项目二-采购需求分析与预测

■项目2

采购需求分析与预测

工作领域技能需求

1．作为采购部门的主管/经理，应该能够理解采购需求分析与预测的含义和作用，并且能够选择合适的方法进行采购需求的分析和预测。

2．作为采购专员，应该能够熟练掌握采购需求分析与预测的具体操作方法，并且能够对比各种方法的优劣。

学习领域知识供应

1．采购需求分析：采购需求分析的含义、采购需求分析的特点、采购需求分析常用的方法。

2．采购预测：采购预测的含义、采购预测的作用、采购预测的基本步骤。

学习建议

实地调查一家企业，详细了解该企业是怎样进行采购需求的分析与预测的。

案例导入

某制药厂开始生产一种新药。为配合新药的生产，厂计划部门指示采购部门每月提供一定规格的瓦楞纸包装纸盒5000个。由于采购部过去一直定期向包装车间提供同类型纸盒供其他药品包装，因此并未向计划部门询问新的包装纸盒有无特殊要求，只是简单地向供货商追加了订货数量。但当最终新产品由库房提出准备发货时，发现产品包装纸盒开胶情况严重，达30%以上。产品未能及时供应客户，药厂受到一定经济损失。事后，厂领导要求采购部查清为何会出现如此严重的供应质量问题，并扣发有关采购人员全季度奖金。采购部门会同纸

盒供货商，经多次调查发现，该新药与其他产品不同，要求冷库储存，从入库至发货产品通常要在冷库存放48小时以上，普通包装纸盒在此冷藏条件下易开胶。供货商提供适合冷藏的包装纸盒后，开胶现象未再出现。

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想一想：

出现这个问题的根本原因在哪里？

2.1 采购需求分析

2.1.1 采购需求分析的含义

采购需求分析，是指根据客户的需求历史或生产计划等求出需求规律，然后预测客户下一个阶段的需求品种和需求量，最后主动地组织采购订货，安排采购计划。

采购需求分析的任务就是解决“做什么”的问题，即全面地理解需求者的各项要求，并准确地表达所接受的需求者需求。通过对需求者的需求情况进行分析，找出他们的需求规律，从根本上弄清他们需要什么、需要多少、什么时候需要等问题。

在极简单的情况下，需求分析是很简单的。例如，在单次、单一品种需求的情况下，需要什么、需要多少、什么时候需要的问题非常明确，不需要进行复杂的需求分析就清楚了。

在较复杂的采购情况下，需求分析就变得十分必要了。例如，一个汽车制造企业，有上万个零部件，有很多车间、很多工序，每个车间、每个工序生产这些零部件，都需要不同品种、不同数量的原材料、工具、设备、用品，在各个不同时间需求各个不同的品种。这么多的零部件，什么时候需要什么材料，需要多少，哪些品种要单独采购，哪些品种要联合采购，哪些品种先采购，哪些品种后采购，采购多少，如果对这些问题不进行认真的分析研究，就不可能进行科学的采购工作。

在企业采购中，采购人员往往接到的是一个已经做好了的物料申请单，上面已经标明了要采购什么，采购多少，什么时候采购，采购人员只要照单买货就行了，根本就不需要进行需求分析。这样一来，从事这种照单办事的采购员就形成了不需要进行需求分析就可以进行采购的想法。事实上，虽然采购员没有进行需求分析，但是开出那张采购单的人已经进行了详细的分析，因此，采购需求分析是进行采购工作的第一步。

2.1.2 采购需求分析的特点

1．采购需求分析涉及面广

它涉及整个企业的各个部门，各道工序，各种材料、设备和工具，以及办公用品等各种物资。这之中最重要的是生产所需的原材料。

2．采购需求分析要求具备全面的知识

要具备生产技术方面的知识、生产产品和加工工艺的知识，并且要求会看图纸，会根据生产计划及生产加工图纸推算出物料需求量；要掌握数理统计方面的知识，会进行物料性质、·24·

质量的分析及进行大量的统计分析；还要具备管理方面的知识。

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2.1.3 需求分析常用的方法

1．运用采购需求表

要进行采购，首先需要解决采购什么、采购多少、什么时候采购的问题。而要解决这个问题，就是要解决采购员所代理的全体需求者们究竟需求什么、需求多少、什么时候需要的问题。

解决这个问题，在企业中传统的做法是让企业各个单位层层上报“采购需求表”（见图2-1）。有的是定期报，如本周报下周的计划、这个月报下个月的计划、今年报明年的计划。有的是不定期报，什么时候想起来需要买什么东西，就填一张“采购需求表”，把它交到采购部。

采购需求表

编号: 年月日

注：1. 请购单一式二联，第一联请购部；第二联归审批部。

2. 如货品不符合要求，本公司有权拒绝收货。

需求部门：审批负责人签字：

日期：年月日日期：年月日

图2-1 采购需求表

采购部收齐了这些采购需求表以后，把所有需要采购的物资分类整理，统计出来，这样就弄清了需求什么、需要多少、什么时候需要的问题。

这样的操作过程虽然可以达到解决问题的目的，但存在以下几个弊病。

1）这种方式兴师动众，往往要麻烦很多人，造成了人力资源的浪费。

2）只要有一个部门的采购需求表没收齐，采购部就不能进行需求的整理统计，不能得出统一的需求计划，往往贻误最佳采购时机。

3）交上来的表往往不准确、不可靠，给采购的效果带来许多不稳定因素。

2．统计分析

在采购需求分析中用得最多、最普遍的方法就是统计分析。统计分析的任务是根据一些原始材料来分析求出客户的需求规律。在实践中，统计分析通常有以下两种方法。

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（1）对采购申请单汇总统计。现在一般的企业采购都是一种这样的模式：要求下面各单位每月提交一份采购申请表，提出每个单位自己下个月的采购品种数量。然后采购科把这些表汇总，得出下个月总的采购任务表，再根据此表制定下个月的采购计划。

（2）对各个单位的销售日报表进行统计。对流通企业来说，每天的销售就是用户对企业物资的需求，需求速率的大小反映了企业物资的消耗快慢。因此，从每天的销售日报表中就可以统计得到企业物资的消耗规律。消耗的物资需要补充，也就需要采购。因此，物资消耗规律也就是物资采购需求的规律。

3．采用ABC分析法

一个企业除了生产所需要的原材料外，还有办公用品、生活用品等，因此需要采购的物资品种是很多的。但是，这些物资的重要程度都是不一样的。有的特别重要，一点都不能缺货，一旦缺货将造成不可估量的损失；有些物资则相对不那么重要，即便缺货，也不会造成多大的损失。

面对这样的情况，采购人员在进行采购管理时该怎么处理呢？这时候最有效的方法，就是采用ABC分析法，将所面对的成千上万的物资品种进行ABC分类，并且按类别实行重点管理，用有限的人力、物力、财力去为企业获得最大的效益。

ABC分析法在实际运用过程中，通常可以参照以下步骤进行。

1）为确定ABC分类，首先要选定一个合适的统计期。在选定统计期时，应遵循几个基本原则：比较靠近计划期；运行比较正常；通常情况取过去一个月或几个月的数据。

2）分别统计所有各种物资在该统计期中的销售量（或采购量，下同）、单价和销售额，并对各种物资制作一张ABC分析卡（见表2-1），填上品名、销售数量、销售金额。

表2-1 ABC分析卡

3）将ABC分析卡按销售额由大到小的顺序排列，并按此顺序号将各物资填上物料编号。

4）把所有ABC分析卡依次填写到ABC分析表中（见表2-2），并进行累计统计。

表2-2 ABC分析表

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