OFFICE培训讲义

Word培训讲议

第一部分：新建Word文档

启动Word应用程序后，Word会自动创建一个名称为“文档1”的空白文档。如果要创建新的文档，有下列三种方式：

方法一：按快捷键Ctrl+N

方法二：单击“常用”工具栏的“新建空白文档”按钮

前两种方法基于通用模板创建新的空白文档

方法三：就是我们最常用的“文件”→“新建…”，这时出来一个任务窗口，有比较多的文档类型可以选择。可以新建“空白文档”、“XML文档”、“网页”和“电子邮件”，也可以根据原有文档或模板创建新文档。

1.根据现有文档创建文档

打开“根据现有文档新建”对话框。在对话框中找到所要参照的原始文档，点击“创建”，这样可以省去“复制”－“粘贴”步骤。

2.使用模板创建新文档

在“模板”标题下有“本机上的模板”，单击打开“模板”对话框，根据需要选择一种具体的模板类型，单击“确定”或双击所需模板，这时就出现了我们需要的模版，若不能满足要求，还可以搜索“网站上的模板”。

Word入门教程19：页面的基本设置

第二部分：页面的基本设置

创建新文档首先应该考虑纸张和页边距的问题。如果完成文档后再进行设置可能会引起图片、表格等格式的混乱。首先看一下纸张和页边距的设置方法。

一：1.执行“文件”→“页面设置...”，打开“页面设置”对话框。切换到“纸张”选项卡。

2.在“纸张大小”下拉菜单中选择一种纸张类型。也可自定义纸张宽度高度。

3.切换到“页边距”选项卡，选择页面方向：“横向”或者“纵向”。

4.我们可以手动设置上、下、左、右页边距。

5.设置完后，我们可以从右下角预览设置后的效果，若符合要求单击“确定”。（假如页边距的设置超出了打印机默认的范围，将出现提示框，可以单击“调整”按钮自动调整，也可以忽略后手动调整。）

二、下面我们看一下如何对行距进行设置

打开“格式”－“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，在“间距”区的“行距”下拉列表框中进行选择，除了可以设置成倍的行距外，还可以设置“最小值”和“固定值”。

注意:最小值是行距的下限，行距会随字体的大小而改变（字体变大行距变小，反之行距变大），选择固定值，行距不会因为字体的改变而改变。

Word入门教程36：文字录入

第三部分：文字录入

一、输入文字

输入文字时，那个一直闪动的小竖条就是插入点，我们可以选择插入点的位置进行文字的输入。录入文字达到一行的最右侧会自动换行。按回车键可以另起一段。

Word具有“即点即输”功能，在想要输入文字的位置双击左键，插入点定位于此，可以在此位置输入新的文字内容。

提示:如果双击无效，说明“即点即输”功能处于关闭状态，可执行“工具”→“选项”，切换到“编辑”选项卡，

二、插入和改写文字

在语句中插入文字时，原有的文字会随插入的文字向右移动。但如果双击“状态栏”（标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏）上的“改写”按钮就转换为改写状态，此时输入的文字就会把右侧已有的文字覆盖，再次双击此按钮将返回“插入”状态。

三、删除错误

按退格键(←)可删除插入点左侧的错误文字，按删除键(Del)可删除插入点右侧的错误文字。我们可以选文字块再按退格键或删除键，可将选择的文字全部删除。

第四部分：设置文档的自动保存时间

使用Word时会遇到突然停电或程序停止响应等情况。如果文档没有保存，可能会造成很大的损失。我们通过设置让Word文档每隔一定时间自动保存，让损失降低到最小限度。

一、设置自动保存时间间隔

1.单击“工具”—“选项”命令，打开“选项”对话框的“保存”选项卡

2.选中“自动保存时间间隔”项。

3.在右侧可以设置时间间隔（通常设置5-10分钟为宜，太短将频繁占用内存）

4.单击“确定”按钮退出对话框。

二、恢复操作

Word非正常关闭后，再次运行Word，程序会自动打开“文档恢复”任务窗格，左侧列出了出现问题时正在编辑的文档。当鼠标指针移到文档名称上，将出现“这是原始文档”和“这是自动恢复版本”的提示。其中“原始文档”是最后一次手动保存的文件，而“自动恢复版本”来自恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。

单击列表中需要保留文件右侧的下拉按钮，打开菜单，选择“打开”命令可以直接打开被恢复的文档继续编辑;选择“另存为”命令可以打开对话框换名存盘或覆盖原文档。如果任务窗格中显示了多个自动恢复文件，所有需要的文件都要按照上述方法“打开”或“另存为”。没有进行如此操作的文档在Word退出时都将被自动删除。

提示：

1.“自动恢复”功能不能替代“保存”操作，处理完文档后，还应该保存文档。

2.如果重新启动程序以后没有看到自动恢复任务窗格，可以采用手工方法恢复文档。存放恢复文件的位置一般位于C：\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Word，如果存放恢复文件的文件夹中含有后缀名为asd的文件，它就是Word自动保存的恢复文件，我们只要将文件的后缀由asd改为doc，即可用Word打开。第五部分：插入页码

快速插入页码的步骤如下：

1.执行“插入”→“页码...”，打开“页码”对话框。

2.在“位置”下拉列表框中选择页码放置的位置。

3.在“对齐方式”下拉列表框中选择对齐方式，其中“内侧”和“外侧”表示在双面打印时，不论奇数页还是偶数页，页码插入位置分别在页面的“内侧”和“外侧”。

4.选中“首页页码”复选框，则页码从文档第一页开始显示，如果清除此复选标记，将从文档次页显示页码，但页码仍从“2”开始。

5.设置完毕可查看右边的预览效果，单击“确定”，即可将页码插入文档的指定位置。

注意：

若需要对页码进行修改，需切换到“页眉页脚”视图。可执行“视图”→“页眉页脚”，或直接在页码位置双击，进入页眉页脚的编辑状态，对页码进行修改。

第六部分：插入日期和时间

1．将光标置于要插入日期或时间的位置。

2．执行“插入”→“日期和时间”，打开“日期和时间”对话框。

3．在“语言”框中选择应用的语言。

4．在“可用格式”框中选择日期或时间格式。

5．若希望日期和时间能够自动更新，选中“自动更新”复选框，此时，时间会随着你下次打开该文档的时间进行自动更新；如果要将日期和时间保持为静态文本，可清除“自动更新”复选框。

第七部分：设置字体

我们可以运用工具栏进行少量项目的设置，如果要设置比较复杂的，最好还是使用“字体”对话框。方法如下：

1.首先选中要进行设置的字体。

2.执行“格式”→“字体”，或者右键“字体”，打开“字体”对话框。