高效会议管理技巧教材

组别
人数
薪资单价 （H）
改善前
时间
费用
改善后
时间
费用
日节省费 用
月节省费 用
AUO
10
17.05元/H
1H
170.46
0.5H
85.23
85.23
1875.06
SESL CMO
10
17.05元/H
1H
10
17.05元/H
1H
170.46 170.46
0.5H 0.5H
85.23 85.23
85.23 85.23
2.主持人的發言時間應掌握的20/80;要盡量保証每 個人發言機會均等;盡量開成一種互動的會議氛 圍.
必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.
主持人的技能
選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.
議 參會者的技能 會議的準備工作
開會的原因、目 的和結果
參會者一定要具有傾聽能力.
一定要提前做好具體的準備工作.
在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知
所有的參會者.
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第2講 會議效率不高的原因及解決方案
▪會議規范
1.出席會議時一定要事先準備 2.提前5分鐘到達現場 3.如遲到要事先通知 4.如不能來需安排代理人出席 5.配合會議進行 6.發言原則上不可過長 7.不要打斷對方說話 8.會后要做好相關匯報及工作安排
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第三講 開會前的準備工作
➢会前準備工作
1H5W Why:會議的目的 ❖What:討論的話題 Who:參會者(確認與否、事先準備) When:日期及開始、結束時間 Where:地點及設備 How:相关资料准备
1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨. 2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等. 3.程序: 概括會議進行程序; ❖提供與討論有關的資訊; 規范議程; 指定會議記錄者; 征求對議程設計的意見.
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第4講 成功會議的五種策略
➢如何分配發言時間
1.會議主持人的會議中所佔的發言時間較多,主要 有以下原因: 原因一,對議題較熟 原因二,地位高,聲音大 原因三,負擔較多的行政責任
2
第1講 當今會議面面觀
➢會議的目的
◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作 进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构 思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来 强化自己的地位。
➢會議的頻率
1.固定的部門會議:至少每月一次 2.全体会议：至少每两月一次 3.小组會議:至少每周一次 4.處理突發事件的會議:隨時 5.一對一會議:按需要
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第1講 當今會議面面觀
➢會議成本的計算
1.會議的時間成本
2.直接的會議成本
3.效率損失成本
會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價
举例：CIP会议成本
3
第1講 當今會議面面觀
➢會議的種類
按人Fra Baidu bibliotek分类
1.团队会议 2.一对一会议
按开会方式分类
1.面对面会议 2.电话会议 3.视频会议
按开会目的分类
1.宣布人事安排、讲解政策的会议 2.当众表扬或批评别人的会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
4
第1講 當今會議面面觀
有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行.
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第2講 會議效率不高的原因及解決方案
2.會議效率不高的原因及具體表現
項次 原因
具體表現
(1) 時間
會議按排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆,無心開會
(2) 地點
會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常 進行.
(3) 開會對象 必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者. 的選 擇
高效會議管理技巧
1
第一講 當今會議面面觀
➢會議的意議
1.會議是一個集思廣益的渠道
2.會議顯示一個組織或一個部門的存在 3.會議是一種群體溝通的方式
甲
想法
乙
会议
想法
好创意 好点子
丙
想法
通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而
产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相 互碰撞的产物。
(4) 主持人的 會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無
技能
法達到會議意圖.
(5) 參會者的 參會者發言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會
技能
議失敗.
(6) 會議的準 開會前沒有通知與會者相關事宜,致使會議拖沓而無成效. 備工作
(7)
開會的原 開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確,
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第3講 開會前的準備工作
➢主持人的準備工作
1.主持人的4個準備工作 設定溝通目標 ❖制定行動計劃 預備可能的爭執 進行SWOT分析 2.SWOT分析
自身
Strength 優勢
Weakness 劣勢
環境 Opportunity 機會 Threat 威脅 12
第四講 成功會議的五種策略
➢如何做開場白
1875.06 1875.06
IVO
5
85.23元/H
1H
合计节省费用
日节省 （总计）
85.23
0.5H
302.31元
42.62
月节省 （总计）
46.62
1025.64
6650.82元
6
第二講 會議效率不高的原因及解決方案
➢會議效率不高的原因及預防性管理
1.會議的通病---效率不高
公司的主管都不知道何時是開會的最好時機 ❖許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見 有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或 主管
因、目的 和結果
致使會議毫無意義、宣告失敗.
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第2講 會議效率不高的原因及解決方案
3.預防性管理
效率不高的原因
預防性管理措施
時間
會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點 半之後,避免安排在周一或周五.
會 地點
地點盡量設置在一個封閉的會議室內,而且最好圍 著圓桌進行.
開會對象的選 擇 事先通知必須出席會議的人,將出席會議的人分為