高效会议管理技巧教材
高效管理会议的技巧与方法
高效管理会议的技巧与方法会议是团队合作和有效沟通的重要方式之一。
然而，许多人可能对会议感到沮丧，因为它们常常被视为浪费时间和资源。
为了充分利用会议，提高工作效率，以下是一些高效管理会议的技巧和方法。
1. 明确定义会议目标：在召开会议之前，确保明确定义会议的目标和目的。
明确的目标可以帮助参会人员知道为什么需要参加会议，以及他们需要在会议中做什么。
这可以提高会议的效率，减少不必要的讨论。
2. 制定清晰的议程：为会议制定一个清晰的议程，包括会议的时间、地点、主题和议程安排。
将议程提前发送给与会人员，以便他们可以准备相关材料和提前思考与会议议题相关的问题。
这样可以确保会议的重点和顺序，避免无关的讨论。
3. 限制会议时间：尽量限制会议的时间，避免会议时间过长。
长时间的会议容易让参会人员失去注意力和兴趣，导致效率的下降。
设定一个明确的结束时间，并努力在规定时间内完成议程。
4. 控制与会人员数量：保持与会人员数量的合理控制，只邀请确实需要参与讨论和决策的人员。
限制与会人数可以提高会议的效率，减少不必要的讨论和争论。
5. 采用电子会议工具：如果有远程参会人员，可以考虑使用电子会议工具，如视频会议或在线会议工具。
这样可以方便远程参会人员的参与，减少时间和成本，并提高会议的效率。
6. 鼓励积极参与：鼓励与会人员积极参与讨论和提供意见。
开放性的讨论可以促进创新和灵感，同时也能够增强团队合作和协作的氛围。
7. 确定行动计划：在会议结束时，确保明确确定下一步的行动计划和责任人。
这样可以确保会议的成果得到落实，避免会议无效果。
8. 做好会议记录和总结：请一名参会人员负责记录会议内容和决策结果，以及行动计划。
这样可以帮助参会人员回顾会议内容，确保共识的一致性，并追踪行动的执行情况。
9. 定期评估会议效果：定期评估会议的效果，并根据评估结果进行改进。
了解会议的效果可以帮助改进会议的方式和方法，进一步提高工作效率。
总之，高效管理会议是提高团队工作效率和沟通协作的关键。
高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
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二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
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二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
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二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
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常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
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高效会议筹备
明确会议目标
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会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
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确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
关于高效开会的书
关于高效开会的书关于高效开会的书籍有很多，其中一本比较经典的是《开会就要学丰田：回归原点的高效会议技巧》。
这本书以丰田公司为案例，介绍了一系列高效会议的技巧和方法，对于提高会议效率和质量非常有帮助。
除了这本书之外，还有许多其他关于高效开会的书籍，例如《麦肯锡商务沟通与领导力》、《如何高效开会》、《成果导向的会议管理》等等。
这些书籍都从不同的角度介绍了如何组织、主持和参与高效的会议，帮助读者掌握各种实用的技巧和方法。
为了更好地掌握高效开会的知识和方法，建议读者在阅读这些书籍的同时，还可以结合实际工作进行实践和反思。
具体来说，可以从以下几个方面入手：明确会议目的和议程：在组织会议之前，要明确会议的目的和议程，确保会议内容与目标紧密相关，避免浪费时间和资源。
同时，要将议程提前通知与会人员，以便他们做好准备。
精选参会人员：要根据会议议题和目的精选参会人员，确保与会者具备相关的专业知识和经验，以便更好地沟通和交流。
此外，还要避免无关人员参会，以减少会议时间和资源的浪费。
制定时间计划：在组织会议时，要制定合理的时间计划，确保每个议题都有足够的时间进行讨论和交流。
同时，要避免时间安排过于紧张或过于松散，以免影响会议效果。
鼓励互动和参与：在会议过程中，要鼓励与会者积极参与讨论和交流，发表自己的意见和建议。
可以采用多种形式，如小组讨论、角色扮演等，以激发与会者的兴趣和动力。
做好记录和总结：在会议结束后，要做好记录和总结工作，将会议内容和成果整理成书面材料，以便后续跟进和落实。
同时，要反思会议中的问题和不足之处，以便进一步提高会议效率和质量。
总之，高效开会是一项非常重要的技能，对于提高工作效率和质量非常有帮助。
通过阅读相关书籍、结合实际工作进行实践和反思，可以更好地掌握高效开会的技巧和方法，提高自己的工作能力。
高效处理会议的时间管理技巧
高效处理会议的时间管理技巧会议是现代工作中不可或缺的一环，然而许多人经常感叹自己浪费了太多时间在无效的会议上。
有效的时间管理可以帮助我们更高效地处理会议，提高工作效率。
本文将介绍一些高效处理会议的时间管理技巧。
一、确定会议的目的和议程在召开会议之前，首先需要明确会议的目的和议程。
目的决定了这次会议是否必要，议程则确定了会议讨论的内容和时间分配。
明确的目的和议程有助于保持会议的紧凑和高效，避免无谓的讨论和延长会议时间。
二、设定时间限制在设置会议时间时，应该尽量设定一个合理的时间限制。
如果有太多的议题和报告需要讨论，可以将每个议题的时间进行合理的分配，确保每个议题都能在规定的时间内得到解决。
同时，一定要遵守时间限制，避免会议时间的无限延长。
三、提前准备好资料提前准备好会议需要的资料和文件，可以帮助会议的顺利开展。
参会人员提前阅读相关材料，可以让每个人对讨论的内容有所了解，减少解释和重复的时间浪费。
另外，如果需要在会议中展示数据和图表，提前准备好这些资料可以节省时间，避免会议暂停和中断。
四、控制讨论的时间和焦点在会议中，很容易陷入无休止的讨论和争论中，导致会议时间的无法控制。
因此，控制讨论的时间和焦点是非常重要的。
可以使用计时器来设定每个议题的时间限制，确保讨论不会超时。
同时，主持人也需要引导讨论，确保大家的注意力始终集中在讨论的重点上，避免跑题和无关讨论的浪费。
五、制定行动计划会议的最终目的是达成一致并采取相应的行动。
因此，在会议结束时，一定要制定出明确的行动计划。
确定每个任务的负责人和完成截止日期，并将这些信息记录下来。
这样可以避免会议后的混乱和冲突，提高工作效率。
六、避免无效的会议最后，要学会避免无效的会议。
只有真正必要的讨论和决策才应该组织会议，避免召开没有明确目的和议程的会议。
同时，可以使用其他沟通工具，如电子邮件、即时通讯工具等，来解决一些简单的问题，避免不必要的会议。
总结起来，高效处理会议的时间管理技巧包括确定会议的目的和议程、设定时间限制、提前准备好资料、控制讨论的时间和焦点、制定行动计划以及避免无效的会议。
高效会议的组织与管理
高效会议的组织与管理在日常工作中，举行会议是一种非常常见的沟通方式。
然而，由于一些不恰当的组织和管理，很多会议变得低效无用，甚至浪费了参与者的时间和精力。
本文将从准备会议议程、设置明确目标、合理安排时间等方面，探讨如何进行高效的会议组织与管理。
一、准备会议议程在召开会议之前，制定清晰的议程是至关重要的。
首先，明确确定会议的主题和目的。
这样可以确保会议的讨论内容和方向与会议目的一致，避免偏离主题。
其次，根据会议主题制定详细的议程，按照时间顺序列出讨论的各个议题和预计花费的时间。
这将帮助参与者了解会议的整体安排，提前做好准备。
二、设置明确目标每个会议都应该有明确的目标，确保所有与会人员都知道会议的目的和预期结果。
这可以通过在会议开始前明确说明目标和预期结果来实现。
在会议进行过程中，会议主持人需要时刻关注会议目标是否得到实现。
如果发现偏离了会议目标，要及时调整议程或提醒参与者重新聚焦。
三、合理安排时间高效会议需要合理安排时间，确保会议不会拖延过长，浪费与会人员的时间。
在制定议程时，要根据不同议题的重要性和复杂度合理安排时间。
对于重要议题，可以给予更充足的时间进行详细讨论；而对于次要议题，可以简洁明了地进行总结。
此外，在会议中要严格按照议程进行，及时控制发言时间和限制讨论范围，以保证会议的高效进行。
四、明确参与者角色在会议召开前，要明确每个人的角色和职责。
每个参与者都应该明确自己在会议中扮演的角色，知道自己的职责和任务。
通过这种方式，可以避免会议中责任不清、效率低下的情况。
会议主持人应该在会议开始时向参与者概述各自的角色，以便大家更好地配合工作。
五、促进参与者积极参与高效会议需要参与者积极参与讨论和决策。
会议主持人可以通过提问、表彰表现出色的参与者以及鼓励交流，激发参与者的积极性和热情。
此外，也可以在会议中设立小组讨论环节，让参与者分组进行深入讨论和交流，提高会议的参与度和讨论质量。
六、建立明确的决策机制会议的目的之一是为了做出决策。
高效会议管理技巧PPT课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
高效会议管理技巧课程大纲
对于将来的希望和建议，也不是反馈。
反馈是你给对方目前行为的鼓励和建议，为了使他做得更好。
五、如何对待会议中的意外情况
1.异议处理原则。
缓冲再缓冲。
耐心引导探询。
只能建议不能否定。
2.各类型的异议处理方法。
与“蝉”相遇。
与“鲨鱼”相遇。
与“驴”相遇。
遭遇兔子般追踪。
与“驴”相遇。
分享话题及目标。
交换信息。
产生注意/作决定/确认行动。
总结。
3.会议结束。
总结。
安排下次会议。
4.跟踪。
备忘录。
跟踪计划。
四、会议中的沟通与反馈技巧
1.沟通的三大纪律。
沟通的双向性。
沟通的双语性。
沟通的问听说。
2.沟通的八项注意。
发出信息要反复确认。
少说多听,少说多问。
多书面，少口头。
只解决，不争论。
高效会议管理技巧课程大纲
一、前言
1.会议的意义。
2.会议的目的。
二、会议效率不高的原因及解Байду номын сангаас方案
1.会议时间问题。
2.地点问题。
3.对象选择问题。
4.主持人的技能。
5.参会者的技能。
6.会议的准备。
7.会议的原因目的结果。
三、职业化会议流程
1.开始。
欢迎。
会议目的。
议程。
具体时间安排。
规章制度。
2.议程。
与“螃蟹”相遇。
总结：高效会议管理的职业化境界。
超越愚昧——大智若愚。
超越激情——自我控制。
超越善良——操之在我。
多赞美，少批评。
只对事，不对人
高效会议的管理技巧
高效会议的管理技巧高效会议的管理技巧在现代社会中，会议已成为组织活动的重要组成部分。
然而，许多人都对会议感到厌烦，认为会议浪费时间且效率低下。
为了提高会议的效率，需要合理的会议管理技巧。
本文将介绍一些高效的会议管理技巧，帮助组织达到更好的会务的目标。
一、确定会议目标开会前确定会议目标非常重要。
无论是开展新产品发布会，还是团队建设，都应在开会前明确目标。
会议目标应当明确、具体且可衡量，以便所有与会人员都能够理解并朝着相同的目标努力。
明确的会议目标可以帮助参会人员准备相应的材料和提前准备问题，从而在会议中更好地交流和互动。
二、选择合适的时间和地点选择合适的时间和地点也是高效会议的关键。
会议宜选择在工作日的上午或下午，避免在员工精力容易下降的时间段召开。
此外，会议宜选择在宽敞、明亮、舒适的会议室中，以保证参会人员的舒适度和高效的协作。
如果会议需要同时跨越多个地点，可以选择视频会议等远程协作方式。
三、制定会议议程制定会议议程是高效会议中不可或缺的一步。
会议议程应当包括会议的具体内容、时间安排和每个议程项目的重要性。
通过制定会议议程，能够帮助参会人员提前准备并掌握会议的重点。
会议议程应当在会议开始前的一定时间内发送给参会人员，以便他们有充足的时间准备和研究。
四、控制会议时间控制会议时间是实现高效会议的关键因素之一。
会议宜保持在一个合理的时间范围内，防止会议时间过长，导致参会人员疲劳和失去兴趣。
在制定会议议程时，可以为每个议程项目设置时间限制，并在会议中严格控制时间。
如果某个议程项目需要更多时间讨论，可以在会议结束后进行深入讨论，避免延长整个会议的时间。
五、提前准备资料和信息参会人员在会议中的发言需要依赖准备充分的资料和信息。
因此，在会议前应及时准备和分发相应的资料，以便参会人员熟悉会议内容和做好准备。
另外，提前准备好会议所需的设备和技术，确保会议顺利进行。
六、引导并鼓励互动互动是高效会议的重要环节。
组织者应该促使参会人员积极参与讨论，鼓励各方发表观点和建议。
最新高效会议管理技巧
2013-5-10
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2.会议中的原因
1.从事交谊活动。 2.外界干扰。 3.与会者发言离题。 4.主席出难题。 5.让没有必要留在会场的人员留在会场。 6.犹豫不决。 7.资料不充足，却贸然决策。 8.少数人垄断会议。
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2.会议中的原因(续)
9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受 或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
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4.会议参考流程
• 导言： 主席开场白 • 讨论过程： 理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。 1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）… … （主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。 2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）… … （主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。 3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决 议、确定对策（1）…（2）…（3）… … • 结论： 1、请会议记录者重述已达成的决议； 2、询问与会者有无异议； 3、确认工作分配完成并已记录妥当。
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2．会议前的要领
(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数 （5~12人为宜），明确会议目的。 (2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员 有所准备。 (3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免。 (4)选定最适当的时间、日期、地点（场所）。 (5)主席预估会议可能的状况及结果。 (6)个人接触之应用（会前之沟通）。 (7)指定专人记录和签到。 (8)主席报告本议案和与会人员之关系，及回应会 中应决定的问题。
高效会议管理培训课件
地点
会议地点不适合，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
（3）
开会对象的选择
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
（4）
主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。
（5）
参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。
（6）
会议的准备工作
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
（7）
开会的原因、目的和结果
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
高效会议的特征
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
高效会议的特征
首先开始的准备工作
是否要开会？
热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许多 冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点；
开会后
会议达成了什么结果
还有哪些事情未完成
分配给自己的任务如何完成
高效的必要条件－会议记录与会议跟进
01.
会议记录者的功能
作为参会者的会后跟进
作为主持人的会后跟进
公司会议个人体会与会议管理制度参考导读
1、会议主持人适当霸道点：
2、会议与头脑风暴的区别：
参会人员有领导，不要因为领导身份而受其影响，领导也要听从主持人会议安排，避免偏题。
会议时间的选择
原则上应在与会者办公室附近召开；
一般性的会议或是为时较短的会议，
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则应选择远离与会者办公室的地方召开。
特别重要的会议或是为时较长的会议，
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会议地点的选择
按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序
每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来
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如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
高效会议管理技巧(完整版)
第1讲当今会议面面观【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。
频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。
如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。
会议的意义1．会议是一个集思广益的渠道图1-1 集思广益图如上图1-1，会议是一个集合的载体。
通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。
许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2．会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。
没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。
因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2 组织或部门与会议3．会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。
随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。
因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
会议的目的◆开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。
◆传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
◆监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。
2020郭敬峰老师课纲：《高效会议管理技巧》
《高效会议管理技巧》课程大纲【课程介绍】◆据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。
美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。
◆另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。
◆如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。
【课程目标】一、了解会议的目的、种类和体系二、了解会议效率不高的原因及对策三、掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧四、掌握会议主持人的会议管理技巧五、学会提高会议效率和质量的技巧【授课方式】理论讲解、案例分析、趣味游戏、分组讨论、角色扮演、心理测验。
课程内容追求实战、实操、实用。
体验式培训注重参与和互动、在感悟中学习获得积极的心灵体验，提升沟通能力和企业绩效，形成独特的培训风格。
【培训对象】: 中高层管理人员【授课时间】: 1天【课程大纲】第一单元会议的概念与效率分析1.会议的意义和目的2.会议的种类3.会议成本的计算与效率分析4.高效会议的八大特征5.会议规范6.会议效率不高的原因7.开会前的准备工作●是否要开会●准备工作的作用●会议准备的5W1H法●准备工作核对单●主持人的准备工作第二单元成功会议的五种策略1.如何做开场白2.如何分配发言时间3.如何掌握议事进度4.如何达成决议—决策方式5.如何圆满结束会议6.如何做开场白第三单元成功会议管理技巧1.会议中的沟通技巧2.会议中的反馈技巧3.倾听的技巧4.实际的说话技巧5.如何对待会议中的意外情况●与“cicada蝉”相遇●与“shark鲨鱼”相遇●与“donkey驴”相遇●遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”●与“crab螃蟹（跑题者）”相遇第四单元主持人与参会者的守则与责任1.主持人的守则与责任2.参会者的守则与责任3.如何处理会议中的冲突第五单元会议记录与会后跟进1.会议记录者的功能2.谁能胜任会议记录者3.对会议记录的10大建议4.作参为者的会后跟进5.作为主持人的会后跟进6.自我评定7.怎样提高下次会议的质量8.关于习惯第六单元现场解疑答惑。
高效会议组织与管理技巧
高效会议组织与管理技巧在现代工作环境中，会议是有效沟通和决策的重要方式之一。
然而，很多人都有过参与低效会议的经历，会议过长、议题不明确、决策难以达成等问题频频出现。
为了提高会议效率，以下是一些高效会议组织与管理的技巧。
1. 提前准备在召开会议之前，主持人和参会人员都应该提前准备。
主持人需要制定会议议程，明确会议目的和议题，确保每个议题都有明确的时间安排。
参会人员应该提前查看相关文件和资料，做好准备。
这样可以避免会议过程中的延误和浪费。
2. 确定会议目标会议应该有明确的目标，例如商讨解决特定问题、进行决策或者确定具体行动计划等。
主持人在会议开始前应明确告知每个参会人员会议的目标，并确保全体参会人员对目标达成一致理解。
这样可以提高会议的效率和成果。
3. 控制会议时间过长的会议不仅会浪费参会人员的时间，也容易导致参会人员的精力涣散。
主持人应该严格控制会议时间，按照议程安排合理分配时间给每个议题。
若议题讨论超时，应及时进行调整或者留待下次会议继续讨论。
4. 做到会议纪要会议纪要是会议的重要成果之一，它记录了会议的讨论内容、决策结果和行动计划等重要信息。
主持人或者会议秘书应该在会议结束后尽快整理会议纪要，并发送给所有参会人员。
确保会议纪要准确、简洁，并突出重要信息和行动项。
5. 鼓励参与与分享高效的会议需要每个参会人员都能够积极参与和分享自己的意见。
主持人应该在会议中鼓励每个人发表观点，并确保每个人的声音都被听到。
此外，主持人还应注意引导讨论，避免无意义的争论或者重复发言，保持会议的高效性。
6. 授权责任与跟踪进展会议讨论的结果需要有人负责具体实施和跟踪。
在会议中，主持人或组织者应该明确责任分配，并确保每个行动计划都有具体的负责人和截止时间。
监督和跟踪行动计划的执行情况，可以提高会议整体效果，并确保决策能够及时落地。
通过合理的组织和管理，会议可以成为有效地沟通和决策工具。
高效会议不仅可以节约时间和提高效率，还能够促进团队协作和产生更好的决策结果。
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第1講 當今會議面面觀
➢會議的種類
按人数分类
1.团队会议 2.一对一会议
按开会方式分类
1.面对面会议 2.电话会议 3.视频会议
按开会目的分类
1.宣布人事安排、讲解政策的会议 2.当众表扬或批评别人的会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
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第1講 當今會議面面觀
因、目的 和結果
致使會議毫無意義、宣告失敗.
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第2講 會議效率不高的原因及解決方案
3.預防性管理
效率不高的原因
預防性管理措施
時間
會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點 半之後,避免安排在周一或周五.
會 地點
地點盡量設置在一個封閉的會議室內,而且最好圍 著圓桌進行.
開會對象的選 擇 事先通知必須出席會議的人,將出席會議的人分為
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第1講 當今會議面面觀
➢會議的目的
◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作 进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构 思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来 强化自己的地位。
11
第3講 開會前的準備工作
➢主持人的準備工作
1.主持人的4個準備工作 設定溝通目標 ❖制定行動計劃 預備可能的爭執 進行SWOT分析 2.SWOT分析
自身
Strength 優勢
Weakness 劣勢
環境 Opportunity 機會 Threat 威脅 12
第四講 成功會議的五種策略
➢如何做開場白
1875.06 1875.06
IVO
5
85.23元/H
1H
合计节省费用
日节省 （总计）
85.23
0.5H
302.31元
42.62
月节省 （总计）
46.621025.64源自6650.82元6
第二講 會議效率不高的原因及解決方案
➢會議效率不高的原因及預防性管理
1.會議的通病---效率不高
公司的主管都不知道何時是開會的最好時機 ❖許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見 有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或 主管
▪會議規范
1.出席會議時一定要事先準備 2.提前5分鐘到達現場 3.如遲到要事先通知 4.如不能來需安排代理人出席 5.配合會議進行 6.發言原則上不可過長 7.不要打斷對方說話 8.會后要做好相關匯報及工作安排
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第三講 開會前的準備工作
➢会前準備工作
1H5W Why:會議的目的 ❖What:討論的話題 Who:參會者(確認與否、事先準備) When:日期及開始、結束時間 Where:地點及設備 How:相关资料准备
必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.
主持人的技能
選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.
議 參會者的技能 會議的準備工作
開會的原因、目 的和結果
參會者一定要具有傾聽能力.
一定要提前做好具體的準備工作.
在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知
所有的參會者.
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第2講 會議效率不高的原因及解決方案
1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨. 2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等. 3.程序: 概括會議進行程序; ❖提供與討論有關的資訊; 規范議程; 指定會議記錄者; 征求對議程設計的意見.
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第4講 成功會議的五種策略
➢如何分配發言時間
1.會議主持人的會議中所佔的發言時間較多,主要 有以下原因: 原因一,對議題較熟 原因二,地位高,聲音大 原因三,負擔較多的行政責任
2.主持人的發言時間應掌握的20/80;要盡量保証每 個人發言機會均等;盡量開成一種互動的會議氛 圍.
高效會議管理技巧
1
第一講 當今會議面面觀
➢會議的意議
1.會議是一個集思廣益的渠道
2.會議顯示一個組織或一個部門的存在 3.會議是一種群體溝通的方式
甲
想法
乙
会议
想法
好创意 好点子
丙
想法
通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而
产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相 互碰撞的产物。
(4) 主持人的 會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無
技能
法達到會議意圖.
(5) 參會者的 參會者發言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會
技能
議失敗.
(6) 會議的準 開會前沒有通知與會者相關事宜,致使會議拖沓而無成效. 備工作
(7)
開會的原 開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確,
➢會議的頻率
1.固定的部門會議:至少每月一次 2.全体会议：至少每两月一次 3.小组會議:至少每周一次 4.處理突發事件的會議:隨時 5.一對一會議:按需要
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第1講 當今會議面面觀
➢會議成本的計算
1.會議的時間成本
2.直接的會議成本
3.效率損失成本
會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價
举例：CIP会议成本
有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行.
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第2講 會議效率不高的原因及解決方案
2.會議效率不高的原因及具體表現
項次 原因
具體表現
(1) 時間
會議按排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆,無心開會
(2) 地點
會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常 進行.
(3) 開會對象 必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者. 的選 擇
组别
人数
薪资单价 （H）
改善前
时间
费用
改善后
时间
费用
日节省费 用
月节省费 用
AUO
10
17.05元/H
1H
170.46
0.5H
85.23
85.23
1875.06
SESL CMO
10
17.05元/H
1H
10
17.05元/H
1H
170.46 170.46
0.5H 0.5H
85.23 85.23
85.23 85.23