RFID档案管理系统简介

R F I D档案管理系统简介 This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020
R F I D档案管理系统简介
以先进的RFID技术为基础，结合数据库技术、面向对象开发技术、信号处理、微弱信号检测等技术，构建的档案资料信息管理系统，系统实现了档案资料的数字化管理和流通区域管理，提高了单位对档案资料的全部业务流程的精确监控管理。

RFID智能档案系统将物联网技术与档案管理应用有机的结合在一起，对每一份档案植入了智能电子身份证，通过档案识别器，智能识别档案的电子身份信息，档案的状态信息以及该档案的位置信息，将数据上传到数据服务器，从而实现远程检索查找档案，远程监控管理档案，档案智能盘库，跟踪记录档案借用情况等功能，使档案的电子档数据和实物档案有机结合为一体，填充了数字化档案管理对实物档案管理不周全的缺陷，充分完善了全封闭式管理理念，实现了真正意义上的智能数字化档案馆。

RFID档案管理系统按实施方案和实现功能可分为三类，第一类，档案电子身份信息管理系统，第二类，档案出入库智能监控管理系统，第三类为：档案的定点定位监控管理系统。

应用领域
该系统可应用的领域是非常广阔的，任何需要将纸质或其他非电子化处理和管理的领域都可以应用本套系统。

特别对于银行、电信、政府部门、档案局、工商、税务、图书馆、石化等行业均可进行良好的应用并产生效益。

目前，银行、图书馆和档案局行业的客户成熟度较高，都已经采用了该项技术来管理其每天产生的大量的票据凭证。

系统功能
RFID智能化档案管理系统采用先进的无线射频识别(RFID)技术和成熟的计算机软件技术根据档案管理的实际需求而研发。

系统从档案的生成、存档、借阅、查找、盘点、安全等各个管理环节，以RFID作为信息存储媒介，在RFID 芯片中存储了档案的基本信息和使用记录。

利用非接触式的手持式、台式、通道式RFID读写设备，紧密配合后台数据库管理系统，全方位实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。

同时，管理系统能够与现有的
监控系统进行联动管理，实现系统间的无缝对接;并且将成熟的RFID技术应用于县级档案馆，实现与市级档案信息的交换传递汇报。

一．档案存取管理
1）档案存放
1、整理工作人员接收档案后，将档案信息录入系统，录入的数据包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、存放时间、保存期限、档案内容摘要等。

通过RFID电子标签读写设备将保存档案信息写入电子标签芯片中。

正常情况下电子标签置于档案盒表面，标签表面可根据具体业务需求印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。

2、系统根据该档案的信息，自动分配存放档案的货位，并把信息发送到RFID移动终端。

保管工作人员找到对应的存放位之后，通过RFID移动终端分别读取档案电子标签和存放位置电子标签信息，确认档案的存放操作。

2）档案借取
1、借阅申请：利用档案大厅安装的自助档案信息查询机，借阅人可以查询出所需借阅档案的信息，并通过查询机打印出借阅小票，小票上打印所需借阅档案信息(名称和编码)，以及业务办理的流程，即查询机也具有业务办理自动排号的功能，同时完成外来人员对各类档案资料使用进行统计汇总。

2、借阅登记：借阅人出示相关证件和借阅小票，工作人员登记所需借阅的档案和借阅人的信息，确定后提交借阅申请记录;对于某些必须领导审批的档案，档案馆领导可以通过系统在线审批，审批后借阅审计记录生效。

3、档案查找：资料库管理终端接收到借阅申请信息后，自动查询该档案的存放信息，并发送到RFID移动终端。

档案管理人员根据RFID移动终端上的提示信息定位档案存放的货位。

定位到货位后，通过RFID移动终端扫描定位要查找的资料的具体位置，取出档案。

分别读取档案的RFID标签信息和档案货位标签信息，完成查找档案确认。

4、档案借出：管理工作人员将档案移交给大厅工作人员，档案交给借阅者之前，必须利用系统设备进行档案电子标签信息采集，系统自动记录借出时间和档案信息。

3）档案归还
用户使用档案后归还档案，工作人员采集档案电子标签信息，系统自动登记归还时间和档案，完成归还登记,随后将档案资料放回指定的位置并通过RFID移动终端读取档案和档
案架标签信息确认放回操作。

若用户超过指定的借阅时间未及时归还档案资料，系统会自动发出报警提醒。

二．档案查询管理
1）自助终端查询
自助终端查询主要提供给外来访问人员查询。

一般情况下，在档案大厅安置有一定的供其他人员进行档案信息查询的自助查询设备，通过该查询终端设备，访问人员可以根据自己的权限和需求查询相应的档案库资料信息。

2）网络化的系统查询
网络化的系统查询主要提提供给领导级别或管理者的查询者。

通过网络化的系统查询，能够对档案所有业务数据进行实时查询和统计分析。

包括：档案数量、档案利用率分析、借阅明细查询等。

为管理者提供管理的依据，并实现对基层工作情况的在线监控。

三．档案防盗丢失管理
该系统实现档案资料的防盗丢失管理以及现场监控。

在档案室的出口安装RFID固定读写器、红外对射系统，每个进出通道安装视频监控系统，并与管理中心系统进行网络连接。

操作员佩带身份卡，在进出库房时系统对操作员进行身份鉴权;对于未佩带身份卡进出库房的人员，红外对射系统将产生告警。

当档案资料被允许从档案架上取出后，再由出口的RFID门禁通道采集档案标签信息，并与出库指令信息进行核对。

如果档案资料是未经档案管理信息系统授权而异常离开库位，监控模块会启动视频监控系统并激活警报系统发出异常情况警报，以防止档案被毁、被盗等。

四．档案盘点管理
采用RFID技术进行档案资料的盘点，使得原来沉重繁琐的档案盘点工作变成一项简单快速的工作。

档案管理系统发出盘点指令，库房管理终端发送盘点指令到RFID移动终端，库房管理员根据RFID移动终端上的提示，读取档案格和存放的档案的的标签信息，完成一个档案格的盘点操作，依次进行直到完成所有档案的盘点操作。

五．档案环境监测管理
档案管理的环境也是极其重要的，由于大多数珍贵富有价值的原件档案资料均采用纸质的介质保存方式，在一定程度上不可避免的受到保存环境的影响，包括灰尘、光线、湿度、温度等影响因素，其中环境温度和湿度的影响较为突出。

为了确保被保存的档案资料能够完整无损的保护好，采用室内环境监测控制系统实现档案资料室的环境指标要求，即温度和湿度监控系统。