秘书如何处理日常事务

秘书如何处理日常事务

秘书如何处理日常事务

秘书的日常事务非常繁琐，工作范围十分广泛，如接听电话、收发邮件、做好会议记录……秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门的形象与竞争力，秘书岗位的重要性由此可见一斑。

1.秘书接听电话的技巧

作为秘书，打电话虽然不是面对面地和别人直接交谈，然而必要的风度却是不可忽略的。使用电话时所讲究的风度，主要是要求人们在态度、语言、语气等各个?面，都要对通话对象礼貌、谦恭。

在一般情况下，秘书接听电话时应注意以下几个方面：

①发音要清晰，吐字要准确，切勿说话含混不清，鼻音太重。在通话时嗓门不要太高，通常通话时宁肯声音低—些，待对方提出来后再调高，切不可从—开始就抵达顶点。不要乱用隐语、乱打哑谜，尤其是不要采用自己生编滥造的词句，免得既“折磨”对方，又让自己感到不自在。假如自己说话带口音，或是明显地感到对方听起来有困难，那么应当有意识地放慢说话的速度，千万不要为了片面地“争时间，抢速度”，而使自己所说的话令人“理解困难”。

②通话时要求面含微笑，这是一种风度。如果坚持这样做，既可以有效地调控自己的情绪，又可以“带动”自己的声音、语调，使对方感觉和蔼可亲。

③应当遵循“铃响不过三”的原则。其含义是：接听电话时，以铃响三次左右拿起话筒最为适当。在日常生活里，应尽量遵守这一原则。电话铃声一旦响起，应立即停止正在做的事情，?快接听电话，

并说明自己的身份。如果是接外部电话，应首先通报公司名称，例如：“某某公司”。

④避免说“喂！”之类的话，因为这只会浪费时间，并无助于打电话的人，更不可三心二意地去做其他事情，也不?以一边与别人通电话，一边吃东西、喝饮料或是与自己身边的人闲谈。若是在通话进行中突然去干与之无关的事，而把话筒扔在一旁，更会给人留下不好的印象。

⑤尽量不要让来电话的人等候。如果需要等候较长时间才能接通，最好是叫打电话的人先挂断，你接通后再给他回电话，以节省对方在打电话上所耗费的时间。

⑥手头准?一本记事本和一支铅笔，以便记下有关事项，用左手拿听筒，这样可腾出右手写字。

⑦当需要打电话者等候以便询问有关事项或收集一些材料时，应该说：“我去查看一些情况，请稍候一下好吗？”然后等待对方?回答。再拿起电话时，应该对对方表示道歉；但是如果需要较长时间才能弄清楚情况时，最好先让对方挂断，查清后再给对方打电话过去；如果因其他的原因需要对方等候，可以说：“对不起，您可以稍等一下吗？”看看对方的反应再做处理。

⑧当外部电话必须从一个分机转到另一分机时，要把打电话人的姓名和来意转到另一分机，这样?电话的人可不必重复他曾说过的话。

⑨如果打来的电话中断了，应把电话听筒放回原位，因为打电话的人将会尽快重新建立联系。

⑩即使在下午快下班时，也应该有意识并热情地向对方问好；如果知道打电话人的姓名，那么，在与他谈话时，要亲切地称呼他为某某先生或某某女士等。

另外，当电话打来是找领导时，秘书应注意以下几点：

①转让电话时，要转告清楚：“某某公司某某先生来电话找您。”

②转让话筒时，要快速简要地将从对方获得的信息转告领导。这样做可以省去对方重复同一事情的时间。

③领导相识的人打来电话时，由总机直接接到领导处为好。“某某公司的某某先生来电话了。”转达清楚后，并确认客人与领导的电话已经接通，再放下自己的话筒。

④另外，平时要努力争取得到与领导相识的人的信赖，使他们能放心地委托你传话。

⑤遇到不熟悉的客人或闭口不谈事由的客人，可先留着电话，了解一下该客人是否能与领导通话后再做处理。若是不熟悉的客人，可借口领导外出开会等，询问事由并记录。

如果领导正在开会，可采取以下几种方式：

①转告对方会议预定在几点结束。如“会议预定在四点钟结束”。

②询问是否由自己这方重打。如“会议结束后，我们给您去电话好吗？”

③若由自己这方重打，要询问对方的电话号码。如“为慎重起见，请您将电话号码告诉我。”

④遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。如“几分钟后

我再给您去电话。”言毕撂下话筒。将电话的内容写在便条上，敲一下会议室的门：“对不起”，说完走进去，将便条交给领导，请求指示。不要因为是急事，就直接将电话接进会议室。

当领导正在会客时，处理电话应注意以下几个方面：

①最好先请示一下。如：是否可在您会谈时直接将电话接过?；

②用便条请示；

③不能当场请领导接电话时，要客气地向来电话者道歉，可说：“实在是很抱歉，某某正在会客，回头我给您打电话好吗？”

④如果领导不在公司时，原则上或请代理人接，?请对方留言，不要因为领导不在而不问事由就挂断电话。

现代秘书工作离不开电话，电话作为联系、沟通和表达感情的交际工具，已被人们普遍使用。正确地使用电话并掌握电话礼仪，将有助于与交往对象保持有效的联系。普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。

2.秘书到达办公室后的日常整理工作

在一般情况下，秘书至少要比领导提前15分钟到达办公室。提前到办公室，主要是为领导整理办公室，为领导办公做好准备工作。如果你每天在正式上班前有15分钟左右以上的富余时间，那么，你的精神就会非常放松，心情舒畅。

秘书到达办公室后的第一件事，就是对着镜子迅速检查自己的仪

容仪表，如看一下头发是否乱了，脚上的鞋子是否脏了等。在整理完领导的办公室之后，如果时间还有富余，可以松弛一下自己的心情，坐在办公桌前喝点咖啡或茶，顺便上网浏览一下新闻或看看报纸。除了时政要闻，秘书要多关心本行业的新闻。如果发现有领导感兴趣的报道，就下载打印或复印出来，待领导上班后拿给领导看。对于现代企业领导人来说，在开始繁忙的一天工作之前，了解当天行业内外的有关信息是非常重要的。

浏览完报纸和网上新闻之后，检查一下有没有昨天自己下班后送来的文件，再在头脑中确认领导今天的日程安排等。

不管是自己的办公桌还是领导的办公桌，如果办公桌上杂乱无章，不仅影响工作效率，而且在工作上容易出差错，所以，秘书在平时就要注意整洁，尽量让桌上放的东西有固定的位置，平时不用的东西一般不摆在桌面上，各个抽屉放什么东西应有个大致的归类，并养成每天下班之前收拾好办公桌的习惯。特别是要注意对领导的办公桌进行整理，防止泄漏机密。这些事看起来小，实际事关重大。

当然，秘书的日常整理工作还包括以下许多细小的部分。

①打开空调，调节温度，并注意换气。

②擦拭写字台、衣帽架等家具上面的灰尘。

③给领导削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并摆放在朝手这边，以提高工作效率。

④定期给办公室的花卉浇水。如果摆放的是鲜花，到一定的时候