关于档案管理的相关规定

关于档案管理的相关规定

一、总则

1.为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，制定本制度。

2.公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项洁动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3.公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或瞬因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、适用范围：适用于公司各部门。

三、文件材料的收集管理

1.档案管理工作由总裁办负责。

2.总经理办指定专人负责文件材料的收集、管理和归档工作。

四、归档时间

1，财务档案归档时间为次年的一月份

2、工程档案归档时间为工程竣工验收后15天内

3.公司档案在手续完成后及时归档。

五、档案保存时限

1.离职人员相关资料在手续完成后再保存一年。

2.财务档案保存时限为：会计凭证保存十五年；会计账簿保存十五年，其中现金、银行存款日记账保存二十五年；月、李度财务报表保存三年；年度财务报告永久保存；其他材料视具体而定。

3.其他档案资料视具体情况决定，如无需继续保存，则由总经理办负责协调总经理、分管副总经理和相关部门代表共同审核并签字后即时销毁。

4.任何人不得私自销毁任何档案资料

六、归档范围

1.财务档案包括会计凭证、会计账簿和财务报告等

2.工程技术档案包括招标材料、工程合同、图纸、预决算书、施工材料、用工审

批单、验收报告等。

3.公司档案包括除1、2内容以外的所有材料。

七、归档要求

1.公司工程、经营、财务基建等活动中形成的文件材料应由各单位、各职能部门及各项目部负责收集齐全、核对标准、系统整理后归挡。文件材料缺项公司档案室有权拒收并限期整改。

2.归档的文件材料必须齐全完整，能准确反映公司各项活动真实的历史原貌。

3.归档的文件材料，字迹工整、图面清晰、纸质优良、签署完备、案卷折叠要标准规范

4.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

5.档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6.归档时，应编制移交清单一式二份，交接双方核对无误后在清单上签字，各执一份作为移交的凭证

八、档案管理人员职责

1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作，做到摆放整齐分类清楚。

2.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档并且建立档案台账，做到及时全面登记。

3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守，严格执行档案管理制度，努力维护公司档案的完整与安全

九、档案的管理和使用

1.公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅登记表》，报部门经理批准后，方可借阅，重要档案需由总经理批准后方可借阅。

2.档案借阅的最长期限为查周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期末还，应写出书面报告由总经理处理。如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续

3.必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等不得任意摘抄或复制案卷内容。

5.必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。对需要复印的重要文件资料由部门经理填写《档案复印件申请表》，经公司总经理批准后方可复印。

6.用毕按时归还。

总部经济园

2016.11.12.