 宣传品及工人、
鑫
布置图、物品list
孙培鑫、孙彦
耳麦、电池、音 乐、笔记本电脑、 连接线
权锡哲
LG Music CD
李华
学员名单准备
案例实习
2010年广州亚运会还有30天即将开幕，你的 小组出色的完成了前期的准备工作。亚组委要求开 幕式前一周对海心沙的各项设施全部确认完毕。因 此你的小组需要制定一份体育场检查的Check List， 以确保执行人员能够参照执行。
个人的业务流程
处理
业务基准 工作步骤 知识/技能 设备/工具
产出 业务结果
顾客 ✓ 同事 ✓ 上司 ✓ 外部顾客
• 工作流程
螺旋桨制作游戏
游戏讨论
请记述第一次活动和第二次活动的成果。
第一次活动
目标
实绩
第二次活动
目标实现程度%
如果说第一次和第二次活动之间有什么差异的话，差异是什么？ 第一次活动和第二次活动间，是否有过感觉方面的不同？是什么样
的不同呢？ 你认为应该从什么样的角度来解释存在差异的原因呢？
什么是目标？
所谓目标，是指在一定的期间内必须达到的目 的、意图及所期待的结果。目标指明了的方向， 也是衡量成功和失败的尺度。同时，也具有联 系组织和个人的机能。
制定目标
Specific Measurable Achievable Relevant Time-limited
产出指向 方式
一般的 方式
时间/努力
制定实施计划
甘特图 (Gantt Chart)
区分
详细实施内容
推进日程 担当者
1月 2月 3月 4月
备注
• 工作内容一
AA
业务
阶段 • 工作内容二
DD
一
• 工作内容三
AD
案例实习
2010年广州亚运会将于11月12日开幕，开幕 式将在广州海心沙进行。你所在的小组被亚组委任 命负责计划从7月开始到亚运会开幕期间“海心沙” 的准备工作。请尝试使用甘特图制作这项计划的日 程。